Abschlags- und Schlussrechnung

Bei größeren Aufträgen – etwa auf der Baustelle – wird in Abschlägen abgerechnet: erst ein Teil, am Ende die Schlussrechnung über die ganze Leistung, abzüglich der Abschläge. Beides sind gewöhnliche Rechnungen mit Nummer aus dem Rechnungskreis; Umsatz, Mahnwesen und Bankabgleich sehen sie wie jede andere.

Abschlags- und Schlussrechnungen gehören zum Paket „Komplett“. Ohne das Paket lautet die Meldung:

Diese Funktion gehört zum Paket „Komplett“. Sie können Ihr Paket unter Einstellungen → Abo wechseln.

Schon angelegte Abschlags- und Schlussrechnungen bleiben nach einem Paketwechsel bearbeitbar.

Abschlagsrechnung

In einem festgeschriebenen Angebot oder einer Auftragsbestätigung auf Abschlagsrechnung:

• Prozent der Auftragssumme, z. B. 30, oder
• Fester Betrag (netto) – er wird auf die Steuersätze der Auftragspositionen aufgeteilt.

Es entsteht ein Entwurf „1. Abschlagsrechnung zu Angebot AN-2026-0012“ mit einer Position je Steuersatz. Der nächste heißt „2. Abschlagsrechnung …“. Die Abschlagsrechnung braucht kein Leistungsdatum – die Leistung kommt erst noch; steht in der Auftragsbestätigung ein geplanter Ausführungszeitraum, wird er übernommen.

Die Abschlagsrechnung ist eine Rechnung mit eigener Nummer; in der Schlussrechnung werden Entgelt und Steuer wieder abgezogen (§ 14 Abs. 5 UStG).

Arbeitskosten nach § 35a EStG weist erst die Schlussrechnung aus; ein Abschlag ist keine nach Arbeit und Material aufgeschlüsselte Leistung.

Schlussrechnung

In Angebot oder Auftragsbestätigung auf Schlussrechnung. Es entsteht ein Entwurf mit allen Positionen des Auftrags als Gesamtleistung, und die festgeschriebenen Abschlagsrechnungen zu diesem Auftrag sind schon ausgewählt. Die Positionen lassen sich an die tatsächliche Leistung anpassen.

Unter Verrechnete Abschlagsrechnungen lässt sich die Auswahl ändern. Angeboten werden festgeschriebene Abschläge desselben Kunden mit derselben Besteuerung, die noch in keiner anderen Schlussrechnung stecken – bezahlt oder nicht. Ein noch offener Abschlag wird trotzdem verrechnet und bleibt als eigene Forderung bestehen.

Die Schlussrechnung zeigt:

Abgezogen werden Entgelt und Steuer je Steuersatz – so verlangt es § 14 Abs. 5 UStG. Wurde ein Abschlag per Rechnungskorrektur gemindert, zieht die Schlussrechnung nur den geminderten Betrag ab.

Beim Festschreiben prüft WorkOffice die Abschläge noch einmal: Wurde einer inzwischen storniert, anderweitig verrechnet oder korrigiert, gilt der aktuelle Stand – oder das Festschreiben weist ab, etwa:

Die Abschlagsrechnung RE-2026-0031 ist bereits in der Schlussrechnung RE-2026-0058 verrechnet.

Stornieren und korrigieren

• Eine Abschlagsrechnung, die in einer festgeschriebenen Schlussrechnung verrechnet ist, lässt sich weder stornieren noch korrigieren – der Abzug dort ist festgeschrieben. Erst die Schlussrechnung stornieren.
• Das Storno einer Schlussrechnung kehrt auch die Abzüge um; die Abschläge sind danach frei für eine neue Schlussrechnung.

Mit und ohne Bilanz

Wie die Abschläge an den Steuerberater gehen, hängt an der Gewinnermittlung unter Einstellungen → Steuern:

• Einnahmenüberschussrechnung (die meisten Handwerksbetriebe): Jede Abschlagsrechnung ist Umsatz. Die Schlussrechnung bucht nur noch den verbleibenden Betrag je Steuersatz – so steht die Gesamtleistung genau einmal in den Erlösen.
• Bilanz: Abschläge sind bis zur Schlussrechnung erhaltene Anzahlungen, kein Erlös. Die Abschlagsrechnung selbst bucht nichts; die Zahlung bucht der Steuerberater auf „Erhaltene Anzahlungen“ (Barzahlungen aus dem Kassenbuch gehen direkt dorthin). Die Schlussrechnung bucht die ganze Leistung als Erlös und löst die Anzahlungen auf. GuV und BWA zählen die Leistung erst mit der Schlussrechnung.

Welche Konten der Export dabei bebucht, steht unter DATEV-Export. Welche Gewinnermittlung gilt, sagt im Zweifel der Steuerberater.