Mahnung erstellen und versenden

Für eine einzelne überfällige Rechnung: unter Verkauf → Mahnwesen in der Zeile der Rechnung auf Mahnung – oder in der Rechnung selbst über Mahnung erstellen. Für viele Rechnungen auf einmal gibt es den Mahnlauf.

Mahnen darf, wer das Recht dunning:write hat – ab Werk Inhaber und Büro.

Der Dialog

Vorbelegt ist alles nach den Einstellungen:

• Stufe – die nächste nach der zuletzt verschickten; daneben steht, was offen ist und welche Stufe zuletzt ging.
• Mahndatum – heute.
• Zahlungsfrist – Mahndatum plus Frist je Stufe; sie muss nach dem Mahndatum liegen.
• Mahngebühr (€) – die Gebühr der Stufe; darunter Zu zahlen mit dem Gesamtbetrag.
• Verzugszinsen und Verzugspauschale 40 € – zum Ab- oder Zuschalten für diese eine Mahnung; darunter die Zinsberechnung. Siehe Verzugszinsen und Pauschale.
• Text – der Standardtext der Stufe mit eingesetzter Frist.

Beim Wechsel der Stufe werden Gebühr, Frist und Text neu vorgeschlagen.

Mit Zahlungserinnerung erstellen (bzw. 1. Mahnung erstellen …) entsteht das Mahnschreiben.

Was abgewiesen wird

Gemahnt wird nur, was wirklich offen und überfällig ist:

Rechnung RE-2026-0042 ist bezahlt und kann nicht gemahnt werden.

Rechnung RE-2026-0042 ist erst am 03.11.2026 fällig.

Auch Entwürfe und stornierte Rechnungen lassen sich nicht mahnen – mahnen kann man nur, was der Kunde schuldet.

Das Mahnschreiben

Es enthält die offene Rechnung als Tabelle (Datum, Fälligkeit, Betrag, bezahlt, offen), die Verzugszinsen je Zeitraum zum Nachrechnen, Gebühr und Pauschale, den Gesamtbetrag, die Frist und einen GiroCode über den Gesamtbetrag. Es wird beim Erstellen als PDF archiviert.

Eine Mahnung ändert die Rechnung nicht. Sie selbst lässt sich nach dem Erstellen nicht mehr ändern, und löschen lässt sie sich erst nach Ende der Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren – ein abgesandtes Mahnschreiben ist ein Geschäftsbrief, und die Datenbank sperrt das Löschen vorher. Wer sich vertan hat, erstellt ein neues Schreiben.

Das PDF des Mahnschreibens ist immer deutsch, auch bei englischer Belegsprache; die E-Mail dazu folgt der Belegsprache.

Per E-Mail versenden

Im geöffneten Mahnschreiben PDF öffnen zum Drucken oder Per E-Mail versenden:

• Empfänger – die E-Mail-Adresse der Rechnung bzw. des Kunden. Fehlt sie, muss sie von Hand eingetragen werden.
• Betreff und Nachricht – aus der Vorlage Zahlungserinnerung / Mahnung unter Einstellungen → E-Mail-Versand → Vorlagen, in der Belegsprache der Rechnung. Platzhalter wie {stufe}, {frist}, {offen}, {gebuehr}, {zinsen}, {pauschale} und {gesamt} sind schon gefüllt.
• Signatur und gespeicherte Anhänge wie beim Belegversand.

Das Mahnschreiben wird als PDF angehängt.

Gesendet wird über den Mailserver des Betriebs – ohne ihn erscheint derselbe Hinweis wie beim Versand von Belegen. Nach dem Senden trägt das Schreiben Versendet, und die Zeitleiste des Kunden vermerkt es.

Mahnschreiben bekommen keinen Zahlungslink.