Datenübernahme aus Lexware Office
Über die öffentliche Schnittstelle von Lexware Office übernimmt WorkOffice Kunden, Artikel, Rechnungen samt Original-PDF, Zahlungen, Mahnungen und Ausgaben. Auf Wunsch zählen die Nummernkreise danach dort weiter, wo sie in Lexware standen.
Zu finden unter Einstellungen → Datenübernahme aus Lexware; der Stand steht auch unter Verwaltung → Integrationen. Einrichten dürfen Inhaber und Büro (Recht settings:update). Die Datenübernahme steckt in jedem Paket.
In Lexware wird nichts verändert – WorkOffice liest nur. Bis zum Abschluss kann man dort normal weiterarbeiten.
Das braucht es
- Den Tarif Lexware Office XL – nur damit gibt es die Schnittstelle. Gebraucht wird sie, solange Daten übernommen und abgeglichen werden.
- Einen API-Schlüssel aus Lexware (Erweiterungen → Public API). Ein Schlüssel nur mit Leserechten genügt. WorkOffice legt ihn verschlüsselt ab, zeigt ihn nie wieder an und löscht ihn beim Abschluss.
Schritt 1: Verbinden
Schlüssel eintragen, Verbindung prüfen. WorkOffice zeigt, mit welchem Betrieb es verbunden ist, wie viele Belege es gibt und wie lange es ungefähr dauert – Lexware erlaubt nur zwei Anfragen pro Sekunde. Passt die Einstellung „Kleinunternehmer“ in Lexware nicht zu der in WorkOffice, weist die Seite darauf hin.
Dann wählen, was mitkommt:
- Belege ab Datum – leer heißt alle Belege seit Beginn. Das empfiehlt auch die Seite, denn Rechnungen und andere Buchungsbelege sind 8 Jahre aufzubewahren (siehe GoBD-Archiv). Kunden und Artikel kommen immer vollständig.
- Entwürfe übernehmen – unfertige Rechnungen und Angebote kommen als Entwurf; die Nummer vergibt dann WorkOffice.
Datenübernahme starten.
Was mitkommt – und was nicht
Mit kommen Kunden mit Nummer und Anschrift, Artikel und Leistungen, Rechnungen, Abschlagsrechnungen, Gutschriften und Angebote mit Originalnummer und Original-PDF, Zahlungen je Rechnung, Mahnungen mit Stufe und PDF sowie Eingangsbelege als Ausgaben mit Belegbild. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Vorlagen und Lieferanten liegen zum Nachschlagen im Lexware-Archiv – dort liegt zusätzlich jedes Objekt unverändert. Festgeschriebene Belege bleiben auch in WorkOffice unveränderbar.
Nicht automatisch kommen Bankumsätze und der Verlauf (wer wann was gemacht hat) – die liefert die Lexware-Schnittstelle nicht; sie werden in Schritt 3 als Datei hochgeladen. Die Buchungen aus Lexware bleiben im Betriebsprüfer-Export.
Schritt 2: Übernahme
Die Übernahme läuft auf dem Server. Man kann zusehen oder die Seite schließen – auch ein Neustart schadet nicht. Die Seite zeigt den Fortschritt je Abschnitt und zählt je Bereich, was neu, aktualisiert, unverändert oder fehlerhaft ist.
Pause hält an, Fortsetzen macht genau an der Stelle weiter, an der es aufgehört hat – auch nach einem Abbruch und auf Wunsch mit neuem Schlüssel. Es wird nichts doppelt angelegt. Bricht Lexware ab, nennt die Seite den Grund, etwa:
Lexware hat den API-Schlüssel nicht mehr angenommen. Meist ist der XL-Tarif ausgelaufen oder der Schlüssel wurde in Lexware gelöscht.
Unter Probleme steht, was nicht übernommen wurde (oft hilft es, den Beleg in Lexware zu korrigieren und danach einen Abgleich zu starten) und was nur einen Hinweis hat (übernommen, aber bitte kurz ansehen).
Schritt 3: Prüfen & ergänzen
Der Prüfbericht vergleicht je Jahr und Belegart Anzahl und Summe in Lexware und in WorkOffice. Abweichungen haben meist einen von drei Gründen: einzelne Belege kamen nicht mit, das Startdatum schloss ältere aus, oder in Lexware wurde seither etwas geändert.
Dateien aus Lexware ergänzen – je Datei bis 200 MB, doppelt hochladen schadet nicht:
| Datei | Wozu |
|---|---|
| Kontoumsätze (nötig für die Bank) | die Bank-Historie; schon zugeordnete Umsätze werden mit Zahlungen und Ausgaben verknüpft |
| Betriebsprüfer-Export (empfohlen) | Buchungsjournal, Kontenplan, Protokoll – das maßgebliche Original für das Finanzamt |
| Protokoll | nur, wenn es einzeln vorliegt |
| Sonstige Archivdatei | weitere Exporte, unverändert aufbewahrt |
Parallelbetrieb: Abgleich starten holt, was sich in Lexware seit dem letzten Lauf geändert hat. Bis zum Abschluss gilt der Stand aus Lexware – neue Rechnungen deshalb bis dahin weiter in Lexware schreiben, sonst laufen zwei Nummernkreise nebeneinander.
Schritt 4: Abschließen
Datenübernahme abschließen … beendet die Datenübernahme: WorkOffice löscht den Lexware-Schlüssel und holt nichts mehr aus Lexware; neue Belege entstehen ab dann in WorkOffice. Mit Nummernkreise fortsetzen (empfohlen) zählt WorkOffice dort weiter, wo Lexware aufgehört hat – ohne Lücke und ohne doppelte Nummer. Alles Übernommene und das Archiv bleiben.
Der Abschluss lässt sich nicht rückgängig machen.
Für den Steuerberater: Übernommene Belege gehen nicht noch einmal an DATEV – sie sind schon über Lexware gelaufen. Stichtag ist die Datenübernahme: Belege davor kommen aus Lexware, Belege danach aus dem DATEV-Export von WorkOffice.