Kunden und Lieferanten

Kunden stehen unter Verkauf → Kunden, Lieferanten unter Einkauf → Lieferanten. Dahinter liegt dieselbe Kartei: Ein Kontakt ist Kunde, Lieferant oder beides. Wer bei einem Kunden auch einkauft, pflegt die Anschrift nur einmal.

Lesen braucht das Recht customer:read, Anlegen und Ändern customer:write – ab Werk haben das Inhaber, Büro und Mitarbeiter.

Anlegen

Neuer Kunde in der Kundenliste, Neuer Lieferant in der Lieferantenliste – oder direkt beim Schreiben eines Belegs über Neuen Kunden anlegen in der Kundenauswahl.

Art: Firma oder Privatperson. Pflicht ist Firma oder Nachname; bei einer Firma die Firma. Ob Privat- oder Geschäftskunde, entscheidet später über Pflichthinweise auf der Rechnung, Verzugszinsen und die Verzugspauschale.
Rolle: Kunde (Angebote und Rechnungen), Lieferant (Eingangsbelege) oder beides – mindestens eine Rolle ist Pflicht.
Anschrift und Kontakt: Anrede, Vorname, Nachname, Straße und Hausnummer, Adresszusatz, PLZ, Ort, Land (ISO-Kürzel, z. B. DE), E-Mail, E-Mail für Rechnungen (falls abweichend), Telefon.
USt-IdNr.: wird beim Tippen geprüft – Länderkennung, Format und Prüfziffer. Passt das Land der USt-IdNr. nicht zur Anschrift, sagt das ein Hinweis. Pflicht ist sie für Rechnungen ohne deutsche Umsatzsteuer an Unternehmer im EU-Ausland.
Belegsprache: Deutsch oder Englisch – die Vorgabe für jeden neuen Beleg dieses Kunden. Siehe Sprache.
IBAN und BIC: Ziel der Überweisungen unter Zahlungen; die BIC nur für Konten außerhalb Deutschlands.
Leitweg-ID / Käuferreferenz: für E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
Konditionen: Zahlungsziel in Tagen, Skonto und Skontofrist. Leer heißt „wie im Betrieb“; beim Skonto heißt 0 ausdrücklich „ohne“.
Debitorenkonto (DATEV): leer gilt 10000 plus Kundennummer.
Bemerkung: feste Hinweise zum Kontakt. Gesprächsnotizen mit Datum gehören unter Notizen.

Nummern

Jeder neue Kontakt bekommt beim Speichern die nächste Kontaktnummer, bei Kunden als Kundennummer angezeigt – fortlaufend und ohne Lücken, auch wenn zwei Leute gleichzeitig anlegen. Mit der Rolle Lieferant kommt eine eigene Lieferantennummer dazu. Wer die Rolle Lieferant abgibt und später zurückbekommt, behält dieselbe Nummer. Womit die Nummern beginnen – etwa bei 10000 –, legt man unter Einstellungen → Firmendaten, Karte Nummernkreise fest; siehe Nummernkreise.

Rollen ändern

Eine Rolle lässt sich jederzeit dazunehmen. Abgeben lässt sie sich nur, solange nichts an ihr hängt:

Die Rolle Kunde lässt sich nicht entfernen – es gibt 3 Beleg(e) zu diesem Kontakt.

Sonst stünden Rechnungen bei einem Kontakt, der kein Kunde mehr ist. Ein reiner Lieferant bekommt keine Angebote oder Rechnungen – im Beleg erscheint dann:

Meyer Haustechnik ist nur als Lieferant angelegt. Bitte zuerst die Rolle Kunde ergänzen.

Adressvorschläge

Beim Tippen von Straße, PLZ oder Ort schlägt WorkOffice Anschriften vor: zuerst, was der Betrieb schon kennt – die eigene Anschrift und, wer Kontakte lesen darf, die Anschriften der Kontakte –, danach Treffer aus OpenStreetMap und dem amtlichen Straßenverzeichnis. Treffer im schon eingetragenen Ort und im Ort des eigenen Betriebs stehen vorn. Die Online-Vorschläge lassen sich unter Einstellungen → Firmendaten, Karte Belege, mit dem Schalter Adressvorschläge aus dem Internet abschalten – dann kommen nur eigene Anschriften.

Telefonnummern zum Antippen

Jede Telefonnummer in der Kartei, in Notizen, Aufgaben und Beschreibungen lässt sich antippen: Das Telefon schlägt den Anruf vor, am Rechner bietet der Browser das Programm an, das Anrufe führt. Im Freitext gilt nur als Nummer, was man wählen kann – mit Vorwahl oder Ländervorwahl, 7 bis 15 Ziffern. Postleitzahlen, Datumsangaben, Uhrzeiten und IBAN-Gruppen bleiben Text.

Die Kontaktansicht

Ein Klick auf den Namen öffnet den Kontakt mit den Reitern Übersicht, Verlauf, Belege (bei Kunden), Eingangsbelege (bei Lieferanten), Aufgaben, Notizen und Kundenakte. Oben stehen + Angebot und + Rechnung, in der Übersicht Umsatz, offene Posten und die durchschnittliche Zahlungsdauer. Mehr dazu unter Aufgaben, Notizen und Kundenakte und Kundenportal.

Archivieren statt löschen

Gelöscht wird ein Kontakt nicht – an ihm hängen Belege, die aufzubewahren sind. Mit Archiviert verschwindet er aus der Auswahl; die Liste zeigt ihn unter archivierte weiter.

Viele Kontakte auf einmal? Siehe Kunden und Artikel einlesen.