Prüfprotokoll
Das Protokoll hält fest, wer wann was im Betrieb getan hat: Anmeldungen, Belege festgeschrieben und versendet, Einstellungen geändert, Benutzer angelegt, DATEV-Export erstellt. Die GoBD verlangen, dass sich Änderungen nachvollziehen lassen – auch Jahre später und auch gegenüber einem Prüfer.
Zu finden unter Einstellungen → Protokoll. Lesen dürfen Inhaber, Büro und Steuerberater (Recht audit:read).
Was drinsteht
Je Eintrag:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Zeitpunkt | Datum und Uhrzeit |
| Wer | Name bzw. E-Mail des Benutzers – Einträge eines Steuerberaters mit dem Abzeichen Steuerberater, Einträge über die Schnittstelle als API-Schlüssel |
| Aktion | die Aktion mit Namen, darunter ihr Code (etwa INVOICE_FINALIZED) – nach dem Code fragt der Betriebsprüfer |
| Objekt | der technische Name dessen, was betroffen ist |
| Details | weitere Angaben, etwa welche Felder sich geändert haben |
Die Liste zeigt die neuesten Einträge zuerst, 50 je Seite.
Was protokolliert wird
Eine Auswahl aus weit über zweihundert Aktionen:
- Anmeldung und Sicherheit: Angemeldet, Passwort geändert oder zurückgesetzt, Zwei-Faktor-Anmeldung ein- und ausgeschaltet, Ersatzcodes erneuert, Zwei-Faktor zurückgesetzt, verdächtige Anmeldung abgewehrt, Betrieb gewechselt
- Benutzer: angelegt, geändert (Rolle, Status), Einladung gesendet, angenommen, zurückgezogen
- Belege: Rechnung, Angebot, Storno, Korrektur festgeschrieben, per E-Mail gesendet; Mahnungen und Mahnläufe; Serienrechnungen
- Einkauf, Bank, Kasse: Eingangsbelege erfasst, geändert, gelöscht; Bankumsätze zugeordnet; Kassenbuchungen, Storno, Tagesabschluss
- Buchhaltung: DATEV-Export erstellt, Anlagegüter, Steuerzahlungen, Steuereinstellungen, Pendelakte (Dateien, Status, Rückfragen), Integritätsprüfung des Archivs
- Einstellungen: Firmendaten (mit den geänderten Feldern), Logo, Briefpapier, Drucklayout, Mailserver, Vorlagen, Zahlungslink, Menü, Schnellzugriff
- Anbindungen: API-Schlüssel angelegt und widerrufen, Webhooks, WorkTime Pro verbunden und getrennt, Telegram, Datenübernahme aus Lexware, CSV-Import
- Abo und Lizenz: Paket gewechselt, gekündigt, Zusatzpaket, Lizenz geprüft
Einzelne Belege haben dazu einen eigenen Verlauf an der Belegansicht.
Revisionssicher
Jeder Eintrag enthält den Prüfwert (SHA-256) seines Vorgängers – eine Hash-Kette je Betrieb. Wer einen Eintrag ändert oder löscht, bricht die Kette. Die Datenbank verbietet beides ohnehin per Trigger, für jeden Benutzer, auch an der Anwendung vorbei.
Das Protokoll ist revisionssicher: Einträge sind über eine SHA-256-Hash-Kette verbunden und lassen sich weder ändern noch löschen.
Hash-Kette prüfen rechnet die Kette nach:
Protokoll unverändert (Einträge: 1.284)
Ist sie gebrochen, steht dort „Die Hash-Kette ist gebrochen!“. Dieselbe Prüfung läuft auch bei der Integritätsprüfung im GoBD-Archiv, von Hand und alle 30 Tage von selbst. Das Protokoll gehört zu den Aufzeichnungen, die zehn Jahre aufzubewahren sind.
Für die Betriebsprüfung
Die Datenüberlassung (Z3) im GoBD-Archiv enthält das Protokoll als CSV-Datei. Jeder Abruf der Datenüberlassung steht selbst wieder im Protokoll.
Was das Protokoll nicht enthält: Inhalte, die nirgends gespeichert werden – etwa den Text einer versendeten E-Mail. Gespeichert ist nur der Versand.