Versand per E-Mail und Messenger

Ein festgeschriebener Beleg geht mit Per E-Mail senden in der Belegansicht hinaus. Entwürfe werden nicht verschickt:

Bitte den Beleg vor dem Versand festschreiben.

Versenden darf, wer das Recht document:send hat – ab Werk Inhaber und Büro.

Über den eigenen Mailserver

E-Mails an Kunden gehen über den Mailserver des Betriebs, mit dessen eigener Absenderadresse – nicht über WorkOffice. Ist in der WorkOffice Cloud noch keiner eingetragen, erscheint:

Bitte zuerst unter Einstellungen → E-Mail-Versand den Mailserver Ihres Betriebs eintragen – Rechnungen und Mahnungen gehen mit Ihrer eigenen Absenderadresse hinaus.

Einrichten lässt er sich unter Einstellungen → E-Mail-Versand; siehe den Bereich Einstellungen. Antworten des Kunden gehen an die E-Mail-Adresse aus den Firmendaten.

Der Dialog

Vorbelegt ist alles aus der Vorlage für diese Belegart in der Belegsprache:

An – die Rechnungs-E-Mail des Kunden bzw. die Adresse am Beleg; dazu wahlweise Kopie an.
Betreff und Nachricht – mit persönlicher Anrede, Belegnummer, Betrag und bei Rechnungen dem Zahlungshinweis samt Frist und Skonto. Beides lässt sich vor dem Senden ändern.
Signatur anhängen – auf Wunsch mit Logo.
Anhänge – das PDF des Belegs ist immer dabei, bei Rechnungen mit eingebetteter E-Rechnung.

Die Vorlagen je Belegart (Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Rechnungskorrektur, Stornorechnung, Mahnschreiben) und Sprache stehen unter Einstellungen → E-Mail-Versand → Vorlagen. Platzhalter wie {anrede}, {nummer}, {betrag}, {faellig} oder {zahlungshinweis} füllt WorkOffice beim Senden.

Zusätzliche Anhänge

Standard-Anhänge – unter Einstellungen → E-Mail-Versand → Anhänge hinterlegte Dateien, etwa AGB oder Preisliste, als PDF, JPG oder PNG bis 5 MB. Für jede Belegart lässt sich festlegen, ob sie von selbst dabei sind; im Dialog sind sie dann vorgewählt und lassen sich abwählen. Höchstens 20 je Betrieb.
Datei vom Rechner anhängen – für diese eine Mail: PDF, Bilder, Word, Excel, Text, XML oder ZIP bis 10 MB je Datei. Was nicht versendet wird, verschwindet nach 24 Stunden wieder.

Höchstens zehn Anhänge je Mail und zusammen 20 MB – mehr nehmen viele Postfächer nicht an.

XRechnung und Online-Link

XRechnung-XML zusätzlich anhängen (nur bei Rechnungsbelegen) – für öffentliche Auftraggeber, die die XRechnung als eigene Datei verlangen. Das PDF enthält die E-Rechnung (ZUGFeRD) ohnehin. Siehe E-Rechnung.
Link zur Online-Ansicht einfügen – der Kunde öffnet den Beleg im Browser, lädt PDF und E-Rechnung; ein Angebot nimmt er dort mit einem Klick an. Ein schon geteilter Link wird wiederverwendet. Siehe Beleg online teilen und Kundenportal.

Ist ein Zahlungslink eingerichtet, setzt der Platzhalter {zahlungslink} in der Rechnungsvorlage den Link zum Online-Bezahlen ein – bei bezahlten Rechnungen bleibt er leer. Siehe Zahlungslink.

Nach dem Senden

Der Beleg trägt versendet am …, der Verlauf vermerkt Empfänger und Anhänge, und beim Kunden steht der Versand in der Zeitleiste.

Per WhatsApp oder Telegram teilen

Im Kasten Online teilen der Belegansicht stehen Per WhatsApp teilen und Per Telegram teilen. Es öffnet sich WhatsApp bzw. Telegram mit einer fertigen Nachricht in der Belegsprache und dem Link zum Beleg – abschicken tut man selbst. WorkOffice schickt nichts an die Dienste, es nutzt nur deren Teilen-Links.

Hat der Kunde eine Mobilnummer im Telefonfeld, öffnet WhatsApp gleich den Chat mit ihm; eine Festnetznummer wird dafür nicht verwendet, dann wählt man den Kontakt in WhatsApp selbst. Gibt es noch keinen geteilten Link, legt der Knopf ihn an.

Der Link öffnet den Beleg ohne Anmeldung – schicken Sie ihn nur an den Kunden. Sie können ihn jederzeit widerrufen.