Zahlung erfassen

Eine Rechnung ist bezahlt, sobald ihre Zahlungen – samt dabei abgezogenem Skonto – den Bruttobetrag erreichen. Weniger lässt sie offen und zeigt Teilweise bezahlt; mehr ist erlaubt, etwa wenn der Kunde die Mahngebühr mit überweist.

Zahlungen kommen auf drei Wegen an die Rechnung:

• Bankabgleich – die Zahlung kommt vom Konto und wird der Rechnung zugeordnet, meist von selbst. Siehe Bank verbinden.
• Zahlungslink – bei Stripe steht die Online-Zahlung nach dem Bezahlen von selbst an der Rechnung (Zahlart Online (Stripe)). Siehe Zahlungslink.
• Von Hand – für Bargeld, Karte, PayPal oder ein Konto, das nicht verbunden ist.

Von Hand erfassen und entfernen darf, wer das Recht payment:write hat – ab Werk Inhaber und Büro.

Von Hand erfassen

In der Rechnungsansicht unter Beträge auf Zahlung erfassen:

1. Betrag (€) – der Dialog zeigt darüber, was noch offen ist.
2. Zahlungsdatum.
3. Wahlweise Mit Skonto bezahlt bzw. Kunde hat Skonto abgezogen – siehe unten.
4. Zahlungsart: Überweisung, Bar, Karte oder Sonstiges.
5. Zahlung speichern.

Zahlungen gibt es nur zu festgeschriebenen Rechnungen. Eine stornierte Rechnung nimmt keine mehr an – was der Kunde auf sie gezahlt hat, bekommt er an der Stornorechnung zurück (siehe unten).

Mit Skonto bezahlt

Hat die Rechnung einen Skonto und zahlt der Kunde rechtzeitig den gekürzten Betrag, kreuzt man Mit Skonto bezahlt (2 % = 23,80 €) an. Der Abzug gilt dann als beglichen; die Rechnung ist bezahlt. Ohne vereinbarten Skonto heißt das Feld Kunde hat Skonto abgezogen, und der abgezogene Betrag wird von Hand eingetragen.

Zahlung und Skonto zusammen dürfen den offenen Betrag nicht übersteigen:

Zahlung und Skonto sind zusammen mehr als der offene Betrag.

Der Skonto mindert Umsatz und Umsatzsteuer – erst mit der Zahlung, nicht schon auf der Rechnung. Mehr unter Skonto.

Eine Zahlung entfernen

Falsch erfasst? In der Liste der Zahlungen entfernen. Die Rechnung rechnet ihren Stand neu; das Protokoll vermerkt beides. Zwei Ausnahmen:

• Die Verrechnung mit einer Rechnungskorrektur gehört zu deren festgeschriebenem Beleg und bleibt.
• Eine Zahlung am Kassen-Terminal gehört zum Kassenbon und wird dort per Storno des Bons korrigiert.
• Eine Barzahlung aus dem Kassenbuch wird per Storno der Kassenbuchung korrigiert.

Rückzahlung nach Storno oder Rechnungskorrektur

Bekommt der Kunde Geld zurück, wird das nicht an der Rechnung erfasst, sondern am Gegenbeleg – an der Stornorechnung bzw. der Rechnungskorrektur. Dort steht, was noch zu erstatten ist:

• bei der Stornorechnung, was auf die stornierte Rechnung eingegangen ist (ohne Skonto),
• bei der Rechnungskorrektur, was nicht mit dem offenen Betrag der Rechnung verrechnet wurde.

Hat man es überwiesen oder bar zurückgegeben, erfasst man es dort mit Rückzahlung erfassen – höchstens das Guthaben, gern auch in Teilen. Überwiesen? Dann genügt es, im Bankabgleich die Abbuchung dem Gegenbeleg zuzuordnen. Bar aus der Kasse? Dann im Kassenbuch eine Ausgabe Rückzahlung an einen Kunden buchen. Beides erfasst die Rückzahlung von selbst.

An einer gewöhnlichen Rechnung gibt es keine Rückzahlung:

An der Rechnung RE-2026-0042 wird keine Rückzahlung erfasst. Bekommt der Kunde Geld zurück, die Rechnung stornieren oder korrigieren – zurückgezahlt wird dann an der Stornorechnung bzw. Rechnungskorrektur.

Rückzahlungen erfasst und entfernt, wer payment:write hat. Mehr unter Rechnung stornieren und Rechnungskorrektur.

Benachrichtigung

Wer Telegram verbunden hat, bekommt auf Wunsch eine Meldung, wenn eine Rechnung online bezahlt oder eine Zahlung im Bankabgleich zugeordnet wurde. Von Hand erfasste Zahlungen melden sich nicht – die kennt man ja schon.