Serienrechnungen

Wer jeden Monat dieselbe Rechnung schreibt – Wartungsvertrag, Miete, Pauschale –, legt sie einmal als Serienrechnung an. Zum Termin erzeugt WorkOffice die Rechnung von selbst. Zu finden unter Verkauf → Serienrechnungen.

Serienrechnungen gehören zum Paket „Komplett“. Lesen braucht recurring:read, Anlegen und Ändern recurring:write – ab Werk Inhaber und Büro; Mitarbeiter sehen sie nur.

Anlegen

Neue Serienrechnung, dann:

Vertrag und Termine

• Bezeichnung – z. B. „Wartungsvertrag Heizung“, nur für die Liste.
• Kunde.
• Intervall – monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich.
• Erster Termin (Beginn) – alle weiteren Termine rechnen von hier. Der 31. bleibt der Monatsletzte: Aus dem 31. Januar wird der 28. Februar und danach wieder der 31. März.
• Ende (optional) – letzter möglicher Termin; leer heißt unbefristet.
• Leistungszeitraum je Rechnung – im Voraus (Leistungszeitraum ab dem Termin, etwa Miete oder Wartungspauschale) oder nachträglich (Leistungszeitraum vor dem Termin).
• Am Termin – Nur Entwurf anlegen (prüfen und von Hand senden) oder Festschreiben und per E-Mail senden.
• E-Mail an (optional) – leer geht die Rechnung an die Rechnungs-E-Mail des Kunden.
• Zahlungsziel (Tage) – leer gilt das des Kunden bzw. Betriebs.

Inhalt wie bei einer Rechnung: Betreff, Einleitung, Positionen, Schlusstext, Besteuerung, Belegsprache, Ihr Zeichen / Vertragsnummer. Mindestens eine Position mit Betrag ist Pflicht.

Die Vorschau zeigt die nächsten Termine samt Leistungszeitraum.

Platzhalter

In Betreff, Texten, Bezeichnung und Beschreibung der Positionen ersetzt WorkOffice je Termin {monat}, {jahr}, {quartal} und {zeitraum} – bezogen auf den Leistungszeitraum. Aus „Wartungspauschale {monat} {jahr}“ wird „Wartungspauschale Oktober 2026“.

Was am Termin geschieht

Etwa alle 15 Minuten sieht WorkOffice nach fälligen Terminen:

• Nur Entwurf: Die Rechnung entsteht als Entwurf. Auf der Übersicht steht sie bei Serienrechnungen als „Entwurf zur Prüfung“; geprüft und versendet wird von Hand.
• Festschreiben und senden: Die Rechnung wird festgeschrieben und mit der Rechnungsvorlage des Betriebs per E-Mail verschickt – Signatur und Standard-Anhänge gehen mit.

Jeder Termin wird genau einmal abgerechnet; auch zwei Server erzeugen keine doppelte Rechnung. War der Server eine Weile aus, werden versäumte Termine nachgeholt, höchstens 24 auf einmal.

Wer Festschreiben und senden einstellt oder so abrechnet, muss selbst festschreiben und versenden dürfen:

Dafür fehlt die Berechtigung: document:finalize

Wenn etwas scheitert

Fehlt etwa die E-Mail-Adresse des Kunden, ist die Rechnung festgeschrieben, aber nicht versendet:

Keine E-Mail-Adresse beim Kunden – die Rechnung ist festgeschrieben, aber nicht versendet.

Der Grund steht an der Serienrechnung unter Letzter Lauf und oben auf der Übersicht, mit Ansehen.

Bedienen

• Jetzt abrechnen – den nächsten Termin sofort, auch wenn er noch in der Zukunft liegt.
• Pausieren und Fortsetzen – beim Fortsetzen werden versäumte Termine nicht nachgeholt. Eine pausierte Miete soll danach nicht ein Dutzend Rechnungen auf einmal erzeugen.
• Löschen – die erzeugten Rechnungen bleiben erhalten.

Unter Erzeugte Rechnungen stehen alle Rechnungen der Serie mit Termin, Leistungszeitraum und Stand. Jede trägt selbst den Vermerk Serienrechnung mit Link zur Vorlage.

Die Liste zeigt oben die aktiven Serien und was in den nächsten zwölf Monaten an Rechnungen zu erwarten ist; die Übersicht, was in den nächsten sieben Tagen fällig wird.