Ausgaben und Belegkategorien
Unter Einkauf → Ausgaben & Belege steht jeder gebuchte Eingangsbeleg: Lieferantenrechnungen, Quittungen, Tankbelege. Die meisten kommen über den Belegeingang; Neuer Beleg erfasst einen von Hand.
Paket und Rechte: In jedem Paket enthalten. Ansehen mit expense:read, erfassen und ändern mit expense:write. Kategorien pflegen Inhaber und Büro (settings:update).
Die Felder
| Feld | Hinweis |
|---|---|
| Lieferant | Pflicht; Tippen schlägt angelegte Lieferanten vor, ein neuer lässt sich gleich anlegen |
| Rechnungsnummer des Lieferanten | hilft beim Bankabgleich |
| Belegdatum | |
| Kategorie | Pflicht – bestimmt das Konto im DATEV-Export |
| Steuer | Regelfall oder einer der Sonderfälle unten |
| Steuersatz | 19 %, 7 % oder 0 % (ohne Vorsteuer) |
| Bruttobetrag | Pflicht; Netto und Vorsteuer rechnet das Programm |
| Vorsteuer von Hand | z. B. gemischte Steuersätze auf einem Beleg |
| Fällig am | für Offene Posten und Liquidität; leer = sofort |
| Bezahlt am, Zahlungsart | Überweisung / Lastschrift, Bar, Karte, Privat bezahlt |
| IBAN des Lieferanten | für die Überweisung; leer = IBAN des verknüpften Lieferanten |
| Datei | PDF, JPG oder PNG, höchstens 15 MB |
Jede Ausgabe bekommt eine lückenlose Belegnummer wie B-2026-0001.
E-Rechnung ansehen: Stammt die Ausgabe aus einer E-Rechnung (XML) im Belegeingang, zeigt dieser Knopf die Rechnung lesbar und druckbar; Original-XML herunterladen speichert die Datei, wie sie eingegangen ist. Darunter stehen die Weiteren Fassungen derselben Rechnung im Belegeingang – etwa das PDF des Lieferanten, das dort als Doppel verworfen wurde.
Steuer
Vorgabe ist Rechnung mit Umsatzsteuer (Regelfall): Netto und Vorsteuer werden aus dem Brutto berechnet, kaufmännisch gerundet. Daneben gibt es Fälle, in denen der Betrieb die Steuer selbst schuldet:
- § 13b – z. B. Bauleistung: ich schulde die Steuer
- § 13b – Leistung aus dem EU-Ausland
- Innergemeinschaftlicher Erwerb (Ware aus der EU)
Die Rechnung weist keine Umsatzsteuer aus. Die Steuer und die gleich hohe Vorsteuer rechnet die Voranmeldung aus dem Steuersatz.
Der Betrag ist dann netto. Welcher Fall vorliegt, entscheidet die Rechnung – im Zweifel der Steuerberater.
Bezahlt oder offen
Eine Ausgabe ist bezahlt, sobald „Bezahlt am“ gefüllt ist. Das geschieht meist von selbst: beim Zuordnen einer Abbuchung im Zahlungsabgleich, beim Übernehmen aus dem Belegeingang mit Bankumsatz oder bei einer Barzahlung im Kassenbuch. Der Filter Offen / Bezahlt zeigt, was noch zu zahlen ist; offene Belege per Überweisung lassen sich unter Überweisen bezahlen.
Die Liste
Filter nach Jahr, Monat, Kategorie und Bezahlt-Status, Suche nach Lieferant, Nummer und Beschreibung. Darunter die Summe – Netto, Vorsteuer und Brutto der gefilterten Belege. Abzeichen zeigen mit Datei und an DATEV übergeben.
Festgeschrieben nach dem DATEV-Export
Ist eine Ausgabe an DATEV übergeben, ändern sich Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Kategorie, Beträge, Steuer und Datei nicht mehr (GoBD) – das erzwingt auch die Datenbank:
An DATEV übergeben und festgeschrieben – nur die Zahlungsangaben lassen sich noch ändern.
Ob und wann bezahlt wurde, darf sich weiter ändern: Das ist Zahlungsverkehr, keine Buchung. Löschen lässt sich ein übergebener Beleg nicht, ebenso wenig einer, der einem Bankumsatz zugeordnet ist oder in einem offenen Zahlungslauf steht. Mehr zum Export unter DATEV-Export.
Wer eine größere Anschaffung abschreiben muss, findet am Beleg Als Anlage aktivieren (Bereich Buchhaltung).
Belegkategorien
Kategorien (oben auf der Seite) legt fest, auf welche Konten eine Ausgabe gebucht wird: Bezeichnung, Konto SKR 03 und SKR 04, Vorgabe-Steuersatz und ob es ein DATEV-Automatikkonto ist.
Das Konto rechnet die Vorsteuer selbst heraus – im Export ohne BU-Schlüssel. Mit dem Steuerberater abstimmen.
Mitgeliefert ist ein Vorschlag für Handwerksbetriebe, etwa Material / Wareneingang 19 % (3400 / 5400), Kfz – laufende Kosten (4530 / 6530) oder Bürobedarf (4930 / 6815). Jede Kategorie lässt sich ändern oder archivieren – dann wird sie für neue Belege nicht mehr angeboten.
Die Konten bestimmen die Buchung im DATEV-Export. Vor dem ersten Export mit dem Steuerberater abstimmen.