Zahlungslink einrichten

Mit dem Zahlungslink bezahlen Kunden eine offene Rechnung mit einem Klick: Der Link „Online bezahlen“ steht im PDF der Rechnung, in der E-Mail (Platzhalter {zahlungslink}) und als Knopf in der Online-Ansicht. Angeboten werden PayPal.me, Stripe oder beides. Das Geld geht immer direkt an den Betrieb.

Zu finden unter Einstellungen → Zahlungslink. Einrichten dürfen Inhaber und Büro (Recht settings:update). Der Zahlungslink gehört zur Rechnung und ist deshalb in keinem Paket gesperrt.

PayPal.me

Ohne Vertrag und ohne Einrichtung beim Anbieter: Man trägt nur den PayPal.me-Namen ein – den Teil aus paypal.me/Name, Buchstaben und Ziffern, höchstens 20 Zeichen. Eine eingefügte Adresse kürzt WorkOffice auf den Namen. Der Kunde sieht „Mit PayPal bezahlen“ mit dem offenen Betrag und wird gebeten, die Rechnungsnummer als Mitteilung anzugeben.

Die Seite zeigt gleich ein Beispiel für eine Rechnung:

Öffnen Sie ihn einmal zur Probe – PayPal muss Ihren Namen und den Betrag zeigen.

Zahlungen über PayPal.me landen auf dem PayPal-Konto, nicht auf der Bank. WorkOffice erfasst sie deshalb nicht von selbst – sie werden von Hand an der Rechnung eingetragen.

Stripe

Karte, Apple Pay, Google Pay, SEPA-Lastschrift und weitere Zahlarten über ein eigenes Stripe-Konto. Welche Zahlarten die Kunden sehen, stellt man im Stripe-Dashboard ein.

1. Mit Stripe verbinden – WorkOffice leitet zu Stripe weiter. Firma, Bankkonto und Ausweis gibt man dort ein; diese Angaben bleiben bei Stripe.
2. Danach geht es zurück zu WorkOffice, das den Stand abfragt. Wer unterwegs abbricht, macht später mit Einrichtung bei Stripe fortsetzen weiter – das Konto bleibt dasselbe.
3. Sobald Stripe das Konto geprüft hat und Zahlungen annehmen darf, steht dort Zahlungen aktiv, und offene Rechnungen zeigen „Online bezahlen“.

Stand abfragen holt den aktuellen Stand bei Stripe. Bezahlte Rechnungen stehen danach von selbst an der Rechnung, mit der Zahlart „Online (Stripe)“. Online mit Stripe geht ab 0,50 € – darunter bleibt die Überweisung.

Verbindung lösen nimmt „Online bezahlen“ von allen Rechnungen, auch aus den Links in schon verschickten Rechnungen. Das Stripe-Konto selbst bleibt bestehen – es gehört dem Betrieb. Aber:

Achtung: Ein erneutes Verbinden legt bei Stripe ein NEUES Konto an; Zahlungen laufen dann über das neue Konto.

Steht auf dem Server keine Stripe-Anbindung bereit, sagt die Seite das; das richtet der Betreiber ein. PayPal.me geht trotzdem.

Gut zu wissen

• Gebühren: Die Gebühren von Stripe bzw. PayPal trägt der Betrieb; die Anbieter rechnen sie direkt ab. WorkOffice nimmt keine Gebühr.
• Nur offene Rechnungen: Der Link erscheint nur bei offenen Rechnungen und zahlt immer den aktuell offenen Betrag. Mahnschreiben bekommen keinen Link.
• Festgeschriebene PDFs bleiben, wie sie sind: Das PDF entsteht beim Festschreiben (siehe Festschreiben und GoBD). Rechnungen, die vor dem Einrichten festgeschrieben wurden, haben keinen Link. Mit Stripe zeigt der Link im PDF auf die Online-Ansicht – wer den geteilten Link der Rechnung widerruft oder neu erzeugt, legt ihn still.
• Stornierte Rechnung bezahlt: Kommt eine Online-Zahlung zu einer inzwischen stornierten Rechnung, ordnet WorkOffice sie nicht zu und vermerkt das im Prüfprotokoll.

Alle Änderungen – PayPal.me-Name, Stripe verbunden oder getrennt – stehen im Prüfprotokoll. Wie Zahlungen sonst an die Rechnung kommen, steht unter Bank und Zahlungen.