Benutzer

Wer mit WorkOffice arbeitet, braucht ein eigenes Konto – mit eigenem Passwort und einer Rolle, die festlegt, was er darf. Verwaltet werden die Konten unter Einstellungen → Benutzer.

Benutzer verwaltet nur der Inhaber (Recht user:manage). Alle anderen sehen dort:

Benutzer verwaltet der Inhaber des Betriebs.

Die Liste

Je Konto stehen Name und E-Mail, die Rolle, der Status, ob die Zwei-Faktor-Anmeldung eingeschaltet ist, und die letzte Anmeldung. Ein Konto mit der Rolle Steuerberater trägt das Abzeichen Kanzlei.

• Rolle ändern: über die Auswahl in der Zeile – Inhaber, Büro, Mitarbeiter, Steuerberater. Was jede Rolle darf, steht unter Rollen und Rechte. Die eigene Rolle lässt sich hier nicht ändern.
• Sperren / Entsperren: Ein gesperrtes Konto kommt nicht mehr hinein; laufende Sitzungen enden sofort. Die Rechte werden bei jeder Anfrage neu aus der Rolle gelesen – eine Herabstufung wirkt ebenso sofort, nicht erst beim nächsten Anmelden.
• Zwei-Faktor zurücksetzen: wenn Handy und Ersatzcodes verloren sind, siehe Zwei-Faktor-Anmeldung.
• Schnellzugriff vorgeben: unter dem Namen – legt fest, was die Person oben in der Leiste griffbereit hat. Angeboten wird, was sie mit ihrer Rolle sieht; sie kann es danach selbst ändern.

Gelöscht werden Konten nicht, sondern gesperrt – was jemand getan hat, bleibt so im Prüfprotokoll einer Person zugeordnet.

Der letzte Inhaber

Ein Betrieb braucht immer mindestens einen aktiven Inhaber, sonst könnte niemand mehr Benutzer verwalten oder das Abo ändern:

Der letzte Inhaber kann nicht herabgestuft oder gesperrt werden.

Wer die Leitung übergibt, macht die neue Person erst zum Inhaber und stuft sich dann selbst herab – über das Konto des neuen Inhabers.

Per E-Mail einladen

Der übliche Weg: Der Eingeladene legt sein Passwort selbst fest.

1. In der Karte Per E-Mail einladen die Adresse eintragen, auf Wunsch Vor- und Nachname, und die Rolle wählen.
2. Einladung senden.

Der Link in der Mail gilt sieben Tage:

Einladung an meyer@example.com verschickt. Der Link gilt 7 Tage.

Bis zur Annahme steht die Einladung unter Offene Einladungen. Erneut senden verschickt einen neuen Link – es gilt immer nur der neueste. Zurückziehen macht ihn ungültig. Hat die Person schon ein Konto in einem anderen Betrieb mit WorkOffice, meldet sie sich mit dessen Passwort an und wechselt danach oben in der Kopfzeile zwischen den Betrieben.

So bekommt auch die Kanzlei ihren Zugang – siehe Steuerberater-Zugang.

Mit Startpasswort anlegen

Ohne Einladung geht es so: In der Karte Mit Startpasswort anlegen E-Mail, Name, Rolle und ein Startpasswort mit mindestens zehn Zeichen eintragen, Hinzufügen. Das Startpasswort gibt man der Person persönlich; sie sollte es nach der ersten Anmeldung unter Mein Konto ändern.

Eine E-Mail-Adresse gibt es je Betrieb nur einmal:

Diesen Benutzer gibt es im Betrieb bereits.

Wie viele Benutzer

Jedes Paket umfasst eine Zahl von Benutzern – Start einen, Buchhaltung drei, Komplett zehn. Gezählt werden aktive Konten und offene Einladungen; Steuerberater zählen nie mit. Die Grenze gilt auf jedem Weg zu einem aktiven Konto: beim Einladen, beim Anlegen mit Startpasswort, beim Entsperren und beim Rollenwechsel vom Steuerberater zu einer anderen Rolle. Wer darüber käme, bekommt eine Meldung mit dem Paket und dem Weg zu einem größeren:

Ihr Paket „Start“ umfasst 1 Benutzer (Steuerberater zählen nicht mit). Für mehr Benutzer wechseln Sie unter Einstellungen → Abo in ein grösseres Paket.

Die Rolle Steuerberater gibt es auf denselben Wegen erst ab dem Paket „Buchhaltung“ – ein Konto lässt sich im Paket Start also weder als Steuerberater anlegen noch dazu machen oder als solches entsperren. Namen ändern und Sperren gehen immer. Siehe Abo und Pakete.

Zwei-Faktor anbieten

Auf derselben Seite steht für den Inhaber der Schalter Zwei-Faktor-Anmeldung anbieten – ab Werk an. Was er bewirkt, steht unter Zwei-Faktor-Anmeldung.

Anlegen, Einladen, Zurückziehen, Rollen- und Statuswechsel stehen im Prüfprotokoll.