Kontakte und Artikel aus CSV importieren

Kunden und Artikel aus Excel, sevDesk, WISO, Lexware oder einer Branchensoftware muss niemand abtippen. Der CSV-Import übernimmt sie in vier Schritten – und speichert erst, wenn man es ausdrücklich sagt.

Der Weg führt über den Knopf Importieren in der Liste Kunden, Lieferanten oder Artikel & Leistungen. Kontakte importieren darf, wer Kontakte anlegen darf (customer:write – Inhaber, Büro, Mitarbeiter), Artikel, wer Artikel anlegen darf (article:write – Inhaber, Büro). Die Datenübernahme aus Lexware Office mit Belegen beschreibt Datenübernahme aus Lexware Office.

1. Datei

Erwartet wird eine CSV-Datei – mit Semikolon, Komma oder Tabulator als Trennzeichen, in UTF-8 oder Windows-1252. Beides erkennt WorkOffice selbst, niemand muss wissen, was er hat. In der ersten Zeile stehen die Spaltenüberschriften. Höchstens 5 MB und 10.000 Zeilen je Import.

Eine Excel-Datei selbst geht nicht:

Das ist eine Excel-Datei, keine CSV. Bitte in Excel „Datei → Speichern unter“ wählen und als „CSV (Trennzeichen-getrennt)“ oder „CSV UTF-8“ speichern.

Vorlage herunterladen liefert eine CSV mit allen Spalten und Beispielzeilen zum Ausfüllen.

2. Zuordnen

WorkOffice schlägt zu jeder Spalte ein Feld vor – Exporte anderer Programme passen meist ohne Änderung, die Spalten werden an ihren Namen erkannt. Was nicht passt, stellt man um; Spalten mit „nicht übernehmen“ bleiben außen vor.

Pflicht ist bei Kontakten eine Spalte für Firma oder Nachname, bei Artikeln eine für die Bezeichnung. Bei Kontakten wählt man außerdem, ob alle Zeilen als Kunden, Lieferanten oder beides angelegt werden.

Ein paar Felder helfen beim Aufräumen:

PLZ: Vierstellige deutsche PLZ bekommen die führende Null zurück, die Excel weggelassen hat.
Kundennummer: wird übernommen, wenn sie frei ist; leer vergibt WorkOffice die nächste freie. Danach zählt WorkOffice hinter der höchsten übernommenen Nummer weiter – kein neuer Kunde bekommt eine übernommene (siehe Nummernkreise).
Debitorenkonto (DATEV): 10000 bis 69999; leer gilt 10000 plus Kundennummer.
Land: Name oder Ländercode; leer heißt Deutschland.
Hausnummer wird an die Straße angehängt, Mobil ins Telefonfeld übernommen.
Artikel: Preis netto oder – nur ohne Nettopreis – brutto, dann rechnet WorkOffice mit dem Steuersatz zurück. Steuersatz 19, 7 oder 0, leer 19 %. Ohne Art erhält ein Artikel mit Zeiteinheit (Std, Min, Tag) die Art „Arbeit“, sonst „Material“.

3. Prüfen

Prüfen rechnet den Import durch, ohne etwas zu speichern, und zeigt: wie viele Zeilen angelegt würden, wie viele fehlerhaft und wie viele doppelt sind, dazu die ersten Datensätze, wie sie angelegt würden.

Doppelt heißt: Den Datensatz gibt es schon – im Bestand oder weiter oben in der Datei. Bei Kontakten zählt gleiche Nummer, gleiche E-Mail-Adresse oder gleicher Name mit PLZ; bei Artikeln gleiche Artikelnummer, ohne Nummer gleiche Bezeichnung. Doppelte werden übersprungen, nichts wird überschrieben. Fehlerhafte und doppelte Zeilen gibt es jeweils als CSV zum Berichtigen.

4. Importieren

Nach einer Rückfrage werden alle gültigen, nicht doppelten Zeilen auf einmal angelegt – in einer Transaktion. Ein Import lässt sich nicht auf einen Schlag rückgängig machen; geprüft wird deshalb vorher.

Übersprungene Zeilen kann man berichtigen und die Datei noch einmal importieren: Was schon angelegt ist, wird dann als doppelt erkannt und nicht noch einmal angelegt. Jeder Import steht im Prüfprotokoll.

Mehr zu Kunden, Lieferanten und Artikeln unter Kunden und Lieferanten anlegen.