Lexware-Archiv
Bei der Datenübernahme aus Lexware Office übernimmt WorkOffice Kunden, Artikel, Rechnungen, Zahlungen, Mahnungen und Ausgaben als eigene Datensätze. Zusätzlich legt es jedes Objekt so ab, wie Lexware es geliefert hat – im Lexware-Archiv. Es ist der Nachweis, was woher kam, und der Ort zum Nachschlagen bei Belegarten, die WorkOffice nicht als eigenen Datensatz führt.
Zu finden unter Verwaltung → Lexware-Archiv. Sehen darf es, wer Belege lesen darf (Recht document:read) – also alle Rollen. Es steckt in jedem Paket. Solange keine Datenübernahme lief, ist es leer:
Das Archiv ist leer. Es füllt sich bei der Datenübernahme aus Lexware.
Was drinsteht
Kontakte, Artikel, Rechnungen, Abschlagsrechnungen, Rechnungskorrekturen und Gutschriften, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Mahnungen, Buchhaltungsbelege, Zahlungen, wiederkehrende Vorlagen, Profil und Buchungskategorien – dazu die Dateien: Original-PDFs, E-Rechnungen, Belegbilder. Auch die Exporte, die man bei der Datenübernahme selbst hochlädt (Kontoumsätze, Betriebsprüfer-Export, Protokoll, sonstige Archivdateien), liegen hier unverändert.
Oben filtert man nach Art, daneben sucht man nach Nummer oder Name. Die Liste zeigt je Eintrag Nummer und Art, Name, Dateien und – wenn es einen gibt – den Verweis auf den Datensatz in WorkOffice. Arten, die WorkOffice nicht selbst führt, sind gekennzeichnet:
Diese Art führt WorkOffice nicht als eigenen Datensatz – sie liegt nur hier im Archiv.
Ein Eintrag
Geöffnet zeigt ein Eintrag Art, Nummer und Herkunft, die wichtigsten Angaben, die Dateien zum Öffnen oder Herunterladen und die Originaldaten:
Genau so, wie Lexware sie über die Schnittstelle geliefert hat. Feldnamen sind die von Lexware.
Als JSON anzeigen zeigt sie roh. An übernommenen Belegen in WorkOffice weist das Abzeichen aus Lexware auf die Herkunft hin; der Verlauf aus dem Lexware-Protokoll steht mit dem ursprünglichen Zeitpunkt am Beleg.
Unveränderbar und aufbewahrt
Die Einträge lassen sich nicht ändern. Löschen sperrt die Datenbank bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist, je nach Art:
| Art | Frist |
|---|---|
| Rechnungen, Abschlagsrechnungen, Gutschriften, Buchhaltungsbelege, Zahlungen | 8 Jahre |
| Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Mahnungen, wiederkehrende Vorlagen | 6 Jahre |
| Kontakte, Artikel, Profil, Buchungskategorien, Exportdateien und alles Übrige | 10 Jahre |
Lieferscheine bekommen vorsichtshalber die 6 Jahre der Geschäftsbriefe: Ihre Frist endet zwar schon mit dem Versand der Rechnung, den kennt das Archiv aber nicht. Unbekanntes landet bei der längsten Frist – zu lange aufbewahrt ist kein Verstoß, zu früh gelöscht schon. Die Einträge stehen auch im GoBD-Archiv und werden von dessen Integritätsprüfung erfasst.
Und der Steuerberater?
Übernommene Belege gehen nicht noch einmal an DATEV – sie sind schon über Lexware beim Steuerberater gewesen. Die Buchhaltung aus Lexware selbst (Buchungen, Kontenblätter) liefert die Lexware-Schnittstelle nicht; sie bleibt im Betriebsprüfer-Export, den WorkOffice hier unverändert aufbewahrt. Er bleibt das maßgebliche Original für das Finanzamt.