Barcode-Scanner

Überall, wo Artikel gesucht werden, lässt sich auch scannen: im Kassen-Terminal, in der Inventur, beim Wareneingang, in Bestellungen, in der Artikelliste und in den Positionen von Angeboten, Rechnungen und den übrigen Belegen. Dort steht über der Liste eine Scan-Leiste mit Hand-Scanner bereit, dem Knopf Mit Kamera scannen und dem Schalter Ton.

Welche Scanner gehen

Jeder USB- oder Bluetooth-Scanner im Tastaturmodus (HID, oft „USB-HID“ oder „Keyboard“ genannt). Der Scanner tippt den Code wie eine Tastatur – es braucht keinen Treiber und keine Einrichtung im Programm. Am Scanner sollte stehen:

Einstellung	Wert
Schnittstelle	Tastatur (HID)
Nach dem Code	Enter (auch „CR“ oder „Suffix Enter“); Tab geht auch
Tastaturlayout	Deutsch – sonst kommen Bindestrich, Schrägstrich, Y und Z vertauscht an
Übertragung (Bluetooth)	schnell

Die meisten Scanner sind ab Werk so eingestellt; sonst steht in ihrer Anleitung ein Barcode zum Umstellen. Ein Bluetooth-Scanner lässt sich auch mit Handy oder Tablet koppeln.

So erkennt WorkOffice einen Scan

Ein Feld muss dafür nicht ausgewählt sein. WorkOffice erkennt den Scanner am Tempo: mindestens vier Zeichen, sehr schnell hintereinander (im Schnitt höchstens 40 ms je Zeichen), danach Enter. So schnell tippt niemand – normales Tippen bleibt unberührt, auch mit Enter. Steht der Cursor beim Scannen gerade in einem Feld, landet der Code nicht darin; das Feld behält seinen Inhalt.

Gesucht wird in dieser Reihenfolge:

EAN – gleich, wie sie geschrieben ist: Eine UPC-A mit 12 Ziffern, dieselbe Nummer als EAN-13 mit führender 0 und die kurze UPC-E gelten als dieselbe.
Artikelnummer
Artikelnummer des Lieferanten – sie steht auf den Etiketten des Großhändlers.

Gross- und Kleinschreibung und Leerzeichen zählen nicht. Archivierte Artikel werden nicht gefunden. Haben mehrere Artikel denselben Code, rät WorkOffice nicht: An der Kasse stehen dann nur diese Artikel zur Auswahl, in Artikelliste und Inventur zeigt die Liste sie, sonst nennt die Meldung ihre Namen. Ein unbekannter Code wird mit dem gescannten Code gemeldet:

Unbekannter Code 4000000000006 – kein Artikel hat diese EAN oder Nummer.

Rückmeldung

Jeder Scan zeigt eine farbige Meldung unter der Scan-Leiste, die kurz aufleuchtet – grün erkannt, rot unbekannt, blau „bitte wählen“. Bildschirmleser lesen sie vor.

Der Ton ist aus, bis ihn jemand einschaltet; die Einstellung gilt für dieses Gerät. Ein hoher Ton heisst „erkannt“, zwei tiefe heissen „unbekannt“. Wo das Gerät es kann, vibriert es dazu.

Mit der Kamera scannen

Mit Kamera scannen tippen. Beim ersten Mal fragt der Browser, ob WorkOffice die Kamera benutzen darf – erlauben.
Den Barcode in den Rahmen halten. Erkannt: Der Rahmen leuchtet grün, die Meldung steht unten.
Fertig (oder Esc) schliesst die Kamera.

Wo es weitergeht – Kasse, Wareneingang, Bestellung, Belegpositionen und Inventur mit „+1 je Scan“ –, bleibt die Kamera offen, Code für Code. Dasselbe Etikett zählt erst wieder, wenn es gut eine Sekunde nicht im Bild war: Für den nächsten gleichen Artikel kurz wegschwenken. In der Artikelliste und bei „Menge eingeben“ schliesst die Kamera nach dem ersten erkannten Artikel; ein unbekannter Code lässt sie offen.

Die Kamera liest EAN-13, EAN-8, UPC-A, UPC-E, Code 128, Code 39, ITF und QR-Codes. Für eigene Etiketten mit QR-Code: als Inhalt die Artikelnummer oder die EAN. Den Knopf Taschenlampe gibt es, wo Gerät und Browser sie schalten können (meist Android).

Chrome und Edge auf Android und am Mac erkennen Barcodes selbst. Wo der Browser das nicht kann – heute Safari auf iPhone und iPad, Firefox sowie Chrome und Edge unter Windows –, lädt WorkOffice beim ersten Scannen eine Erkennung (rund 1 MB) vom eigenen Server; danach liegt sie im Browser.

