DATEV-Export

Der DATEV-Export packt die Buchhaltung eines Zeitraums für den Steuerberater zusammen: einen Buchungsstapel im DATEV-Format (EXTF) und die Belegdateien dazu, beides in einem ZIP. Die Kanzlei liest den Stapel in DATEV ein und lädt die PDFs in DATEV Unternehmen online hoch.

Zu finden unter Buchhaltung → DATEV-Export. Nötig ist das Recht datev:export (Inhaber, Büro und Steuerberater) und das Paket Buchhaltung oder Komplett.

Bevor es losgeht

Unter Einstellungen → Firmendaten, Karte DATEV / Steuerberater, stehen die Angaben, die der Export braucht:

Fehlen Berater- oder Mandantennummer, sind die Knöpfe gesperrt, und die Seite sagt:

Es fehlen noch Angaben: DATEV-Beraternummer und Mandantennummer. Diese erhalten Sie von Ihrem Steuerberater.

Die Kontenzuordnung ist ein Vorschlag nach dem DATEV-Standardkontenrahmen – vor dem ersten Export mit der Kanzlei abstimmen.

Export erstellen

1. Zeitraum von und bis wählen. Vorgegeben ist der Vormonat, der übliche Rhythmus.
2. Vorschau zeigt, wie viele Buchungssätze entstehen – getrennt nach Rechnungen, Stornos, Rechnungskorrekturen, Eingangsbelegen, Kassen- und AfA-Buchungen – und alle Prüfungsfehler.
3. Export erstellen legt das ZIP an und lädt es herunter. Unter Bisherige Exporte bleibt es abrufbar.

Abgewiesen wird ein Zeitraum, der über den Beginn eines Wirtschaftsjahres hinausgeht – im Buchungsstapel steht das Belegdatum nur als Tag und Monat, das Jahr kommt aus dem Kopf der Datei:

Der Zeitraum muss innerhalb eines Wirtschaftsjahres liegen (Beginn des Wirtschaftsjahres: 01.01.2026).

Ebenso, wenn ein Kassenbuch noch nicht bis zum Ende des Zeitraums abgeschlossen ist – sonst ließe sich danach noch in den exportierten Zeitraum buchen:

Das Kassenbuch „Hauptkasse“ ist erst bis 15.09.2026 abgeschlossen – bitte zuerst den Tagesabschluss bis 30.09.2026 durchführen.

Was gebucht wird

• Festgeschriebene Rechnungen, Stornos und Rechnungskorrekturen – je Steuersatz ein Buchungssatz, Debitor an Erlöskonto. Der Debitor ist das DATEV-Konto am Kunden, sonst 10000 plus Kundennummer. Entwürfe, Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine sind keine Buchungen.
• Eingangsbelege – Aufwandskonto der Kategorie an Sammelkreditor, mit Vorsteuer-Schlüssel 9 (19 %) bzw. 8 (7 %), wenn das Konto kein Automatikkonto ist. Als Anlage aktivierte Belege gehen auf das Anlagekonto.
• Kassenbuch – Einnahmen, Ausgaben, Einlagen, Entnahmen und Geldtransit; Kasse 1000 (SKR 03) bzw. 1600 (SKR 04), sofern an der Kasse kein anderes Konto steht. Barzahlungen von Rechnungen buchen Kasse an Debitor, Rückzahlungen an Kunden Debitor an Kasse – siehe unten.
• Abschreibungen und Anlagenabgänge – abwählbar mit Abschreibungen (AfA) mitexportieren, wenn die Kanzlei die Anlagenbuchhaltung selbst führt.

Die wichtigsten Erlöskonten:

Abschlagsrechnungen: EÜR oder Bilanz

Wie Abschläge gebucht werden, hängt an der Gewinnermittlung unter Einstellungen → Steuern:

• Einnahmenüberschussrechnung: Abschlagsrechnungen buchen wie Rechnungen als Erlös, die Schlussrechnung nur mit dem Rest.
• Bilanz: Abschläge sind bis zur Schlussrechnung erhaltene Anzahlungen. Abschlagsrechnungen buchen nichts und gehen nur als PDF mit. Die Zahlung bucht die Kanzlei aus dem Bankabruf auf das Anzahlungskonto; Barzahlungen aus dem Kassenbuch gehen direkt dorthin. Die Schlussrechnung bucht die ganze Leistung als Erlös und löst je Abschlag die Anzahlung gegen den Debitor auf – mit der Nummer der Abschlagsrechnung in Belegfeld 2.

Welche Gewinnermittlung galt, steht bei jedem Export im Prüfprotokoll.

Rückzahlungen an Kunden

Die Stornorechnung bzw. Rechnungskorrektur bucht Erlöse an Debitor; danach steht das Guthaben des Kunden im Haben des Debitors. Die Rückzahlung gleicht es aus – gespiegelt zum Zahlungseingang:

• Bar aus dem Kassenbuch: im Export Debitor an Kasse, ohne Steuer, mit der Nummer der Stornorechnung bzw. Rechnungskorrektur in Belegfeld 1 (für den offenen Posten) und der Kassenbelegnummer in Belegfeld 2.
• Überwiesen: wie jeder Zahlungseingang nicht im Export – die Kanzlei bucht die Abbuchung aus dem Bankabruf, Debitor an Bank.
• Bilanz und Abschlag: Wird das Storno einer Abschlagsrechnung (oder eine Korrektur zu ihr) zurückgezahlt, geht das Geld von der erhaltenen Anzahlung zurück: bar Anzahlungskonto an Kasse, anteilig je Steuersatz; überwiesen bucht die Kanzlei ebenso gegen das Anzahlungskonto.

Was nicht im Export steht

Bankumsätze bewusst nicht – auch keine Rückzahlungen per Überweisung: Die Kanzlei holt die Kontoauszüge über den DATEV-Bankabruf, sonst wären Zahlungen doppelt gebucht. Aus Lexware übernommene Belege auch nicht – sie sind schon über Lexware zum Steuerberater gegangen; die Vorschau zählt sie als Hinweis.

Danach ist es fest

Mit dem ersten Export werden die Eingangsbelege festgeschrieben: Betrag, Konto, Steuer und Datei lassen sich nicht mehr ändern, nur noch die Zahlungsangaben – in der Anwendung und per Datenbank-Trigger (GoBD). Was die Kanzlei gebucht hat, darf sich nicht still ändern. Ebenso fest werden die exportierten Kassenbuchungen und die Anlagegüter, deren AfA übergeben wurde.

Ein Zeitraum lässt sich erneut exportieren. Enthält er Belege aus einem früheren Export, warnt die Vorschau:

Achtung: Schon früher exportierte Belege: 3.

Jeder Export ist selbst unveränderbar und wird zehn Jahre aufbewahrt – er steht auch im GoBD-Archiv. Ohne laufendes Abo lässt er sich weiter erstellen: Die Kanzlei muss die Buchhaltung bekommen.