Beleg online teilen und Kundenportal

Kunden brauchen kein Konto in WorkOffice, um ihre Belege zu sehen. Es gibt zwei Arten geheimer Links:

Beleg online teilen – ein Link zu genau einem Beleg.
Kundenportal – ein Link je Kunde zu allen seinen Belegen (oder einer Auswahl).

Hinter beiden Links kann der Kunde den Beleg ansehen, das PDF und – bei Rechnungen – die E-Rechnung laden, Angebote annehmen oder ablehnen und offene Rechnungen online bezahlen, sofern ein Zahlungslink eingerichtet ist. Entwürfe sieht er nie.

Links anlegen, ändern und widerrufen darf, wer Belege versenden darf (document:send) – ab Werk Inhaber und Büro.

Einen Beleg teilen

In jedem festgeschriebenen Beleg steht der Kasten Online teilen (bei Angeboten Online teilen & annehmen lassen):

Wahlweise Gültig bis eintragen – leer gilt der Link bis zum Widerruf.
Link erzeugen.
Den Link kopieren, über Per E-Mail ins eigene Mailprogramm geben oder Per WhatsApp teilen bzw. Per Telegram teilen.

Den Link zur Online-Ansicht kann man auch beim Versand per E-Mail mit einfügen lassen. Der Kasten zeigt, wie oft der Link geöffnet wurde und wann zuletzt.

Das Kundenportal

In der Kontaktansicht steht unter Kundenportal der Knopf Kundenportal einrichten. Unter Im Portal sichtbar wird gewählt:

Alle festgeschriebenen Belege des Kunden, oder
Nur einzeln geteilte Belege – nur die, die gerade über einen eigenen Link geteilt sind.

Eine Änderung dieser Wahl behält denselben Link.

Widerrufen und neu erzeugen

Widerrufen (beim Portal: Schließen) legt den Link sofort still.
Neuer Link erzeugt einen neuen – der bisherige funktioniert danach nicht mehr.

Ein widerrufener, abgelaufener oder falscher Link zeigt dem Kunden nur:

Dieser Link ist ungültig oder abgelaufen.

Ob der Link nie gültig war oder widerrufen wurde, verrät die Seite bewusst nicht – sonst ließe sich durch Ausprobieren herausfinden, welche Links es gibt.

Vorsicht beim Erneuern eines Belegs mit Stripe: Der Link „Online bezahlen“ im PDF zeigt auf diese Online-Ansicht. Wer den geteilten Link widerruft oder neu erzeugt, legt auch ihn still. Die Knöpfe für WhatsApp und Telegram verwenden deshalb einen vorhandenen Link weiter, statt einen neuen anzulegen.

Angebot online annehmen

Ein festgeschriebenes, offenes Angebot nimmt der Kunde mit Name und wahlweise einer Nachricht (höchstens 1.000 Zeichen) an oder lehnt es ab. Das Angebot steht danach im Büro auf Angenommen bzw. Abgelehnt, und der Verlauf vermerkt Online angenommen samt Name und Nachricht. Wer Telegram verbunden hat, bekommt auf Wunsch eine Meldung aufs Handy.

Nicht mehr möglich ist eine Antwort, wenn das Angebot schon beantwortet ist oder seine Bindefrist (Gültig bis) abgelaufen ist:

Die Bindefrist dieses Angebots ist abgelaufen. Bitte wenden Sie sich direkt an uns.

Sicherheit

Der Link enthält ein langes Zufallstoken. In der Datenbank steht es nur als Prüfsumme und verschlüsselt – ein Datenbankauszug allein öffnet keinen Beleg.
Jeder Aufruf, jeder Download und jede Antwort erscheint im Verlauf des Kunden unter Online-Aufrufe.
Den Link nur an den Kunden schicken: Wer ihn hat, sieht den Beleg ohne Anmeldung.

Die Seiten des Kundenportals sind deutsch, unabhängig von der Belegsprache.