Drucklayout und Briefpapier

Unter Einstellungen → Drucklayout legt der Betrieb fest, wie Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen und Bestellungen als PDF aussehen. Anschriftfeld und Informationsblock bleiben dabei nach DIN 5008 an ihrem Platz – damit die Anschrift ins Fensterkuvert passt, lässt sich daran nichts verschieben.

Ändern dürfen Inhaber und Büro (Recht settings:update).

Logo

Hochladen lässt sich das Logo hier oder unter Firmendaten (PNG oder JPEG, bis 1 MB, in RGB). Dazu wählt man:

• Position des Logos: Links, Mitte oder Rechts (ab Werk rechts)
• Größe des Logos: Klein, Mittel oder Groß (ab Werk mittel)

Ohne Logo steht oben der Firmenname in der Akzentfarbe.

Eigenes Briefpapier

Wer gedrucktes Briefpapier hat, lädt es als PDF, PNG oder JPEG hoch – DIN A4 hochkant, bis 5 MB. Es liegt dann unter jedem Brief.

• Erste Seite und Folgeseiten bekommen je ein eigenes Briefpapier. Ohne Briefpapier für die Folgeseiten bleiben sie weiß – oder man nimmt mit Briefpapier der ersten Seite auch auf den Folgeseiten dasselbe.
• Abstand oben auf Folgeseiten (15 bis 80 mm, ab Werk 20) – größer, wenn das Briefpapier der Folgeseiten oben einen Kopf hat.

Ein PDF wird beim Hochladen in ein Bild umgewandelt. Der Grund: So bleibt jede Rechnung ein gültiges PDF/A mit eingebetteter E-Rechnung.

Was der Brief selbst druckt

Hat das Briefpapier schon Kopf, Absenderzeile oder Fußzeile, schaltet man sie hier aus – sonst stehen sie doppelt:

• Logo bzw. Firmenname oben – der Briefkopf der ersten Seite
• Absenderzeile über der Anschrift – die kleine Zeile, die im Fenster des Kuverts zu sehen ist
• Fußzeile mit Firmendaten – Anschrift, Kontakt, Steuernummer, Bankverbindung
• Falz- und Lochmarken am linken Rand

Wer die Fußzeile ausschaltet, muss die Pflichtangaben auf dem Briefpapier haben:

Anschrift, Kontakt, Steuernummer und Bankverbindung – ohne sie müssen die Pflichtangaben auf dem Briefpapier stehen.

Schrift und Farbe

Schrift: DejaVu Sans (Standard), Liberation Sans (wie Arial), Liberation Serif (wie Times) oder Carlito (wie Calibri). Alle können Umlaute, € und osteuropäische Buchstaben.

Akzentfarbe: aus der Auswahl oder als eigener Farbcode. Eine zu helle Farbe nimmt WorkOffice nicht:

Zu hell – auf weißem Papier kaum lesbar. Bitte eine dunklere Farbe wählen.

Ab Werk färbt die Akzentfarbe nur den Firmennamen, wenn kein Logo hinterlegt ist. Akzentfarbe auch für Überschrift und Linien färbt mehr.

Vorschau

Die Vorschau zeigt an einer Musterrechnung mit den eigenen Firmendaten, wie das Ergebnis aussieht – auch mit noch nicht gespeicherten Änderungen. Als PDF öffnen öffnet sie in voller Größe; auf dem Handy ist das der Weg zur Vorschau. Änderungen verwerfen geht zurück zum gespeicherten Stand, Standard wiederherstellen zu den Werkseinstellungen.

Was mit alten Belegen geschieht

Nichts:

Gilt für Entwürfe und neue Belege. Festgeschriebene Belege behalten ihr Aussehen – sie sind unveränderbar archiviert (GoBD).

Auch wer Logo oder Briefpapier entfernt, ändert keinen festgeschriebenen Beleg. Jede Änderung am Layout, am Briefpapier und am Logo steht im Prüfprotokoll.