Lizenz auf dem eigenen Server
Läuft WorkOffice Pro auf dem eigenen Server des Betriebs, gibt es kein Abo, sondern eine Lizenz. Sie gilt für die ganze Installation – für alle Betriebe darauf, für beliebig viele Benutzer und mit allen Funktionen.
Zu finden unter Einstellungen → Lizenz. Den Reiter gibt es nur auf Servern mit Lizenzprüfung; wo WorkOffice gemietet wird, gilt stattdessen das Abo. Ansehen darf die Seite, wer die Einstellungen lesen darf. Eintragen und prüfen darf nur der Inhaber des ersten hier angelegten Betriebs:
Die Lizenz dieses Servers verwaltet der Inhaber des ersten hier angelegten Betriebs.
Wie man den Server selbst einrichtet und betreibt, steht unter Eigener Server.
Lizenzschlüssel eintragen
Den Schlüssel gibt es nach dem Kauf per Mail; er hat die Form WOPRO-… und gilt für genau eine Installation. Unter Lizenzschlüssel eintragen einfügen und Speichern und prüfen. Ein falsch kopierter Schlüssel fällt sofort auf:
Das ist kein Lizenzschlüssel von WorkOffice Pro (Form: WOPRO-…).
Hat der Betreiber den Schlüssel in der Server-Einstellung LICENSE_KEY festgelegt, lässt er sich nur dort ändern; die Seite sagt das dann.
Jetzt prüfen fragt sofort beim Lizenzserver nach – etwa nach einer Verlängerung.
Die Zustände
| Zustand | Bedeutung |
|---|---|
| Gültig | der Lizenzserver hat die Lizenz bestätigt |
| Gültig, ohne Verbindung zum Lizenzserver | die letzte Bestätigung gilt noch |
| Nur lesen | keine gültige Lizenz |
| Keine Lizenz eingetragen | noch kein Schlüssel |
Darunter stehen Lizenznehmer, gültig bis (bzw. unbefristet), wann zuletzt bestätigt, die letzte Anfrage beim Lizenzserver und die Kennung dieser Installation.
Ist etwas nicht in Ordnung, nennt die Seite den Grund – zum Beispiel:
Die Lizenz ist an eine andere Installation gebunden. Nach einem Serverumzug löst der Hersteller die Bindung auf Anfrage.
Manche Gründe kann nur der Betreiber des Servers beheben, etwa eine fehlende Adresse des Lizenzservers oder ein fehlender öffentlicher Schlüssel; die Seite sagt das dann ausdrücklich.
So wird geprüft
Der Server fragt beim Start und danach täglich beim Lizenzserver des Herstellers nach. Übertragen werden nur der Lizenzschlüssel und die Kennung dieser Installation – keine Belege, Kunden oder Benutzer.
Ist der Lizenzserver nicht erreichbar, gilt die letzte Bestätigung bis zu sieben Tage weiter. Oben in der Leiste steht dann, bis wann. Danach steht WorkOffice auf „nur lesen“, bis der Lizenzserver wieder erreichbar ist. Endet die Lizenz bald, weist die Leiste ebenfalls darauf hin.
Ohne gültige Lizenz
Wie beim abgelaufenen Abo wird nicht gesperrt, sondern auf „nur lesen“ gestellt:
Ohne gültige Lizenz bleiben alle Daten erhalten: Belege, Kunden und Auswertungen lassen sich weiter ansehen, herunterladen und exportieren (DATEV, Datenüberlassung für die Betriebsprüfung). Neue Einträge sind erst wieder möglich, wenn die Lizenz gültig ist.
Der Grund ist derselbe: In WorkOffice liegen Unterlagen, die aufzubewahren und der Betriebsprüfung vorzulegen sind.
Kaufen und verlängern
Unter Lizenz kaufen oder verlängern stehen Preis, der Weg zum Kauf und Rechnungen, Zahlungsart, Kündigung. Eintragen und Prüfen der Lizenz stehen im Prüfprotokoll.