UGL-Dateien: Bestellung und Lieferschein als Datei
UGL ist das Dateiformat des SHK-Großhandels. Statt Bestellungen abzutippen und Lieferscheine von Hand einzubuchen, tauscht der Betrieb mit seinem Großhändler Dateien aus: Die Bestellung geht als Datei hinaus, Angebot, Bestellbestätigung und Lieferschein kommen als Datei zurück.
Paket und Rechte: Teil von Großhandel im Paket Komplett. Die Datei einer Bestellung herunterladen mit stock:read, Dateien einlesen mit article:write, einen Lieferschein als Wareneingang buchen zusätzlich mit stock:write.
Bestellung als Datei
An einer bestellten Bestellung steht der Knopf UGL-Datei (Version 5), daneben UGL 4 für ältere Systeme des Großhändlers. Die Datei lädt der Betrieb im Portal des Großhändlers hoch oder schickt sie per E-Mail – WorkOffice verschickt sie nicht selbst.
Erst nach dem Bestellen, denn die Datei trägt die eigene Bestellnummer. An ihr erkennt WorkOffice später Bestätigung und Lieferschein wieder:
Die Bestellung ist noch ein Entwurf – erst bestellen: Die Datei trägt die Bestellnummer, an der WorkOffice Bestätigung und Lieferschein wiedererkennt.
Jede Position braucht die Artikelnummer beim Lieferanten – ohne sie findet der Großhändler den Artikel nicht. Preise bleiben in der Datei leer; die setzt der Großhändler. Eine stornierte Bestellung geht nicht mehr hinaus.
Rückläufe einlesen
Lager → Großhandel → UGL-Datei einlesen: den Lieferanten wählen, von dem die Datei kommt, und die Datei hineinziehen.
Die Endung ist beliebig – UGL-Dateien heißen z. B. B0261020.001. Höchstens 10 MB.
Gelesen werden UGL 5 und 4 mit den Vorgängen Angebot, Bestellbestätigung, Eingangsbestätigung, Lieferavis und Lieferschein. Jeder Vorgang in der Datei wird ein Warenkorb und steht danach unter Warenkörbe – in derselben Vorschau wie ein Warenkorb aus dem Shop:
Preise netto aus der Datei des Großhändlers. EK je Einheit = Positionswert samt Zuschlägen geteilt durch die Menge. Der VK-Vorschlag ist der Verkaufspreis aus dem Artikelstamm, sonst EK plus Aufschlag des Katalogs bzw. der Listenpreis.
Zuschläge wie Kupfer stecken also im EK; Zuschläge ohne eigene Position (etwa Fracht) werden eigene Positionen ohne Artikelnummer. Steht die eigene Bestellnummer in der Datei, zeigt die Vorschau die Bestellung dazu.
Rechnungen des Großhändlers als UGL liest WorkOffice nicht – Eingangsrechnungen gehören in den Belegeingang, am besten als E-Rechnung.
Übernehmen
- Angebot des Großhändlers → In ein neues Angebot an den Kunden.
- Bestätigung ohne passende Bestellung → Als Bestellung übernehmen, damit die Lieferung später über den Wareneingang gebucht werden kann. Gibt es die Bestellung schon, bietet die Vorschau das nicht an – sonst entstünde eine zweite.
- Lieferschein oder Lieferavis → Als Wareneingang buchen:
Wird gegen Bestellung BE-2026-0012 gebucht – ins Lager der Bestellung. Die gelieferten Mengen zählen dort wie beim Wareneingang von Hand.
Lieferscheinnummer ist die Vorgangsnummer des Großhändlers, der Einkaufspreis kommt aus der Datei. Eingebucht werden nur Lagerartikel: Neue Artikel werden als Lagerartikel angelegt; vorhandene ohne Bestandsführung und Positionen ohne Artikelnummer bleiben draußen. Kennt WorkOffice keine passende Bestellung, wird ohne Bestellung gebucht – das sagt die Vorschau vorher.
Mehr zum Buchen unter Wareneingang und Warenausgang.