Auswertungen

Unter Buchhaltung → Auswertungen & Steuern rechnet WorkOffice aus Rechnungen, Zahlungen, Eingangsbelegen, Kassenbuch und Anlagen die Zahlen für Betrieb, Finanzamt und Steuerberater. Nichts davon wird von Hand gepflegt – was im Programm erfasst ist, steht in den Auswertungen.

Lesen dürfen Inhaber, Büro und Steuerberater (Recht report:read). Der Überblick und die offenen Posten gehören zu jedem Paket – wer Rechnungen schreibt, muss sehen, was offen ist. Der Menüpunkt Auswertungen trägt deshalb auch im Paket Start kein Schloss. Alle übrigen Auswertungen gehören zum Paket Buchhaltung. Ohne das Paket sind sie ganz gesperrt, auch zum Lesen – anders als Belege oder Kassenbuch sind sie keine aufzubewahrende Unterlage, sondern selbst die Leistung.

Die Reiter oben: Überblick, Offene Posten, Umsatzsteuer, ZM, EÜR, GuV, BWA, Statistik, Liquidität. Die steuerlichen davon beschreibt Steuerliche Auswertungen.

Überblick

Vier Kennzahlen, jede führt zur passenden Auswertung:

• Offene Forderungen – Summe und Zahl der offenen Rechnungen, davon überfällig
• Offene Verbindlichkeiten – unbezahlte Eingangsbelege
• Nächste Umsatzsteuer – Betrag und Fälligkeit des nächsten Termins, notfalls geschätzt
• Umsatzsteuer des Jahres – bisher und hochgerechnet

Darunter die Kacheln der einzelnen Berichte und der Weg zu Einstellungen → Steuern.

Im Paket Start fallen die beiden Umsatzsteuer-Kacheln weg. Die Berichte außer den offenen Posten tragen dann ein Schloss wie ein Menüpunkt außerhalb des Pakets, und oben steht der Hinweis:

Umsatzsteuer, EÜR, GuV, BWA und die übrigen Auswertungen gehören zum Paket „Buchhaltung“. Die offenen Posten gibt es in jedem Paket.

Wer das Abo verwalten darf, findet daneben den Weg Paket wechseln.

Offene Posten

Offene Rechnungen (Forderungen) und unbezahlte Eingangsbelege (Verbindlichkeiten) zu einem Stichtag – ab Werk heute. Guthaben von Kunden aus Stornorechnungen und Rechnungskorrekturen stehen bei den Forderungen mit Minus, bis sie zurückgezahlt sind. Filtern lässt sich nach Art (beide, nur Forderungen, nur Verbindlichkeiten), nach Alter und mit einer Suche nach Nummer, Kunde oder Lieferant.

Die Altersstruktur teilt nach Fälligkeit ein: nicht fällig, 1–30 Tage, 31–60 Tage, 61–90 Tage, mehr als 90 Tage überfällig. Die Liste gibt es als PDF und als CSV – wie die offenen Posten selbst in jedem Paket.

Statistik

Für ein gewähltes Jahr:

• Umsatz netto nach Rechnungsdatum, Stornos abgezogen – als Säulendiagramm je Monat im Vergleich zum Vorjahr und als Säulendiagramm der letzten fünf Jahre
• Angebotsquote – angenommene geteilt durch entschiedene Angebote (angenommen, abgelehnt, abgelaufen); offene zählen noch nicht. Dazu die offenen Angebote mit ihrem Wert.
• Zahlungsdauer – wie viele Tage Kunden im Schnitt nach Rechnung bzw. nach Fälligkeit zahlen, auch je Kunde
• Top-Kunden und Umsatz je Artikel oder Leistung

Liquidität

Der Kontostand heute und eine Vorschau über 13 Wochen oder 12 Monate – im Diagramm Einzahlungen nach oben, Auszahlungen nach unten, der Kontostand als Linie. In die Vorschau gehen ein:

• offene Forderungen zum erwarteten Zahlungstag: Rechnungsdatum plus die übliche Zahlungsdauer des Kunden, ohne Erfahrungswerte die Fälligkeit
• unbezahlte Eingangsbelege
• die Umsatzsteuer-Termine
• wiederkehrende Ausgaben, die WorkOffice aus den Bankumsätzen erkennt – ab drei gleichmäßigen Zahlungen an dieselbe Gegenseite
• Planposten: erwartete Zahlungen ohne Beleg, etwa Darlehensraten, Anschaffungen oder andere Steuern, einmalig oder wiederkehrend

Damit die Vorschau mit einem echten Betrag beginnt, braucht jedes Bankkonto einen Kontostand zu einem Stichtag (laut Kontoauszug); die Umsätze danach rechnet WorkOffice dazu. Ohne Kontostand zeigt die Vorschau nur Ein- und Auszahlungen:

Für kein Bankkonto ist ein Kontostand gepflegt – die Vorschau zeigt nur Ein- und Auszahlungen. Bitte unten einen Saldo zu einem Stichtag eintragen.

Drei Regler spielen Szenarien durch: Zahlungen später (Tage), Forderungsausfall (%) und Kosten +/- (%). Einkommen-, Gewerbe- und Lohnsteuer kennt WorkOffice nicht – sie gehören als Planposten hinein.

Kontostände pflegt, wer die Bank bearbeiten darf (bank:write); Planposten, wer Auswertungen pflegen darf (report:write) – beides Inhaber und Büro.

Gut zu wissen

Auf jeder steuerlichen Auswertung steht:

Diese Auswertung ist eine Hilfe aus den in WorkOffice erfassten Daten. Sie ersetzt keine Steuerberatung; die Abgabe beim Finanzamt und die Verantwortung für die Richtigkeit liegen beim Betrieb bzw. seinem Steuerberater.

In die steuerlichen Zahlen gehen Rechnungen mit ihren Zahlungen, Eingangsbelege, erfasste Zahlungen ans Finanzamt, Kassenbuch und Anlagen ein. Ein Beleg, der noch im Belegeingang liegt und nicht als Ausgabe übernommen ist, zählt noch nicht; ein Bankumsatz allein ist keine Buchung, erst seine Zuordnung zu Rechnung oder Beleg. Siehe Bank und Zahlungen und Einkauf.