Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

AK-Technology (Einzelunternehmen, Inhaber: Oleg Kremser), Westkotter Straße 9, 42275 Wuppertal, info@ak-technology.de

2. Datenschutzbeauftragte Person

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da hierzu keine gesetzliche Pflicht besteht (§38 BDSG). Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannte Adresse.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Personenbezogene Daten werden zu den folgenden Zwecken verarbeitet:

• Bereitstellung und Betrieb der Bürosoftware – Angebote, Rechnungen, Belege, Bankabgleich, Mahnwesen, Auswertungen und Export für den Steuerberater – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung gegenüber dem Kunden).
• Verarbeitung der Geschäftsdaten des Kunden – darunter Daten seiner Kunden, Lieferanten und Ansprechpartner – im Auftrag des Kunden. Verantwortlich für diese Daten ist der Kunde; der Anbieter handelt insoweit als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.
• Aufbewahrung festgeschriebener Belege nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §147 AO und §257 HGB, die den Kunden zur Aufbewahrung verpflichten.
• Abrechnung des Abonnements, Rechnungsstellung und Mahnwesen – Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO (§147 AO, §257 HGB).
• Abwehr von Angriffen, Protokollierung von Zugriffen und Sicherstellung des Betriebs – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb).
• Versand von Systemnachrichten und – auf Veranlassung des Kunden – von Belegen per E-Mail – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4. Kategorien betroffener Personen und Daten

Verarbeitet werden Daten der Nutzer beim Kunden, der Kunden, Lieferanten und Ansprechpartner des Kunden sowie von Besuchern dieser Website.

• Kontodaten der Nutzer: Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Rechte, Anmeldezeitpunkte, bei eingeschalteter Zwei-Faktor-Anmeldung das gemeinsame Geheimnis der Authenticator-App.
• Geschäftsdaten des Kunden: Kunden- und Lieferantenstammdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten, Bankverbindung, Steuernummern), Angebote, Rechnungen, Mahnungen und Zahlungen.
• Belege: hochgeladene oder per E-Mail empfangene Belege samt dem daraus erkannten Text. Die Texterkennung läuft auf den Servern des Anbieters; Belege werden dafür nicht an Dritte übermittelt.
• Bankdaten: Kontoumsätze der verbundenen oder hochgeladenen Konten des Kunden und von ihm beauftragte Überweisungen.
• Protokolldaten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressource, Browserkennung; ausserdem ein Änderungsprotokoll der Geschäftsvorfälle, wie es die GoBD verlangen.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit sie für die genannten Zwecke erforderlich ist. Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.

• Hosting und Betrieb: netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe — Rechenzentrum Nürnberg. Der Serverstandort liegt ausschließlich in Deutschland.
• Kreditinstitute des Kunden: Verbindet der Kunde ein Bankkonto (FinTS oder Revolut Business), ruft WorkOffice Pro in seinem Auftrag Umsätze ab und übermittelt von ihm freigegebene Überweisungen an seine Bank. Die Bank ist dabei eigener Verantwortlicher.
• Steuerberater des Kunden: soweit der Kunde ihm einen Zugang einrichtet oder einen DATEV-Export übergibt.
• WorkTime Pro und weitere vom Kunden verbundene Programme über die Schnittstelle – nur, wenn der Kunde dafür einen Zugangsschlüssel anlegt.
• Adressvorschläge beim Eintippen einer Anschrift: Der Server des Anbieters sendet den getippten Teil der Anschrift (Straße, PLZ oder Ort) an Photon der komoot GmbH, Deutschland (Kartendaten von OpenStreetMap), und an die OpenPLZ API (amtliches Straßenverzeichnis) – ohne Namen, ohne Kennung des Betriebs oder des Benutzers. Der Kunde kann diese Vorschläge in den Einstellungen abschalten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (einfache, fehlerfreie Erfassung von Anschriften).
• E-Mail-Versand für Systemnachrichten (Passwort, Einladungen, Erinnerungen), soweit ein externer Dienst eingesetzt wird: [[ Anbieter des E-Mail-Versands ]]. Belege und Mahnungen an seine Kunden versendet der Kunde über seinen eigenen Mailserver, den er in WorkOffice Pro einträgt.
• Stripe Payments Europe, Ltd., Irland – Abwicklung der Abonnementzahlungen per Karte und SEPA-Lastschrift sowie Ausstellung der Rechnungen. Verarbeitet werden Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten des Kunden; Kartennummern und IBAN speichert nur Stripe. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Behörden und Gerichte, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

6. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU und des EWR ist nicht vorgesehen. Verbindet der Kunde ein Konto bei einer Bank mit Sitz ausserhalb des EWR, geschieht die Übermittlung an diese Bank in seinem Auftrag. Soweit Stripe im Rahmen seiner eigenen Verantwortlichkeit Daten in ein Drittland übermittelt, stützt es dies auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission oder einen Angemessenheitsbeschluss.

Diese Angabe ist bei jedem Wechsel eines Dienstleisters erneut zu prüfen; sie ist keine dauerhafte Zusicherung, sondern die Beschreibung eines Zustands.

7. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

• Buchungsbelege – Rechnungen, Gutschriften, Stornos, Eingangsbelege, Kontoauszüge: acht Jahre nach §147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO und §257 Abs. 4 HGB (Fassung ab 2025).
• Bücher, Aufzeichnungen, Buchungsstapel und Änderungsprotokoll: zehn Jahre.
• Handels- und Geschäftsbriefe – Angebote, Mahnungen, Schriftverkehr: sechs Jahre.
• Die Fristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. WorkOffice Pro sperrt festgeschriebene Belege bis zum Fristablauf gegen Löschung.
• Protokolldaten des Betriebs: in der Regel 90 Tage.
• Nach Kündigung des Vertrages: Der Datenbestand bleibt [[ Zeitraum, z. B. 30 Tage ]] zur Ausfuhr abrufbar und wird danach gelöscht, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht. Die Ausfuhr umfasst auch die Datenüberlassung nach GoBD.

8. Rechte der betroffenen Person

Betroffene Personen haben gegenüber dem Verantwortlichen die folgenden Rechte. Kunden und Lieferanten eines Betriebs wenden sich dafür an diesen Betrieb; er ist für die Verarbeitung ihrer Daten verantwortlich.

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO).
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO).
• Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO).
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO).
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), etwa bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

9. Cookies und ähnliche Techniken

Technisch notwendige Cookies und Einträge im lokalen Speicher des Browsers werden gesetzt, um die Anmeldung, die Sitzung und die gewählte Darstellung zu ermöglichen; sie sind nach §25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei. Werkzeuge zur Reichweitenmessung setzt diese Website nicht ein.

10. Pflicht zur Bereitstellung

Für das Zustandekommen und die Durchführung des Vertrages ist die Bereitstellung der Vertrags- und Abrechnungsdaten erforderlich. Ohne sie kann der Vertrag nicht geschlossen werden.

11. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Vorschläge der Software – etwa zur Zuordnung eines Bankumsatzes oder zur Kategorie eines Belegs – bestätigt der Nutzer selbst.

12. Änderungen dieser Erklärung

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich die Verarbeitung ändert. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.