Daten und Sicherheit

Wo liegen die Daten?

In der Cloud auf Servern in einem Rechenzentrum in Deutschland: netcup GmbH, Rechenzentrum Nürnberg – so steht es in der Datenschutzerklärung. Auch die Texterkennung der Belege läuft dort; kein Beleg geht dafür an fremde Dienste.

Auf dem eigenen Server liegen sie dort, wo der Server steht. Nach außen geht dann nur, was der Betrieb selbst einrichtet (Bank, Mail, WorkTime Pro …) und die tägliche Prüfung der Lizenz – mit Lizenzschlüssel und einer zufälligen Kennung der Installation, ohne Belege, Kunden oder Benutzer (siehe Lizenz).

Eine Ausnahme gibt es in beiden Fällen: Adressvorschläge beim Tippen einer Anschrift. Dafür fragt der Server Photon (komoot, OpenStreetMap) und die OpenPLZ API – nur mit dem getippten Teil der Anschrift, ohne Namen und ohne Kennung des Betriebs. Jeder Betrieb kann das unter Einstellungen → Firmendaten, Karte „Belege“, mit dem Schalter „Adressvorschläge aus dem Internet“ abschalten.

Kann ein anderer Betrieb meine Daten sehen?

Nein. Jeder Betrieb ist für sich – getrennt bis in die Datenbank. Jede Tabelle mit Geschäftsdaten trägt die Kennung des Betriebs, und die Datenbank selbst lässt jede Anfrage nur die Zeilen des Betriebs sehen, für den sie läuft (Row-Level-Security). Das ist die zweite Verteidigungslinie: Sollte in der Anwendung einmal eine Prüfung fehlen, hält immer noch die Datenbank. Startet der Server und stellt fest, dass diese Trennung nicht greift, verweigert er den Betrieb.

Wer eine Kennung aus einem anderen Betrieb abruft, bekommt „nicht gefunden“ – die Antwort verrät nicht einmal, ob es den Datensatz gibt.

Wer im Betrieb was sieht

Zugriff hat nur, wen der Betrieb einlädt, mit genau den Rechten seiner Rolle: Inhaber, Büro, Mitarbeiter, Steuerberater (siehe Rollen und Rechte). Programme, die angebunden werden, bekommen einen eigenen Schlüssel mit eigenen, engeren Rechten – nie mehr, als der Mensch hat, der ihn erzeugt. Die Zwei-Faktor-Anmeldung mit einer Authenticator-App kann jede Person für sich einschalten, sofern der Betrieb sie nicht abgeschaltet hat.

Die Verbindung läuft verschlüsselt über HTTPS; die Anmeldung hält im Betrieb ohne HTTPS gar nicht.

Kann jemand Rechnungen nachträglich ändern?

Nicht, wenn sie festgeschrieben sind. Festgeschriebene Belege und ihre Positionen sind unveränderbar – in der Anwendung und zusätzlich per Sperre in der Datenbank, die auch an der Anwendung vorbei greift. Ebenso an DATEV übergebene Eingangsbelege und das Protokoll. Nummern laufen lückenlos. Siehe Festschreiben und GoBD.

Komme ich jederzeit an meine Daten?

Ja – auch ohne laufendes Abo. Dann steht WorkOffice auf „nur lesen“, und Ansehen, Herunterladen, der DATEV-Export und die Datenüberlassung für die Betriebsprüfung gehen weiter. Gesperrt wird nicht, weil ein Betrieb seine Unterlagen acht bis zehn Jahre aufbewahren und vorlegen können muss (§ 147 AO).

Wird gesichert?

Auf dem eigenen Server ist die Sicherung Sache des Betreibers; WorkOffice bringt dafür ein Skript für die nächtliche Sicherung von Datenbank, Belegablage und Einstellungen mit, samt Zweitkopie und Wiederherstellung (siehe Sicherung).

Sicherung ist nicht Aufbewahrung. Die Sicherung schützt vor Ausfällen. Die Aufbewahrung nach GoBD leistet die Anwendung selbst: Festgeschriebene Belege bleiben unverändert, und das GoBD-Archiv prüft regelmäßig, ob alle Dateien noch unverändert da sind; findet es veränderte oder fehlende, bekommt der Inhaber eine E-Mail.

Was der Anbieter in der Cloud im Einzelnen verarbeitet, steht in der Datenschutzerklärung auf https://workoffice-pro.de/datenschutz.