Zahlungsabgleich

Ein Zahlungseingang gehört zu einer Rechnung, eine Abbuchung zu einem Eingangsbeleg – oder zur Rückzahlung an einen Kunden. Wer zuordnet, markiert beide als bezahlt – in einem Schritt. Das passiert unter Bank & Zahlungen → Bank: automatisch, wo es eindeutig ist, sonst mit einem Klick auf einen Vorschlag.

Paket und Recht: Paket Buchhaltung (und Komplett). Zuordnen, lösen und ignorieren mit bank:write.

Automatisch zuordnen

Automatisch zuordnen geht alle offenen Umsätze durch – und nach jedem Bankabruf geschieht das von selbst. Zugeordnet wird aber nur der eindeutige Fall:

Keine eindeutigen Treffer. Automatisch zugeordnet wird nur, wenn die Rechnungsnummer im Verwendungszweck steht und der Betrag genau passt – bei Abbuchungen muss auch der Lieferant passen.

• Zahlungseingang → Rechnung: genau eine offene Rechnung, deren Nummer im Verwendungszweck steht, und der Betrag deckt genau den offenen Betrag – oder genau den Betrag abzüglich Skonto innerhalb der Skontofrist.
• Abbuchung → Eingangsbeleg: strenger, weil Rechnungsnummern von Lieferanten kurz und beliebig sein können („123“ steckt in vielen Verwendungszwecken). Rechnungsnummer, Betrag und Lieferant müssen zusammen passen, und das bei genau einem Beleg.
• Abbuchung aus einem Zahlungslauf: Steht die Referenz des Laufs im Umsatz und stimmt der Betrag, ist das eindeutig (siehe Überweisen).

Alles andere bleibt ein Vorschlag, den ein Mensch bestätigt. Eine falsch verbuchte Zahlung ist teurer als ein Klick.

Von Hand zuordnen

Ein Klick auf einen offenen Umsatz zeigt die Vorschläge, die besten zuerst, mit dem Grund:

• Rechnungsnummer im Verwendungszweck
• Betrag stimmt überein bzw. Betrag abzüglich 2 % Skonto
• Name passt zum Kunden bzw. Lieferant passt

Passt kein Vorschlag, sucht Andere Rechnung suchen (Rechnungsnummer oder Kunde) bzw. Anderen Beleg suchen (Lieferant, Kunde oder Belegnummer – auch Stornorechnungen und Rechnungskorrekturen mit Guthaben). Zuordnen erledigt den Rest:

• Bei einer Rechnung entsteht eine Zahlung an der Rechnung mit dem Buchungstag als Zahlungsdatum. Die Rechnung steht danach auf bezahlt bzw. teilweise bezahlt.
• Bei einem Eingangsbeleg wird er als bezahlt vermerkt – am Buchungstag, per Überweisung. Das geht auch nach dem DATEV-Export, denn Zahlungsangaben sind keine Buchungsfelder.

Liegt eine passende Rechnung noch im Belegeingang, zeigt eine Abbuchung Passende Belege im Belegeingang – Prüfen und übernehmen legt die Ausgabe an und ordnet zu.

Nur festgeschriebene, offene Rechnungen lassen sich zuordnen (siehe Rechnungen schreiben).

Teilzahlungen

Zahlt ein Kunde nur einen Teil, wird einfach zugeordnet – zugeordnet wird höchstens, was die Rechnung noch offen hat. Ins Feld neben dem Vorschlag lässt sich auch ein Teilbetrag eintragen (Leer = so viel wie möglich).

Umgekehrt kann ein Zahlungseingang mehrere Rechnungen bezahlen: Was nach der ersten Zuordnung übrig ist, steht als frei … am Umsatz und lässt sich der nächsten Rechnung zuordnen. Erst wenn der ganze Betrag verteilt ist, wechselt der Umsatz auf zugeordnet.

Ein Eingangsbeleg hat dagegen genau eine Abbuchung.

Skonto

Hat die Rechnung Skonto und zahlt der Kunde innerhalb der Frist genau den Betrag abzüglich Skonto, zeigt der Vorschlag passt mit 12,00 € Skonto. Beim Zuordnen gilt der Skonto mit der Zahlung als beglichen – die Rechnung ist ganz bezahlt. Kommt die Zahlung nach der Frist, ist es kein Skonto, sondern eine Teilzahlung.

Rückzahlungen an Kunden

Eine Abbuchung, mit der Geld an einen Kunden zurückging, gehört zu einer Stornorechnung oder Rechnungskorrektur mit Guthaben. Der Vorschlag wertet wie bei einer Rechnung Betrag, Name und Nummer – auch die Nummer der stornierten bzw. korrigierten Rechnung, denn die steht meist im Verwendungszweck (Nummer der stornierten bzw. korrigierten Rechnung im Verwendungszweck). Zugeordnet wird höchstens das Guthaben; die Rückzahlung steht danach am Gegenbeleg. Automatisch geschieht das nicht – ein Mensch bestätigt. Skonto gibt es dort nicht. Siehe Rechnung stornieren.

Zuordnung lösen

Zuordnung lösen nimmt die Zahlungen wieder heraus; Rechnungen sind danach wieder offen. Beim Eingangsbeleg wird „bezahlt am“ nur zurückgenommen, wenn es aus dieser Zuordnung stammt.

Umsätze ohne Rechnung oder Beleg – Umbuchungen, Privatentnahmen, Kontoführung – werden ignoriert.