Rechnungskorrektur und Gutschrift

Die Rechnungskorrektur schreibt dem Kunden einen Betrag gut, ohne die Rechnung aufzuheben: Ein Teil der Leistung war mangelhaft, es wurde ein Nachlass vereinbart, eine Position war zu viel. Sie mindert Umsatz und Umsatzsteuer zum Datum der Korrektur (§ 17 UStG). Soll die ganze Rechnung weg, ist das Storno der richtige Weg.

In WorkOffice heißt dieser Beleg durchgehend Rechnungskorrektur; eine Gutschrift aus Kulanz ist eine Rechnungskorrektur ohne Bezug auf eine Rechnung. Eine Gutschrift, mit der der Kunde selbst über eine Leistung des Betriebs abrechnet, gibt es nicht.

Anlegen braucht document:write, Festschreiben document:finalize.

Zu einer Rechnung

In der festgeschriebenen Rechnung auf Rechnungskorrektur (Hinweis am Knopf: Teilweise gutschreiben – z. B. Mängel, Nachlass, zu viel berechnet). Es entsteht ein Entwurf mit allen Positionen der Rechnung, Empfänger, Besteuerung, Leistungszeitraum und Sprache aus der Rechnung.

Rechnungskorrektur zu Rechnung RE-2026-0042: Mengen und Preise positiv eingeben – genau das wird dem Kunden gutgeschrieben (auf dem Beleg mit Minus). Nicht Betroffenes einfach löschen.

Also: Positionen, die nicht betroffen sind, löschen; bei den übrigen Menge oder Preis auf das setzen, was gutgeschrieben wird. Auf dem Beleg stehen die Beträge dann mit Minus.

Freie Gutschrift

Unter Verkauf → Rechnungen oben auf Rechnungskorrektur – für einen Bonus oder eine Kulanz ohne bestimmte Rechnung. Kunde wählen, Positionen eintragen, festschreiben. Verrechnet wird dabei nichts; der Betrag ist zu erstatten.

Festschreiben und verrechnen

Beim Festschreiben bekommt die Korrektur eine Nummer aus ihrem eigenen Kreis (ab Werk RK-{jahr}-{nr:4}) und wird – wenn sie sich auf eine Rechnung bezieht – mit deren offenem Betrag verrechnet:

• An der Rechnung erscheint eine Zahlung Verrechnet mit Rechnungskorrektur RK-…, an der Korrektur die Gegenbuchung. Geld fließt dabei nicht.
• Ist die Rechnung noch offen, sinkt ihr offener Betrag; reicht die Korrektur, ist sie bezahlt.
• Was übrig bleibt – etwa weil die Rechnung schon bezahlt war –, steht an der Korrektur als Noch zu erstatten.

Zurückgezahlt wird von Hand mit Rückzahlung erfassen (höchstens, was noch zu erstatten ist; Teilbeträge gehen), über den Bankabgleich, indem man die Abbuchung der Korrektur zuordnet, oder bar im Kassenbuch als Ausgabe Rückzahlung an einen Kunden. Siehe Zahlung erfassen.

Was geprüft wird

• Die Summe muss gutschreiben, also negativ sein („Eine Gutschrift muss einen Betrag gutschreiben – die Summe ist nicht negativ.“).
• Alle Korrekturen zusammen dürfen nicht mehr gutschreiben, als die Rechnung betrug – abzüglich eines Skontos, den der Kunde beim Bezahlen schon abgezogen hat: Der hat das Entgelt bereits gemindert, und ein zweites Mal geht das nicht.
• Korrigieren lassen sich nur festgeschriebene, nicht stornierte Rechnungen desselben Kunden.
• Eine Abschlagsrechnung, die schon in einer festgeschriebenen Schlussrechnung verrechnet ist, wird nicht mehr korrigiert – dann die Schlussrechnung korrigieren.
• Die Korrektur einer Abschlagsrechnung braucht wie diese kein Leistungsdatum.

Danach

Gibt es zu einer Rechnung eine Rechnungskorrektur, lässt sie sich nicht mehr stornieren:

Zu dieser Rechnung gibt es eine Rechnungskorrektur. Ein Storno höbe die ganze Rechnung auf – weitere Beträge bitte ebenfalls per Rechnungskorrektur gutschreiben.

Sonst würde derselbe Betrag zweimal gemindert. Die Korrektur hat wie jede Rechnung ein PDF mit E-Rechnung (Typcode 381) und lässt sich per E-Mail senden. Ihr Status heißt Offen, Teilweise ausgeglichen oder Ausgeglichen.