Rechnung stornieren

Eine festgeschriebene Rechnung wird nicht gelöscht und nicht geändert. Ist sie falsch, wird sie storniert: Es entsteht eine Stornorechnung mit eigener Nummer und negativen Beträgen, die sie aufhebt. Beide bleiben stehen – so ist nachvollziehbar, was geschah (GoBD).

Stornieren darf, wer das Recht document:cancel hat – ab Werk Inhaber und Büro.

So geht es

1. In der Rechnungsansicht unter Mahnwesen & Storno auf Rechnung stornieren.
2. Wahlweise einen Grund eintragen – er erscheint auf der Stornorechnung.
3. Stornorechnung erstellen.

Dabei geschieht in einem Schritt, der ganz oder gar nicht gelingt:

• Die Stornorechnung entsteht mit denselben Positionen und negativen Mengen – die Preise bleiben positiv, so verlangt es die E-Rechnung.
• Sie wird sofort festgeschrieben und bekommt die nächste Nummer aus dem Storno-Nummernkreis (ab Werk ST-{jahr}-{nr:4}).
• Die Rechnung steht danach auf Storniert.

Empfänger, Leistungszeitraum, Besteuerung und Sprache übernimmt das Storno aus der Rechnung, nicht aus dem heutigen Kundenstamm: Es gehört zu genau diesem Beleg. Datum ist der Tag des Stornos.

Richtig neu schreiben

Danach können Sie das Storno kopieren und eine korrigierte Rechnung schreiben.

Kopieren in der Stornorechnung legt einen neuen Rechnungsentwurf an – mit wieder positiven Mengen. Darin korrigieren, festschreiben, versenden. Die neue Rechnung bekommt eine neue Nummer.

Wann nicht stornieren

Nur einen Teil gutschreiben – Mängel, Nachlass, zu viel berechnet? Dafür gibt es die Rechnungskorrektur. Ein Storno hebt immer die ganze Rechnung auf.

Abgewiesen wird ein Storno, wenn:

• die Rechnung noch ein Entwurf ist – ein Entwurf wird geändert oder gelöscht,
• sie schon storniert ist,
• es zu ihr bereits eine Rechnungskorrektur gibt – ein Storno minderte sonst ein zweites Mal; der Rest wird ebenfalls per Rechnungskorrektur gutgeschrieben,
• es eine Abschlagsrechnung ist, die in einer festgeschriebenen Schlussrechnung verrechnet ist – erst die Schlussrechnung stornieren.

Storniert werden nur Rechnungen. Ein Angebot, eine Auftragsbestätigung oder ein Lieferschein ist keine Buchung; dort genügt ein neuer Beleg.

Was das Storno auslöst

• Auch eine schon bezahlte Rechnung lässt sich stornieren. Was der Kunde gezahlt hat, bekommt er an der Stornorechnung zurück – siehe unten.
• Schlussrechnung: Das Storno kehrt auch die verrechneten Abschläge um. Die Abschlagsrechnungen sind danach frei für eine neue Schlussrechnung.
• Mit Skonto bezahlt: Bei Soll-Versteuerung nimmt das Storno den Skonto in seinem eigenen Monat zurück, statt ihn ein zweites Mal zu mindern – siehe Skonto.
• Lager: Mit der Warenwirtschaft bucht das Storno die Warenbewegungen der Rechnung zurück.
• Lieferscheine in der stornierten Rechnung sind wieder frei zum Berechnen.
• Die Stornorechnung hat wie jede Rechnung ein PDF mit E-Rechnung und lässt sich per E-Mail senden.

Rückzahlung an den Kunden

War die Rechnung ganz oder teilweise bezahlt, hat der Kunde nach dem Storno ein Guthaben: so viel, wie auf die Rechnung eingegangen ist – nicht der ganze Betrag der Stornorechnung. Den unbezahlten Rest hebt das Storno ohne Geldfluss auf. Ein abgezogener Skonto ist kein Geld und wird nicht zurückgezahlt.

Die stornierte Rechnung nimmt keine Zahlung mehr an. Zurückgezahlt wird an der Stornorechnung: Unter Beträge stehen Auf die Rechnung gezahlt, Zurückgezahlt und Noch zu erstatten, darunter die Karte Rückzahlungen mit Rückzahlung erfassen:

1. Zurückgezahlt (€) – vorbelegt mit dem ganzen Guthaben; weniger geht auch, der Rest bleibt offen.
2. Datum, Zahlungsart (Überweisung, Bar, Karte oder Sonstiges) und wahlweise eine Notiz.
3. Rückzahlung speichern.

Mehr als das Guthaben weist WorkOffice ab:

Zurückgezahlt werden kann höchstens das Guthaben des Kunden: noch 211,78 € aus der Stornorechnung ST-2026-0007.

Einfacher geht es oft ohne Tippen:

• Überwiesen: im Zahlungsabgleich die Abbuchung der Stornorechnung zuordnen. Der Vorschlag findet sie auch über die Nummer der stornierten Rechnung im Verwendungszweck.
• Bar aus der Kasse: im Kassenbuch eine Ausgabe Rückzahlung an einen Kunden buchen – so stimmt auch der Kassenbestand.

Der Status der Stornorechnung heißt dann Zu erstatten, Teilweise erstattet oder Erstattet; ein Storno ohne Geldeingang bleibt einfach Storno. Die festgeschriebenen Belege selbst ändern sich dabei nicht. Eine falsch erfasste Rückzahlung lässt sich wie eine Zahlung entfernen – eine aus dem Kassenbuch per Storno der Kassenbuchung. Rückzahlungen erfasst und entfernt, wer das Recht payment:write hat; das Prüfprotokoll vermerkt beides.

Bis zur Rückzahlung steht das Guthaben in den offenen Posten mit Minus; gemahnt wird es nicht. Bei Ist-Versteuerung mindert die Rückzahlung Entgelt und Umsatzsteuer in ihrem Monat. Wie die Kanzlei sie bucht, steht im DATEV-Export.

Siehe auch Festschreiben und GoBD.