Nummernkreise

Jede Rechnung braucht eine fortlaufende, nur einmal vergebene Nummer (§ 14 Abs. 4 UStG). WorkOffice vergibt sie selbst – das Aussehen und die nächste Nummer stellt der Betrieb ein.

Wo einstellen

Unter Einstellungen → Firmendaten: das Format in der Karte Belege, die nächste Nummer in der Karte Nummernkreise. Ändern dürfen Inhaber und Büro (Recht settings:update); ansehen darf, wer die Firmendaten sieht.

Platzhalter sind {jahr} und {nr} bzw. {nr:4} für eine vierstellige Zahl mit führenden Nullen. Aus RE-{jahr}-{nr:4} wird so RE-2026-0042. Alles andere – Buchstaben, Bindestriche, Schrägstriche – steht so auf dem Beleg.

Geprüft wird beim Speichern:

• {nr} muss genau einmal vorkommen: „Das Format muss den Platzhalter {nr} enthalten, z. B. RE-{jahr}-{nr:4}.“
• Andere Platzhalter gibt es nicht: „Erlaubt sind nur die Platzhalter {jahr} und {nr} bzw. {nr:4}.“
• Höchstens 40 Zeichen.

Jährlich neu oder durchlaufend

Steht {jahr} im Format, beginnt der Zähler jedes Jahr wieder bei 1 – maßgeblich ist das Jahr des Belegdatums. Ohne {jahr} zählt er durchlaufend weiter.

Jede Belegart hat ihren eigenen Zähler. Wer das Format ändert, ändert nur die Schreibweise künftiger Nummern; schon vergebene Nummern bleiben, wie sie sind. Wechselt das Format zwischen „mit Jahr“ und „ohne Jahr“, zählt dafür ein eigener Zähler.

Bei den bisherigen Nummern weitermachen

Wer vorher mit Word, Excel oder einem anderen Programm geschrieben hat, macht in WorkOffice bei seinen Nummern weiter – sonst gäbe es RE-2026-0001 ein zweites Mal. Die Karte Nummernkreise zeigt dazu je Kreis:

Beispiel: Die letzte Rechnung aus Word war RE-2026-0152. Bei Rechnungen 153 eintragen und Festlegen – die nächste festgeschriebene Rechnung heißt RE-2026-0153. Sollen Kundennummern bei 10000 beginnen, bei Kunden 10000 eintragen. Jede Zeile wird für sich gespeichert, nach einer Rückfrage.

Nur anheben, nie zurücksetzen. Eine Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden (§ 14 Abs. 4 UStG, GoBD). Was der Zähler einmal überschritten hat, gilt als verbraucht – auch eine übersprungene Nummer kann im bisherigen Programm schon auf einer Rechnung stehen. Eine Nummer unter oder auf der zuletzt vergebenen weist WorkOffice ab:

Die nächste Rechnungsnummer muss höher sein als RE-2026-0152 – bis dahin ist der Nummernkreis schon vergeben. Nummernkreise lassen sich nur anheben, nie zurücksetzen: Jede Nummer darf nur einmal vorkommen.

Erlaubt sind ganze Zahlen von 1 bis 99999999. Die Grenze fängt eine Null zu viel ab, bevor sie den Zähler für immer hochschiebt.

Kunden- und Lieferantennummern müssen außerdem frei sein. Nummern aus einem Import können über dem Zähler liegen:

Die Kundennummer 10000 ist schon vergeben (Elektro Müller GmbH) – bitte eine freie, höhere Nummer wählen.

Formate mit {jahr}: Die nächste Nummer gilt für Belege mit Datum im laufenden Jahr; im neuen Jahr beginnt der Zähler wieder bei 1. Ein künftiges Jahr lässt sich deshalb nicht im Voraus einstellen: Wer am 1. Januar mit WorkOffice beginnt, muss nichts einstellen, und wer im neuen Jahr schon anderswo Rechnungen geschrieben hat, stellt die nächste Nummer dann ein. Nach einem Wechsel zwischen „mit Jahr“ und „ohne Jahr“ gilt ein eigener Zähler – dann die nächste Nummer noch einmal prüfen.

Protokoll: Jede Anhebung steht unter Einstellungen → Protokoll als „Nummernkreis angehoben“ mit alter und neuer Nummer. So ist die Lücke vor der neuen Nummer auch für eine Betriebsprüfung erklärt. Bleibt die Nummer unverändert, wird nichts protokolliert.

DATEV: Ohne eigenes Debitorenkonto am Kunden bucht der DATEV-Export auf 10000 plus Kundennummer. Debitorenkonten reichen bis 69999 – bei Kundennummern über 59999 deshalb am Kunden ein Debitorenkonto eintragen. Die Karte weist darauf hin.

Ohne Abo (nur lesen) lässt sich die Karte ansehen, aber nichts festlegen. Der Start-Assistent verweist im Schritt Belege hierher.

Wann die Nummer entsteht

Beim Festschreiben, nicht beim Anlegen. Ein Entwurf hat noch keine Nummer – er kann gelöscht werden, ohne eine Lücke zu reißen.

Die Nummer wird in derselben Transaktion gezogen, in der der Beleg festgeschrieben wird: Scheitert das Festschreiben, wird auch der Zähler zurückgenommen. Zwei gleichzeitige Festschreibungen bekommen nie dieselbe Nummer. So bleibt der Nummernkreis lückenlos, wie es die GoBD verlangen – eine Lücke entsteht nur durch eine eingestellte Anhebung, und die steht im Protokoll. Ein festgeschriebener Beleg wird nicht gelöscht, sondern storniert – mit eigener Stornonummer. Mehr unter Festschreiben und GoBD.

Kunden und Lieferanten

Kunden- und Lieferantennummern zählen je eigenem Zähler durchlaufend, ohne Jahr und ohne Format; beim Anlegen vergibt WorkOffice die nächste freie. Womit sie beginnen, steht in der Karte Nummernkreise (siehe oben).

• Beim CSV-Import wird eine mitgelieferte Kundennummer übernommen, wenn sie frei ist. Danach steht der Zähler hinter der höchsten übernommenen Nummer – kein neuer Kunde trifft auf eine übernommene.
• Nach der Datenübernahme aus Lexware Office zählt WorkOffice hinter den übernommenen Kunden- und Lieferantennummern weiter (siehe unten).

Was sich nicht einstellen lässt

• Eingangsbelege bekommen eine feste Nummer nach dem Muster B-2026-0001, ebenso Bestellungen, Wareneingänge und Inventuren. Diese Nummern vergibt WorkOffice nur für sich; an sie muss niemand anschließen.
• Zurücksetzen lässt sich kein Nummernkreis, und ein künftiges Jahr lässt sich nicht im Voraus einstellen (siehe oben).

Nach der Datenübernahme aus Lexware Office

Wer Daten aus Lexware Office übernommen hat, lässt WorkOffice beim Abschluss der Datenübernahme dort weiterzählen, wo Lexware aufgehört hat (Nummernkreise fortsetzen). Kunden- und Lieferantennummern zählen schon nach der Übernahme der Kontakte hinter der höchsten übernommenen Nummer weiter. Der Zähler wird dabei nur angehoben, nie zurückgesetzt – keine Nummer aus Lexware wird ein zweites Mal vergeben. Siehe Datenübernahme aus Lexware Office.

Welche Nummernkreise der Betrieb nutzt, steht auch in der Verfahrensdokumentation, die das GoBD-Archiv als Vorlage erzeugt.