E-Mail-Versand

Rechnungen, Angebote und Mahnungen schickt WorkOffice per E-Mail – mit der Absenderadresse des Betriebs, mit eigenem Text und eigener Signatur. Eingestellt wird das unter Einstellungen → E-Mail-Versand in drei Reitern: Mailserver, Vorlagen & Signatur und Anhänge.

Ändern dürfen Inhaber und Büro (Recht settings:update). Jede Änderung steht im Prüfprotokoll.

Mailserver

Damit eine Rechnung vom Postfach des Betriebs kommt, trägt man dessen Mailserver ein:

1. Anbieter (zum Vorbelegen) wählen – etwa IONOS, Strato, Telekom, GMX, WEB.DE, Google Workspace, Microsoft 365, Hetzner, mailbox.org oder Posteo. Das füllt SMTP-Server, Port und Verschlüsselung aus. Bei anderen Anbietern selbst eintragen.
2. Benutzername (meist die E-Mail-Adresse des Postfachs) und Passwort. Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt.
3. Absendername – so erscheint die Mail beim Kunden – und Absenderadresse. Die Adresse muss zum Postfach passen, sonst nimmt der Mailserver die Mail nicht an.
4. Auf Wunsch Antworten an (leer: die E-Mail-Adresse aus den Firmendaten) und Kopie an mich – jede Mail geht dann als Blindkopie an die Absenderadresse und liegt so auch im eigenen Postfach.
5. Speichern und Testmail senden.

Manche Anbieter brauchen eine Freigabe, die Seite sagt es beim Anbieter dazu – bei Gmail etwa:

Mit Zwei-Faktor-Anmeldung ein App-Passwort erzeugen und hier eintragen.

Ist alles geprüft, steht oben, über welchen Server die Mails hinausgehen und wann zuletzt erfolgreich. Ein Fehler beim letzten Versand steht ebenfalls dort.

Pflicht oder nicht? Wo WorkOffice mit Abo gemietet wird, ist der eigene Mailserver ab Werk Pflicht:

Noch kein Mailserver eingetragen. Rechnungen, Angebote und Mahnungen lassen sich erst per E-Mail senden, wenn hier der Mailserver Ihres Betriebs steht – sie gehen mit Ihrer eigenen Absenderadresse hinaus.

Ohne Abo-Abrechnung – etwa auf einem eigenen Server – gehen Mails ohne eigenen Mailserver über den der Installation, mit dem Namen des Betriebs; der Betreiber kann beides umstellen. Nachrichten von WorkOffice selbst (Passwort vergessen, Einladungen, Erinnerungen) kommen in jedem Fall von WorkOffice.

Vorlagen & Signatur

Für jede Versandart – Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Rechnungskorrektur, Stornorechnung, Zahlungserinnerung/Mahnung – gibt es Betreff und Text, je auf Deutsch und Englisch. Englisch gilt für Belege, die auf Englisch ausgestellt sind. Mitgeliefert sind fertige Vorlagen; wer eine anpasst, hat eine eigene, Mitgelieferte verwenden geht zurück.

Platzhalter fügt man an der Schreibmarke ein, etwa {anrede} (passend zum Kontakt), {kunde}, {belegart}, {nummer}, {betrag}, {faellig}, {zahlungshinweis} oder bei Mahnungen {stufe}, {offen}, {gebuehr} und {gesamt}. Mit eingerichtetem Zahlungslink setzt {zahlungslink} den Link „Online bezahlen“ ein. Die Vorschau mit Beispielwerten zeigt das Ergebnis.

Die Signatur steht unter jeder Mail an Kunden, direkt unter der Grußformel. Leer nimmt WorkOffice Inhaber, Firma und Telefon aus den Firmendaten. Logo unter der Signatur hängt das Logo aus den Firmendaten als eingebettetes Bild an; die Mail geht dann zusätzlich als HTML hinaus.

Anhänge

Dateien, die mit den Mails mitgehen – etwa die AGB bei jeder Rechnung. Anhang hinzufügen nimmt PDF, JPEG oder PNG bis 5 MB, dazu einen Namen. Unter Von selbst anhängen bei hakt man die Versandarten an, bei denen die Datei automatisch dabei ist. Ohne Haken steht sie im Versand-Dialog zum Anhaken bereit.

Wer einen Anhang entfernt, ändert keine schon verschickte Mail – sie behält ihren Anhang. Welche Mail mit welchem Beleg hinausging, steht im GoBD-Archiv (versendete E-Mails, sechs Jahre).

Wie man einen Beleg dann verschickt, steht unter Rechnungen schreiben.