Wenn es nicht geht

Meldung	Was tun
Die Kamera ist für diese Seite gesperrt.	In den Einstellungen des Browsers die Kamera für diese Adresse erlauben (meist über das Schloss neben der Adresse) und Erneut versuchen.
Es wurde keine Kamera gefunden.	Am Rechner ohne Kamera geht nur der Hand-Scanner.
Die Kamera wird gerade von einem anderen Programm benutzt.	Videokonferenz oder Kamera-App schliessen.
Die Kamera geht nur über eine sichere Verbindung.	Browser geben die Kamera nur über https frei – beim eigenen Server siehe HTTPS mit Caddy.

Kassen-Terminal

Ein Scan legt den Artikel in den Bon; jeder weitere Scan desselben Artikels zählt die Menge hoch. Das Suchfeld muss dafür nicht ausgewählt sein. Haben mehrere Artikel den Code, zeigen die Kacheln nur sie, bis einer angetippt ist oder Alle Artikel zeigen. Mehr zum Verkaufen: Kassen-Terminal.

Inventur

Über der Zählliste steht, was ein Scan tut. WorkOffice merkt sich die Wahl je Gerät.

Menge eingeben (Vorgabe): Der Scan springt zum Artikel und setzt den Cursor in Gezählt. Menge tippen, Enter – und der nächste Scan.
+1 je Scan: Jeder Scan zählt ein Stück dazu. Gezählt wird auf dem Server – scannen zwei Leute denselben Artikel in verschiedenen Regalen, geht kein Scan verloren. Das gilt nur für Stückeinheiten (Stück, Satz); bei Meterware, Kilogramm oder Litern springt der Cursor auch hier in das Feld.

Warum „Menge eingeben“ die Vorgabe ist: Im Lager eines Handwerksbetriebs liegt das meiste als Menge – Meterware, Schrauben, Fittings im Karton. Jedes Stück einzeln zu scannen wäre langsamer als zählen und tippen, und ein doppelt gelesenes Etikett würde die Zählung unbemerkt verfälschen. Für einzeln ausgezeichnete Stückware (Geräte, Thermostatköpfe) ist „+1 je Scan“ schneller.

Steht ein gescannter Artikel nicht auf der Zählliste, sagt die Meldung das. Mehr zur Inventur: Inventur.

Wareneingang

Im Formular Wareneingang buchen findet ein Scan die Position des Artikels und erhöht ihre Menge um 1, sonst kommt er als neue Position dazu – mit dem Einkaufspreis aus dem Artikel. Gegen eine Bestellung steht zuerst die offene Menge in der Position; der erste Scan ersetzt sie durch 1, denn ab dann zählt, was tatsächlich aus dem Karton kommt. Nur Artikel mit „Bestand führen“ lassen sich buchen. Mehr: Wareneingang und Warenausgang.

Bestellungen

Im Entwurf einer Bestellung kommt ein gescannter Artikel mit seiner üblichen Bestellmenge dazu (ohne sie mit 1); jeder weitere Scan erhöht um dieselbe Menge. So bestellt ein Scan auf das Etikett am leeren Fach nach. Mehr: Bestellungen.

Angebote, Rechnungen und andere Belege

In den Positionen eines Belegs (auch einer Serienrechnung) kommt ein gescannter Artikel als neue Position mit Bezeichnung, Einheit, Preis und Steuersatz aus dem Artikel dazu. Steht er schon in einer Zeile, zählt deren Menge hoch.

Artikel

In der Artikelliste öffnet ein Scan den Artikel. Ist der Code unbekannt, bietet die Meldung Neuen Artikel mit dieser EAN anlegen an – die EAN steht dann schon im neuen Artikel (bei einem Code, der keine EAN ist: … mit dieser Nummer anlegen).

Ist ein Artikel geöffnet, gehört ein Scan in das Feld EAN / GTIN – Packung scannen statt Ziffern abtippen. Am Handy geht das mit EAN mit der Kamera scannen unter dem Feld. Beim Speichern prüft WorkOffice die EAN:

nur Ziffern, 8 bis 14 Stellen – sonst lässt sie sich nicht speichern; Leerzeichen werden entfernt;
falsche Prüfziffer: nur eine Warnung – hauseigene Codes halten sich nicht immer an die Regeln und dürfen so bleiben;
doppelte EAN: ebenfalls nur eine Warnung mit den Namen der anderen Artikel. Ein Artikel hat genau einen Hauptlieferanten; kauft der Betrieb dasselbe Produkt bei zwei Großhändlern, sind das zwei Artikel mit derselben EAN des Herstellers. Beim Scannen fragt WorkOffice dann, welcher gemeint ist.

Mehr zu Artikeln: Artikel und Leistungen.

Eigener Server

Die Kamera braucht https. Ab Werk setzen weder Caddy noch die Oberfläche eine Content-Security-Policy. Wer eine eigene ergänzt, muss für die Erkennung in Safari und Firefox WebAssembly erlauben (script-src 'self' 'wasm-unsafe-eval'); eine Permissions-Policy muss camera=(self) enthalten. Fremde Server werden beim Scannen nicht angesprochen.