Bank verbinden

Mit einer verbundenen Bank holt WorkOffice die Umsätze der Geschäftskonten selbst ab – mehrmals täglich, ohne Kontoauszüge herunter- und hochzuladen. Eindeutige Zahlungen ordnet es gleich den Rechnungen und Belegen zu.

Wo: Bank & Zahlungen → Bank → Konten → Bank verbinden.

Paket und Recht: Die Bank gehört zum Paket Buchhaltung (und Komplett). Verbinden, abrufen und trennen darf, wer bank:write hat – Inhaber und Büro. Mitarbeiter sehen die Bank gar nicht.

Zwei Wege

Ihre Bank ist nicht dabei? Kontoauszüge lassen sich weiterhin als Datei (camt, CSV) auf der Bank-Seite einlesen.

Siehe Kontoumsätze.

Revolut Business

Etwa fünf Minuten, am einfachsten am Computer, angemeldet bei Revolut Business im Browser.

1. Revolut Business → Einrichtung beginnen. WorkOffice erzeugt ein Schlüsselpaar und zeigt ein Zertifikat und eine Rücksprungadresse.
2. In Revolut Business: Einstellungen → APIs → Business API → Zertifikat hinzufügen. Die Rücksprungadresse als „OAuth redirect URI“ eintragen, das Zertifikat einfügen. Revolut zeigt danach eine Client-ID.
3. Die Client-ID in WorkOffice eintragen und Bei Revolut freigeben. Revolut fragt, ob WorkOffice zugreifen darf, und schickt zurück. Führt der Knopf nicht zu Revolut: In Revolut beim Zertifikat auf „Zugriff aktivieren“ klicken.
4. Konten wählen – fertig.

WorkOffice fordert bei Revolut die Rechte READ und WRITE an, ausdrücklich nicht PAY: Es sieht die Umsätze und darf Empfänger und Zahlungsentwürfe anlegen, aber selbst kein Geld bewegen. Jeder Entwurf wird in der Revolut-App freigegeben (siehe Überweisen).

Freigabe alle 90 Tage: Revolut verlangt sie neu. Zehn Tage vorher steht in der Übersicht Revolut verlangt die Freigabe bis … neu.; ist sie abgelaufen, hilft Bei Revolut neu freigeben. Gebühren, etwa für Kartenzahlungen in Fremdwährung, bucht WorkOffice als eigenen Umsatz „Gebühr …“.

FinTS: Sparkasse, Volksbank und andere

1. Sparkasse, Volksbank und andere deutsche Banken (FinTS) wählen.
2. Bankleitzahl – sie steht in der IBAN an Stelle 5 bis 12 und wird aus vorhandenen Konten vorgeschlagen. Steht die Bank nicht in der Institutsliste des Servers, fragt WorkOffice nach der FinTS-Adresse der Bank (auf ihrer Website unter „FinTS“ oder „HBCI PIN/TAN“, nur https://).
3. Anmeldename / Legitimations-ID und PIN wie im Online-Banking.
4. PIN verschlüsselt speichern – oder nicht (siehe unten).
5. Wie geben Sie Vorgänge bei Ihrer Bank frei? – das TAN-Verfahren wählen, das die Bank anbietet; manche verlangen dazu das TAN-Medium (z. B. das Handy).
6. Freigeben: in der Banking-App (Ich habe freigegeben) oder mit TAN (TAN senden); schickt die Bank eine Grafik für photoTAN oder chipTAN, steht sie dabei.
7. Konten wählen – die ersten Umsätze werden abgeholt.

Zur PIN sagt die Einrichtung:

Nur dann kann WorkOffice die Umsätze selbstständig im Hintergrund abholen. Ohne fragt es bei jedem Abruf nach der PIN.

Steht FinTS als noch nicht freigeschaltet da, fehlt dem Server die Produktnummer der Deutschen Kreditwirtschaft. Das richtet der Betreiber ein; Revolut und der Datei-Import gehen trotzdem.

Freigabe von Zeit zu Zeit: Banken lassen den Abruf ohne neue Freigabe nur eine Zeit lang zu. Verlangt die Bank sie im Hintergrund, steht die Verbindung auf Freigabe nötig, wer sie eingerichtet hat, bekommt eine E-Mail, und Abrufen und freigeben erledigt es. Lehnt die Bank die PIN ab (meist nach einer PIN-Änderung), löscht WorkOffice die gespeicherte PIN sofort – weitere Fehlversuche würden den Zugang sperren – und bittet per E-Mail um die neue (PIN neu eingeben).

Konten wählen

Wählen Sie die Konten, deren Umsätze WorkOffice abholen soll. Gehört ein Konto zu einem schon angelegten Bankkonto, wählen Sie es aus – sonst legt WorkOffice ein neues an.

Ein Konto mit gleicher IBAN wird vorgeschlagen. Abgeholt werden zuerst die letzten 90 Tage. Hatte das Konto schon Umsätze aus Dateien, beginnt der erste Abruf am Tag nach dem letzten – sonst stünde derselbe Umsatz mit anderem Text doppelt da.

Was gespeichert wird

• Revolut: Zertifikat, Client-ID, der private Schlüssel und das Erneuerungs-Token von Revolut.
• FinTS: Bankleitzahl, FinTS-Adresse, Anmeldename, gewähltes TAN-Verfahren – und die PIN nur, wenn „PIN verschlüsselt speichern“ gewählt ist.

Schlüssel, Token und PIN liegen nur verschlüsselt in der Datenbank. Einrichten, Freigeben, Konten wählen, jeder Abruf und das Trennen stehen im Protokoll.

Trennen

Trennen beendet die Verbindung; Konten und abgeholte Umsätze bleiben. Bei Revolut danach dort unter APIs auch das Zertifikat entfernen.