Belegempfang per E-Mail einrichten
Jeder Betrieb kann eine eigene, geheime Empfangsadresse für Belege bekommen. Lieferanten schicken ihre Rechnungen dorthin, oder man leitet Rechnungsmails weiter. Jeder Anhang – PDF, E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) oder Foto – landet als eigener Beleg im Belegeingang, wird dort erkannt und bekommt einen Buchungsvorschlag. In der Regel dauert das ein bis zwei Minuten.
Dieser Artikel beschreibt nur die Einrichtung. Wie man mit den Belegen im Eingang weiterarbeitet, steht unter Belege erfassen.
Zu finden unter Einstellungen → Belegempfang per E-Mail. Die Seite sehen alle, die Belege einreichen dürfen (Recht expense:write); Adresse und Absenderfilter ändern Inhaber und Büro (Recht settings:update). Der Belegempfang gehört zum Paket Buchhaltung. Ohne ihn – etwa nach einem Wechsel nach „Start“ – lassen sich Adresse und Absenderfilter nicht mehr ändern, und Mails an die bisherige Adresse werden nicht mehr angenommen: Sie stehen nur noch mit dem Ergebnis Nicht im Paket in der Liste unten, im Belegeingang kommt nichts an.
Voraussetzung auf dem Server
Die Mails holt WorkOffice aus einem Postfach, das der Betreiber des Servers einrichtet. Fehlt es, sagt die Seite:
Auf diesem Server ist der Belegempfang per E-Mail noch nicht eingerichtet. Der Betreiber trägt dafür ein Postfach und das Adressmuster ein
Adresse anlegen
Adresse anlegen erzeugt die Empfangsadresse; Adresse kopieren legt sie in die Zwischenablage. Diese Adresse gibt man Lieferanten als Rechnungsadresse oder richtet im eigenen Postfach eine Weiterleitung ein.
Der eigentliche Schutz ist, dass niemand die Adresse kennt. Werfen trotzdem Fremde Belege ein, erzeugt Neue Adresse erzeugen eine neue:
Neue Adresse erzeugen? Die bisherige gilt sofort nicht mehr – Weiterleitungen und Lieferanten, die sie kennen, müssen auf die neue umgestellt werden.
Erlaubte Absender
Leer nimmt die Adresse Belege von jedem an, der sie kennt. Sonst trägt man eine Zeile je Absender ein – eine E-Mail-Adresse oder eine Domain, die dann auch für Unterdomains gilt; höchstens 50 Einträge. Mails anderer Absender werden nicht angenommen.
Absender lassen sich fälschen – der Filter ist eine Ergänzung, kein Ersatz für die geheime Adresse.
Eingegangene Mails
Unten listet die Seite die letzten Mails mit Absender, Betreff und Ergebnis:
| Ergebnis | Bedeutung |
|---|---|
| Angenommen | die Anhänge liegen im Belegeingang |
| Schon vorhanden | derselbe Beleg war schon im Eingang |
| Kein Beleg | die Mail hatte keinen passenden Anhang |
| Absender nicht erlaubt | vom Absenderfilter abgewiesen |
| Zu groß | Mail oder Anhang über der Grenze |
| Tagesgrenze erreicht | zu viele Belege in 24 Stunden |
| Nicht im Paket | der Belegempfang gehört nicht (mehr) zum Paket – die Mail wurde nicht angenommen |
Je Anhang steht, was aus ihm wurde. Einige Grenzen schützen vor Massenmails: höchstens 20 Anhänge je Mail, je Datei höchstens 15 MB; eine Mail über 40 MB wird nicht ganz geladen, nur ihr Kopf steht im Protokoll. Das Protokoll der Mails bleibt 90 Tage stehen.
Benachrichtigt werden
Wer möchte, bekommt bei jedem neuen Beleg per E-Mail eine Nachricht aufs Handy – siehe Telegram-Benachrichtigungen. Adresse und Absenderfilter zu ändern steht im Prüfprotokoll. Den Stand zeigt auch Verwaltung → Integrationen.