Lizenz

Auf einem Server beim Kunden braucht WorkOffice Pro eine Lizenz für jeweils ein Jahr (Preis auf der Preisseite): alle Funktionen, beliebig viele Benutzer, eine Installation. Es gibt keine Pakete und keine Benutzergrenze – begrenzt ist nur die Laufzeit. Gekauft wird auf https://license.workoffice-pro.de/kaufen; den Schlüssel (WOPRO-…) gibt es danach per Mail. Rechnungen, Zahlungsart und Kündigung laufen über https://license.workoffice-pro.de/kundenportal. Eine Probelizenz gibt es nicht – ausprobieren lässt sich WorkOffice in der Cloud.

In der Cloud (app.workoffice-pro.de) gibt es keine Lizenz; dort gilt das Abo.

Eingeschaltet wird sie mit den fertigen Abbildern

Die Prüfung schaltet docker-compose.kunde.yml ein (siehe Mit Docker betreiben): Sie setzt LIZENZ_PFLICHT fest auf true – in docker-compose.selfhost.yml steht ab Werk false – und hängt lizenz/public.pem ein. Dieselbe Datei schaltet die Abo-Abrechnung aus – die Lizenz ersetzt sie.

Wer nur mit docker-compose.selfhost.yml aus dem Quellcode baut, setzt LIZENZ_PFLICHT=true selbst in die .env und den öffentlichen Schlüssel als LICENSE_PUBLIC_KEY (PEM in einer Zeile, Zeilenumbrüche als \n); die Datei lizenz/public.pem hängt nur docker-compose.kunde.yml ein. Die Compose-Datei reicht beides an die API weiter, ebenso LICENSE_KEY und LICENSE_SERVER_URL. Ohne LIZENZ_PFLICHT=true prüft WorkOffice keine Lizenz und zeigt dazu auch nichts an.

Einrichten

1. Den öffentlichen Schlüssel des Lizenzservers ablegen – einmal, neben der .env:

mkdir -p lizenz
curl -s https://license.workoffice-pro.de/public-key | jq -r .publicKey > lizenz/public.pem

Gegen ihn prüft der Server jede Bestätigung. Er gehört fest in die Installation und wird bewusst nicht bei jedem Start geholt: Wer die Verbindung umleitet, lieferte sonst seinen eigenen Schlüssel gleich mit.

2. Starten wie unter Aktualisieren mit fertigen Abbildern.

3. Den Lizenzschlüssel eintragen – einer von zwei Wegen:

• In der Oberfläche unter Einstellungen → Lizenz mit Speichern und prüfen. Das darf nur der Inhaber des ersten Betriebs auf dem Server. Die Lizenz gilt für alle Betriebe der Installation; dürfte jeder Inhaber sie tauschen, könnte ein beliebiger Betrieb – bei offener Registrierung jeder, der den Server erreicht – alle anderen auf „nur lesen“ stellen. Alle anderen sehen den Stand.
• Oder als LICENSE_KEY=WOPRO-… in der .env, danach up -d. Dieser Weg geht dem aus der Oberfläche vor; die Seite zeigt dann nur noch den Stand.

Der Server braucht dafür ausgehend HTTPS (Port 443) zu license.workoffice-pro.de, und zwar direkt – ein Proxy für ausgehende Verbindungen wird bei der Lizenzprüfung nicht benutzt.

Wie geprüft wird

Beim Start und danach täglich; nach einem Fehlschlag stündlich. Übertragen werden nur der Lizenzschlüssel und eine zufällige Kennung der Installation – keine Belege, Kunden oder Benutzer. Der Hersteller vermerkt jede Anfrage mit Zeitpunkt und IP-Adresse.

Oben auf jeder Seite steht ein Hinweis, sobald der Lizenzserver nicht erreichbar ist (mit dem Datum, bis zu dem es weitergeht) und wenn die Lizenz in weniger als 14 Tagen endet. Eine online gekaufte Lizenz gilt 14 Tage über das bezahlte Jahr hinaus, bis die Verlängerung abgebucht ist.

Ohne gültige Lizenz: nur lesen, nicht gesperrt

WorkOffice Pro sperrt nicht, sondern steht auf „nur lesen“. Belege müssen acht bis zehn Jahre aufbewahrt und vorgelegt werden können (§ 147 AO); eine Vollsperre nähme dem Betrieb den Zugriff auf seine eigenen Buchhaltungsunterlagen. Deshalb gehen immer: anmelden, alles ansehen und herunterladen, DATEV-Export, Datenüberlassung für die Betriebsprüfung, Prüfung des Archivs, Kassenabschluss und TSE-Export, das eigene Konto – und das Eintragen der Lizenz. Alles andere, was schreibt, weist die API mit 402 ab, auch über API-Schlüssel:

Für diesen Server liegt keine gültige Lizenz vor – WorkOffice Pro ist auf „nur lesen“ gestellt. Ansehen und Exportieren geht weiter; neue Einträge sind wieder möglich, sobald die Lizenz gültig ist (Einstellungen → Lizenz).

Serverumzug und Wiederherstellung

Die Kennung der Installation entsteht beim ersten Start und liegt in der Datenbank. Wer aus der Sicherung wiederherstellt – auch auf einem neuen Server –, übernimmt sie, und die Lizenz läuft weiter. Wer dagegen neu einrichtet (leere Datenbank) und denselben Schlüssel einträgt, bekommt „an eine andere Installation gebunden“. Dann löst der Hersteller die Bindung, und Jetzt prüfen bindet neu.

Wenn die Lizenz nicht trägt

Unter Einstellungen → Lizenz steht, woran es liegt: