Kassenbuch
Wer Bargeld einnimmt oder ausgibt, muss jede Bewegung täglich festhalten (§ 146 Abs. 1 AO). Das Kassenbuch unter Kasse → Kassenbuch macht das: jede Buchung mit Datum und lückenloser Nummer, ein laufender Bestand, der nie unter null fällt, und ein Tagesabschluss, der festschreibt.
Das Kassenbuch zeichnet Bargeld auf. Verkaufen mit Bon und technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) ist etwas anderes – dafür gibt es das Kassen-Terminal. Ob die eigene Arbeitsweise eine Kasse mit TSE verlangt, klärt der Betrieb mit seinem Steuerberater.
Paket: Das Kassenbuch gehört zum Paket Buchhaltung – mit einer Kasse. Jede weitere Kasse gehört zu Komplett. Ohne Paket bleibt das Kassenbuch lesbar, denn die Unterlagen sind aufzubewahren.
Rechte: Ansehen mit cash:read. Buchen, korrigieren und stornieren mit cash:write – das dürfen auch Mitarbeiter, denn Monteure nehmen auf der Baustelle Bargeld ein. Kasse anlegen und Tagesabschluss nur mit cash:close (Inhaber und Büro).
Kasse anlegen
Kassenbuch einrichten → Kasse anlegen:
| Feld | Hinweis |
|---|---|
| Name | z. B. „Hauptkasse“ |
| Kürzel | ein bis zwei Großbuchstaben oder Ziffern, Vorgabe K – es steckt in jeder Belegnummer |
| DATEV-Kassenkonto | leer = 1000 (SKR 03) bzw. 1600 (SKR 04) |
| Anfangsbestand | das gezählte Bargeld zu Beginn |
| Eröffnet am | erster Tag des Kassenbuchs |
Kürzel, Anfangsbestand und Eröffnungstag sind ab dem ersten Tagesabschluss festgeschrieben (GoBD).
Buchen
Neue Buchung, dann die Art:
| Art | wofür |
|---|---|
| Einnahme – Barverkauf / sonstige Einnahme | Betrag je Steuersatz (brutto), Netto und Steuer rechnet das Programm |
| Einnahme – Barzahlung einer Rechnung | offene Rechnung wählen; die Zahlung steht danach an der Rechnung |
| Ausgabe – Quittung ohne Eingangsbeleg | Kategorie und Betrag je Steuersatz, z. B. Tankquittung |
| Ausgabe – Eingangsbeleg bar bezahlt | unbezahlte Ausgabe wählen; sie wird als bar bezahlt vermerkt |
| Ausgabe – Rückzahlung an einen Kunden | Stornorechnung bzw. Rechnungskorrektur mit Guthaben wählen; vorbelegt ist das ganze Guthaben, die Rückzahlung steht danach am Beleg (siehe Rechnung stornieren) |
| Bareinlage, Privatentnahme | siehe Geldbewegungen |
| Geldtransit Bank → Kasse / Kasse → Bank | Abhebung bzw. Einzahlung, mit Bankkonto |
Auf einem Bon mit 19 % und 7 % lassen sich mehrere Steuersätze erfassen. Als Kleinunternehmer wird ohne Umsatzsteuer gebucht. An jede Buchung lässt sich ein Foto oder PDF der Quittung hängen (höchstens 15 MB).
Jede Buchung bekommt eine Kassenbelegnummer aus Kürzel, Jahr und laufender Nummer – K-2026-0001, je Kasse und Jahr lückenlos. Buchungen in der Zukunft gehen nicht, und keine vor der Eröffnung.
Nie weniger als nichts
Der Bestand darf an keinem Tag unter null fallen – geprüft bei jeder Buchung, Korrektur, jedem Storno und beim Abschluss:
Der Kassenbestand würde am 14.10.2026 mit Beleg K-2026-0031 auf -50,00 € sinken. Eine Kasse kann nicht weniger als nichts enthalten (Kassensturzfähigkeit): Bitte zuerst die Einnahmen des Tages erfassen oder eine Bareinlage bzw. Abhebung von der Bank buchen.
Korrigieren und stornieren
Bis zum Tagesabschluss lässt sich eine Buchung korrigieren:
Bis zum Tagesabschluss lässt sich die Buchung korrigieren – alter und neuer Inhalt stehen im Protokoll (§ 146 Abs. 4 AO).
Bei Barzahlungen einer Rechnung oder eines Belegs und bei Rückzahlungen an Kunden ändert sich nur der Text. Danach – und für alles andere – gibt es nur das Storno: eine Gegenbuchung mit eigener Nummer. Gelöscht wird keine Buchung, das verhindert auch die Datenbank. Ein Storno einer Barzahlung macht die Rechnung bzw. den Eingangsbeleg wieder offen, ein Storno einer Rückzahlung das Guthaben des Kunden.
Tagesabschluss
Tagesabschluss schreibt alle Buchungen bis einschließlich Stichtag fest:
Der Abschluss schreibt alle Buchungen bis einschließlich Stichtag fest. Danach lassen sie sich nur noch stornieren, und in diesen Zeitraum kann nichts mehr nachgebucht werden (GoBD).
Wahlweise mit Kassensturz mit Zählprotokoll: Scheine und Münzen zählen, das Programm vergleicht mit dem Sollbestand – empfohlen mindestens zum Monatsende. Eine Differenz muss vorher als Einnahme bzw. Ausgabe gebucht werden; sonst lehnt der Abschluss ab. Die bisherigen Abschlüsse stehen mit Zählprotokoll unter Tagesabschlüsse.
Wer keine elektronische Kasse hat und die Tageseinnahme aus dem gezählten Bestand ermittelt, nimmt den Kassenbericht – er bucht und schließt in einem Schritt ab.
Monat ansehen und ausgeben
Das Kassenbuch zeigt einen Monat mit Übertrag, laufendem Bestand und Endbestand. PDF und CSV geben den Monat aus. Für den DATEV-Export muss jede Kasse bis zum Ende des Exportzeitraums abgeschlossen sein – sonst ließe sich danach noch etwas hineinbuchen, das nie exportiert würde.