GoBD-Archiv
Rechnungen, Eingangsbelege, DATEV-Exporte und Geschäftsbriefe muss ein Betrieb jahrelang aufbewahren und der Betriebsprüfung vorlegen können (§ 147 AO, § 257 HGB). Das GoBD-Archiv zeigt sie an einer Stelle – mit Frist, Löschsperre und einer Prüfung, dass keine Datei verändert wurde.
Zu finden unter Verwaltung → GoBD-Archiv. Lesen, prüfen und die Daten für die Betriebsprüfung erstellen dürfen Inhaber, Büro und Steuerberater (Rechte archiv:read, archiv:pruefen, archiv:export). Das Archiv steckt in jedem Paket, und auch ohne laufendes Abo lässt es sich ansehen und prüfen – es geht um Pflichten, die nicht mit dem Abo enden.
Unterlagen
Der erste Reiter listet alles, was aufzubewahren ist: Rechnungen, Stornorechnungen, Rechnungskorrekturen, Angebote, Mahnungen, Eingangsbelege, DATEV-Exporte, versendete E-Mails, Dateien der Pendelakte und das Lexware-Archiv. Filtern lässt sich nach Art, Jahr, Kunde oder Lieferant, Betrag und mit einer Volltextsuche.
Jeder Eintrag zeigt, bis wann er aufzubewahren ist. Geöffnet stehen dazu die abgelegten Dateien mit ihrer Prüfsumme und ein Verweis zur Stelle im Programm. Von einer versendeten E-Mail ist nur der Versand gespeichert, nicht ihr Inhalt; ihr Anhang ist das archivierte PDF des Belegs.
Aufbewahrungsfristen
| Frist | Unterlagen | Beispiele |
|---|---|---|
| 10 Jahre | Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Organisationsunterlagen | DATEV-Buchungsstapel, Protokoll, Verfahrensdokumentation, Stammdaten |
| 8 Jahre | Buchungsbelege | Rechnungen, Stornorechnungen, Eingangsbelege, Quittungen, Kontoauszüge |
| 6 Jahre | Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen | Angebote, Auftragsbestätigungen, Mahnungen, versendete E-Mails |
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist:
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB) – eine Rechnung vom Februar 2026 ist bis zum 31.12.2034 aufzubewahren.
Für Buchungsbelege gelten seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz 8 statt 10 Jahre, auch für ältere Belege, deren Frist am 1. 1. 2025 noch lief. Für Dateien der Pendelakte gilt die Art, die beim Hochladen gewählt wurde.
Bis zum Fristende sperrt WorkOffice das Löschen – in der Anwendung und in der Datenbank. Auch das Löschen des ganzen Betriebs scheitert vor Fristende. Festgeschriebene Belege und an DATEV übergebene Eingangsbelege bleiben ohnehin unveränderbar (siehe Festschreiben und GoBD).
Was WorkOffice nicht berechnen kann, steht als Warnung dabei:
Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist – etwa bei laufender Außenprüfung oder offenem Einspruch (§ 147 Abs. 3 AO). Vor dem Löschen bitte mit dem Steuerberater abstimmen.
Integritätsprüfung
Jetzt prüfen berechnet die SHA-256-Prüfsumme jeder abgelegten Datei neu – archivierte Rechnungen, Belegbilder, DATEV-Exporte, Lexware-Originale, Dateien der Pendelakte – und vergleicht sie mit der beim Ablegen gespeicherten. Dazu prüft sie die Hash-Kette des Prüfprotokolls. Jede Prüfung hinterlässt ein Prüfprotokoll mit Auslöser, Ergebnis und Befunden.
WorkOffice prüft außerdem von selbst alle 30 Tage und schreibt dem Inhaber, wenn etwas nicht stimmt. Dann gilt:
Veränderte oder fehlende Dateien bitte aus der Datensicherung wiederherstellen und die Prüfung wiederholen. Den Vorgang in der Verfahrensdokumentation festhalten.
Betriebsprüfung & Doku
Datenüberlassung (Z3): Bei einer Außenprüfung kann das Finanzamt die Daten auf einem Datenträger verlangen (§ 147 Abs. 6 AO). ZIP erstellen liefert für einen gewählten Zeitraum ein Paket im Beschreibungsstandard der Finanzverwaltung – index.xml, DTD und CSV-Dateien für Belege, Positionen, Zahlungen, Kunden, Eingangsbelege, Bankumsätze und das Protokoll. Jeder Abruf steht im Protokoll.
Verfahrensdokumentation: Die GoBD verlangen eine Beschreibung, wie Belege entstehen, erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden. WorkOffice erzeugt daraus eine Vorlage – als PDF oder als Text (Markdown) zum Bearbeiten – aus Firmendaten, Benutzern, Nummernkreisen, Schnittstellen und Prüfprotokollen. Fertig ist sie damit nicht:
Die Vorlage ersetzt keine fertige Verfahrensdokumentation. Bitte die mit „[ergänzen: …]“ markierten Stellen ausfüllen (z. B. Datensicherung, Verantwortliche, Umgang mit Papierbelegen), mit dem Steuerberater abstimmen und bei Änderungen fortschreiben.