E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die ein Programm lesen kann – nicht bloß ein PDF. WorkOffice erzeugt sie für jede festgeschriebene Rechnung, Stornorechnung und Rechnungskorrektur, nach der europäischen Norm EN 16931. Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine sind keine Rechnungen und haben keine; wer dort eine abruft, bekommt:
E-Rechnungen gibt es nur für Rechnungen, Stornorechnungen und Rechnungskorrekturen.
Die E-Rechnung gehört zum Verkauf und ist in jedem Paket enthalten.
Zwei Formen
ZUGFeRD (Factur-X), Profil EN 16931 – die XML-Datei steckt im PDF. Das PDF der Rechnung ist zugleich die E-Rechnung: Der Mensch sieht die gewohnte Rechnung, das Programm des Kunden liest die eingebettete Datei. So geht jede Rechnung, die man per E-Mail verschickt, schon als E-Rechnung hinaus.
XRechnung 3.0 – reines XML, ohne PDF. Öffentliche Auftraggeber verlangen sie, meist mit Leitweg-ID. Sie entsteht mit dem Knopf XRechnung in der Belegansicht als Datei RE-2026-0042-xrechnung.xml – oder beim Versand per E-Mail mit XRechnung-XML zusätzlich anhängen.
Beides gibt es erst nach dem Festschreiben:
Die E-Rechnung gibt es erst, wenn der Beleg festgeschrieben ist.
Was hineinkommt
Firmen- und Kundendaten, Nummer, Datum, Leistungszeitraum, Fälligkeit, Positionen mit Einheit und Steuersatz, die Steuer je Satz, die Bankverbindung als Überweisungsanweisung und – wenn vereinbart – der Skonto in der maschinenlesbaren Form, die die XRechnung verlangt.
Jede Rechnungsart hat ihren eigenen Typcode: Rechnung 380, Stornorechnung 384, Rechnungskorrektur 381, Abschlagsrechnung 326. Ist Leistung an einem Grundstück angekreuzt, tragen Abschlags- und Schlussrechnung die Codes für Bauleistungen (875 bzw. 877).
Hinweise zur E-Rechnung
Fehlt etwas für eine gültige XRechnung, steht in der Belegansicht ein Kasten Hinweise zur E-Rechnung (XRechnung). Mögliche Hinweise:
| Hinweis | Abhilfe |
|---|---|
| Ihre USt-IdNr. oder Steuernummer fehlt (Einstellungen). | Firmendaten ergänzen |
| Ihre Telefonnummer fehlt bzw. Ihre E-Mail-Adresse fehlt (Pflicht in der XRechnung). | Firmendaten ergänzen |
| Ihre IBAN fehlt (Zahlungsanweisung ist Pflicht in der XRechnung). | Bankverbindung eintragen |
| PLZ und Ort des Rechnungsempfängers fehlen. | Kunden ergänzen |
| E-Mail-Adresse des Kunden fehlt (Pflicht in der XRechnung). | Kunden ergänzen |
| Käuferreferenz (Leitweg-ID) fehlt – beim Kunden oder als „Ihr Zeichen" eintragen. Ersatzweise wird die Kundennummer übertragen. | Leitweg-ID beim Kunden eintragen |
| Für Umsätze in das EU-Ausland ist die USt-IdNr. des Kunden erforderlich … | USt-IdNr. beim Kunden eintragen |
Die Hinweise sperren nichts: Die Datei entsteht trotzdem. Ob der Empfänger sie annimmt, hängt aber an diesen Angaben – deshalb lohnt es, sie vor der nächsten Rechnung nachzutragen. Eine schon festgeschriebene Rechnung bleibt, wie sie ist; Daten des Betriebs und des Kunden gehen erst in neue Belege ein.
Für öffentliche Auftraggeber
- Beim Kunden die Leitweg-ID / Käuferreferenz und eine E-Mail-Adresse eintragen – siehe Kunden und Lieferanten.
- In den Firmendaten Telefon, E-Mail und IBAN prüfen.
- Rechnung schreiben und festschreiben.
- Mit XRechnung herunterladen und im Portal des Auftraggebers hochladen – oder per E-Mail mit angehängter XRechnung senden.
Eingehende E-Rechnungen
Seit 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen auch empfangen können. Eingangsrechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD liest der Belegeingang: Betrag, Datum, Lieferant und Steuer kommen exakt aus der Datei, nicht aus einer Schätzung. Siehe Belege erfassen.