Kunden und Artikel einlesen

Wer von einem anderen Programm oder aus Excel kommt, muss seine Kunden und Artikel nicht abtippen. Importieren steht in der Kundenliste, in der Lieferantenliste und unter Artikel & Leistungen. Für die Datenübernahme aus Lexware Office gibt es einen eigenen Weg, der auch Belege übernimmt – siehe Datenübernahme aus Lexware Office.

Importieren darf, wer Kontakte bzw. Artikel anlegen darf (customer:write bzw. article:write).

Die Datei

CSV-Datei mit Semikolon, Komma oder Tabulator als Trennzeichen, in UTF-8 oder Windows-1252. Beides wird erkannt, niemand muss wissen, was er hat.
In der ersten Zeile stehen die Spaltenüberschriften.
Eine Excel-Datei (.xlsx) selbst geht nicht. In Excel: Datei → Speichern unter → CSV (Trennzeichen-getrennt) oder CSV UTF-8.
Höchstens 5 MB und 10.000 Zeilen je Import – mehr passt nicht sinnvoll in einen Prüflauf.

Exporte aus sevDesk, WISO, Lexware und anderen Programmen passen meist ohne Änderung. Wer selbst eine Liste baut, lädt sich unter Vorlage herunterladen eine CSV-Datei mit allen Spalten und Beispielzeilen.

Vier Schritte

Datei wählen oder hineinziehen.
Zuordnen: WorkOffice schlägt zu jeder Spalte ein Feld vor. Prüfen, bei Bedarf ändern; Spalten mit nicht übernehmen bleiben außen vor. Bei Kontakten wird hier auch gewählt, ob alle Zeilen als Kunden, Lieferanten oder Kunden und Lieferanten angelegt werden.
Prüfen: Ein Prüflauf zeigt, was angelegt würde – noch ist nichts gespeichert. Fehlerhafte und doppelte Zeilen stehen einzeln da und lassen sich als CSV herunterladen.
Importieren: Die Datensätze werden sofort angelegt.

Pflicht ist bei Kontakten eine Spalte für Firma oder Nachname, bei Artikeln eine für die Bezeichnung.

Doppelte werden übersprungen

Nichts wird überschrieben:

Kontakte gelten als doppelt bei gleicher Nummer, gleicher E-Mail-Adresse oder gleichem Namen mit PLZ.
Artikel gelten als doppelt bei gleicher Artikelnummer, ohne Nummer bei gleicher Bezeichnung.

Doppelt heißt: im Bestand oder weiter oben in derselben Datei. Übersprungene Zeilen kann man berichtigen und noch einmal einlesen – was schon angelegt ist, wird dabei als doppelt erkannt und nicht ein zweites Mal angelegt.

Was beim Einlesen geglättet wird

Kundennummer: wird übernommen, wenn sie frei ist; leer gibt es die nächste freie Nummer. Danach zählt WorkOffice hinter der höchsten übernommenen Nummer weiter – kein neuer Kunde bekommt eine übernommene (siehe Nummernkreise).
PLZ: Vierstellige deutsche PLZ bekommen die führende Null zurück, die Excel weggelassen hat.
Land: Name oder Kürzel („Deutschland“, „Austria“, „CH“); leer gilt Deutschland.
Hausnummer in eigener Spalte wird an die Straße angehängt, Mobil ins Telefonfeld übernommen.
Zahlungsziel: ganze Tage von 0 bis 365, auch „14 Tage“.
Artikelpreis: „1.234,50“ oder „1234.50“. Gibt es nur einen Bruttopreis, rechnet WorkOffice mit dem Steuersatz auf netto zurück.
Steuersatz: 19, 7 oder 0; leer gilt 19 %.
Einheit: Stk, Std, m, kg, pauschal …; leer gilt Stück.
Art des Artikels: Material, Arbeit oder Sonstiges; leer gilt Arbeit bei Zeiteinheiten, sonst Material.

Nicht rückgängig zu machen

Die Datensätze werden sofort angelegt. Ein Import lässt sich nicht auf einen Schlag rückgängig machen.

Deshalb lohnt der Blick auf den Prüflauf. Angelegte Kontakte lassen sich danach einzeln archivieren.

Siehe auch Kunden und Lieferanten und Artikel und Leistungen.