Belegempfang per E-Mail

Viele Lieferanten schicken Rechnungen nur noch per E-Mail. Statt jedes PDF herunterzuladen und wieder hochzuladen, bekommt der Betrieb eine eigene Empfangsadresse. Was dort ankommt – weitergeleitet oder direkt vom Lieferanten –, landet mit jedem Beleg-Anhang im Belegeingang. Erkennung und Buchungsvorschlag laufen wie bei einem Upload. In der Regel dauert es ein bis zwei Minuten.

Paket: Der Belegempfang per E-Mail gehört zum Paket Buchhaltung (und Komplett). Ohne ihn nimmt die Adresse nichts mehr an – auch nicht nach einem Wechsel nach „Start“ an die bisherige Adresse; solche Mails stehen im Protokoll als „Nicht im Paket“. Die Adresse sehen alle, die Belege einreichen dürfen (expense:write), also auch Mitarbeiter. Eine neue Adresse erzeugen und den Absenderfilter ändern dürfen Inhaber und Büro (settings:update).

Einrichten

Einstellungen → Belegempfang per E-Mail → Adresse anlegen. Die Adresse sieht etwa so aus: belege+k7m2qx4pab3c@… – mit einem zufälligen Kürzel aus zwölf Zeichen. Adresse kopieren und:

im eigenen Postfach eine Weiterleitung für Rechnungsmails einrichten, oder
sie Lieferanten als Rechnungsadresse geben.

Erscheint stattdessen der Hinweis, dass der Belegempfang auf diesem Server noch nicht eingerichtet ist, fehlt dem Server ein Postfach. Das richtet der Betreiber ein; auf einem eigenen Server steht das in der Anleitung zum Betrieb (siehe Eigener Server).

Was angenommen wird

Jeder Anhang ein Beleg: PDF, E-Rechnung als XML, Fotos als JPG oder PNG – dieselben Prüfungen wie beim Hochladen, höchstens 15 MB je Datei.
ZIP-Archive werden ausgepackt: Jede Belegdatei darin wird ein eigener Beleg – höchstens 20 je Archiv, jede Datei entpackt höchstens 15 MB, alle zusammen höchstens 40 MB. Ordner im Archiv zählen nicht, ein ZIP im ZIP wird nicht ausgepackt; beschädigte oder verschlüsselte Archive stehen mit Grund im Protokoll.
Übergangen werden Signaturen, Kalendereinträge, Visitenkarten und kleine eingebettete Bilder – das sind fast immer Logos aus der Signatur.
Höchstens 20 Anhänge je Mail; Mails über 40 MB werden nicht ganz geladen und stehen im Protokoll als „Zu groß“.
Höchstens 500 Belege per E-Mail je Tag und Betrieb.
Doppelte Belege erkennt der Belegeingang wieder.

Office-Dateien werden nicht angenommen. Fotos mehrerer Seiten in einer Mail werden einzelne Belege – für mehrseitige Belege ist Beleg scannen da. Schickt ein Lieferant dieselbe Rechnung als PDF und als XML, entstehen zwei Einträge; der Belegeingang erkennt sie als dieselbe Rechnung und schlägt vor, das PDF als Doppel der E-Rechnung zu verwerfen.

Eingegangene Mails

Auf derselben Seite stehen die letzten 50 Mails mit Absender, Betreff und Ergebnis – 90 Tage lang:

Ergebnis	bedeutet
Angenommen	mindestens ein Beleg ist im Belegeingang
Schon vorhanden	alle Anhänge waren schon da
Kein Beleg	kein passender Anhang
Absender nicht erlaubt	vom Absenderfilter abgewiesen
Zu groß	Mail oder Datei zu groß
Tagesgrenze erreicht	mehr als 500 an diesem Tag
Nicht im Paket	Belegempfang nicht (mehr) im Paket, nichts angenommen

Aktualisieren lädt die Liste neu. WorkOffice antwortet nie per E-Mail: Absender lassen sich fälschen, und eine Antwort an einen gefälschten Absender wäre Spam. Was passiert ist, steht nur hier.

Schutz

Der eigentliche Schutz ist die geheime Adresse: Wer das Kürzel nicht kennt, kann nichts einwerfen.

Absenderfilter (Erlaubte Absender): eine Zeile je Adresse (rechnung@lieferant.de) oder Domain (@lieferant.de, gilt auch für Unterdomains). Leer heißt: jeder, der die Adresse kennt.

Absender lassen sich fälschen – der eigentliche Schutz ist die geheime Adresse.

Werfen Fremde Belege ein, hilft Neue Adresse erzeugen:

Neue Adresse erzeugen? Die bisherige gilt sofort nicht mehr – Weiterleitungen und Lieferanten, die sie kennen, müssen auf die neue umgestellt werden.