Daten aus Lexware Office übernehmen
WorkOffice Pro übernimmt Kunden, Artikel, Belege und Zahlungen über die öffentliche Schnittstelle von Lexware Office. Die Nummernkreise laufen weiter, die übernommenen Belege bleiben GoBD-konform archiviert.
- Kunden und Lieferanten mit ihren Nummern
- Artikel und Leistungen mit Preisen
- Angebote, Rechnungen und Rechnungskorrekturen mit dem Original-PDF
- Zahlungen, Skonto und Mahnungen
- Eingangsbelege mit Belegbild
- Kontoumsätze und den Verlauf aus dem Betriebsprüfer-Export
- Alles Übrige – etwa Auftragsbestätigungen – unverändert im Archiv
- Nummernkreise, damit die Nummerierung weiterläuft
Was Sie brauchen
Einen API-Schlüssel aus Lexware Office
Angelegt in Lexware Office unter „Erweiterungen → Public API“; die Schnittstelle gibt es dort im Tarif XL. Ein Schlüssel nur mit Leserechten genügt. WorkOffice legt ihn verschlüsselt ab und löscht ihn beim Abschluss.
Zwei Exporte aus Lexware Office
Die Kontoumsätze der Geschäftskonten und die Daten für die Betriebsprüfung. Beides liefert die Schnittstelle nicht – deshalb laden Sie die Dateien nach der Übernahme hoch.
Das Recht, Einstellungen zu ändern
In WorkOffice richten Inhaber oder Büro die Datenübernahme ein – unter Einstellungen → Datenübernahme aus Lexware Office. Sie gehört zu jedem Paket und geht auch in der Probezeit.
So läuft die Übernahme
Verbinden
Schlüssel eintragen und die Verbindung prüfen. WorkOffice zeigt, mit welchem Betrieb es verbunden ist, wie viele Belege es gibt und wie lange die Übernahme ungefähr dauert.
Übernehmen
WorkOffice liest die Daten über die Schnittstelle von Lexware Office, im Hintergrund und mit Fortschrittsanzeige. Pause und Fortsetzen gehen jederzeit, ohne dass etwas doppelt angelegt wird.
Prüfen und abschliessen
Ein Prüfbericht vergleicht je Jahr und Belegart Anzahl und Summe. Danach die Exporte hochladen und abschliessen – auf Wunsch zählen die Nummernkreise dort weiter, wo sie standen.
Was mit den Belegen geschieht
Original bleibt Original
Festgeschriebene Rechnungen kommen mit Originalnummer und Original-PDF und bleiben unveränderbar – so, wie Ihr Kunde sie bekommen hat.
Alles im Archiv
Jedes übernommene Objekt liegt zusätzlich unverändert im Lexware-Archiv, mit Original-PDFs, Belegbildern und den hochgeladenen Exporten – GoBD-konform aufbewahrt.
Nichts doppelt an DATEV
Übernommene Belege gehen nicht noch einmal an den Steuerberater. Stichtag ist die Übernahme: Belege danach kommen aus dem DATEV-Export von WorkOffice.
Fragen zur Datenübernahme
Wie lange dauert die Übernahme?
Das hängt von der Zahl der Belege ab: Die Schnittstelle von Lexware Office nimmt zwei Anfragen pro Sekunde an. Nach der Verbindungsprüfung nennt WorkOffice die ungefähre Dauer. Die Übernahme läuft auf dem Server – Sie können die Seite schliessen und später wiederkommen.
Ändert die Übernahme etwas in Lexware Office?
Nein. WorkOffice liest nur. Bis zum Abschluss holt ein Abgleich nach, was sich in Lexware Office seit dem letzten Lauf geändert hat.
Geht dabei etwas verloren?
Festgeschriebene Belege werden mit ihrem Original-PDF übernommen. Was sich nicht übernehmen lässt, nennt der Prüfbericht am Ende ausdrücklich – oft hilft es, den Beleg zu berichtigen und danach einen Abgleich zu starten.
Und Programme, die mit Lexware Office sprechen?
Dafür hat WorkOffice eine Lexware-kompatible Schnittstelle – etwa für ältere Fassungen von WorkTime Pro, Shops oder Scan-Apps. Im anderen Programm werden Adresse und ein Schlüssel aus WorkOffice eingetragen. Die eigene Verbindung zu WorkTime Pro gehört zum Paket „Komplett“.
Lexware und Lexware Office sind Marken der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG. WorkOffice Pro ist ein eigenständiges Produkt und steht in keiner Verbindung zu Haufe-Lexware.