Bankkonten und Kontoumsätze

Unter Bank & Zahlungen → Bank stehen alle Umsätze der Geschäftskonten – Zahlungseingänge und Abbuchungen. Von hier aus werden sie Rechnungen und Belegen zugeordnet (siehe Zahlungsabgleich). Wie die Umsätze hineinkommen, ist egal: automatisch von der Bank oder als Datei aus dem Online-Banking. Beide Wege laufen durch dieselbe Prüfung.

Paket und Rechte: Paket Buchhaltung (und Komplett). Ansehen mit bank:read, Konten pflegen, importieren und zuordnen mit bank:write. Ohne das Paket bleiben Konten und Umsätze lesbar.

Bankkonten

Konten (oben auf der Bank-Seite) listet die Bankkonten. Fehlt noch eins, schlägt WorkOffice die IBAN aus den Firmendaten vor – Als Konto übernehmen. Neues Konto fragt:

Ein Konto mit Umsätzen oder Zahlungsläufen lässt sich nicht löschen, nur archivieren – die Umsätze gehören zur Buchhaltung.

Automatisch abholen

Ist die Bank verbunden (siehe Bank verbinden), holt WorkOffice die Umsätze im Hintergrund ab – in der Vorgabe alle sechs Stunden. Bei FinTS geht das nur, wenn die PIN gespeichert ist; sonst holt Jetzt abrufen (unter Konten) die Umsätze nach Eingabe der PIN.

Jeder Abruf schaut ein paar Tage über den letzten zurück, denn Kartenzahlungen und Überweisungen werden oft erst Tage später mit älterem Datum gebucht. Doppelt angelegt wird dabei nichts. Nach dem Abruf läuft die automatische Zuordnung:

Neue Umsätze abgeholt: 12.

Davon gleich einer Rechnung zugeordnet: 3.

Im Hintergrund ordnet WorkOffice im Namen des Benutzers zu, der die Verbindung eingerichtet hat. Ist dessen Zugang nicht mehr aktiv, werden die Umsätze trotzdem abgeholt – zugeordnet wird dann erst mit Automatisch zuordnen.

Kontoauszug als Datei

Kontoauszug importieren: Konto wählen, Datei wählen, Importieren.

camt.053 / camt.052 (XML, auch als ZIP) oder CSV-Export der Bank

• camt.053 / camt.052 – der Standard der Banken, einzeln oder als ZIP mit einem Auszug je Tag.
• CSV – der Export aus dem Online-Banking. Erkannt wird nicht die Bank, sondern die Kopfzeile mit den Spaltennamen; so lesen sich die Exporte vieler deutscher Banken (Sparkasse, Volksbank, DKB, ING …). Auch die Kontoumsätze im DATEV-Format, wie Lexware Office sie exportiert, werden gelesen.
• Eine Datei darf höchstens 10 MB groß sein.

Bereits importierte Umsätze werden erkannt und nicht doppelt angelegt – überlappende Zeiträume sind kein Problem.

Das Ergebnis sagt, wie viele neu und wie viele schon vorhanden waren:

Neue Umsätze importiert: 37, bereits vorhanden: 5.

Zwei gleiche Umsätze in einem Auszug (zweimal derselbe Betrag am selben Tag) bleiben dabei zwei. Danach Automatisch zuordnen klicken – beim Datei-Import geschieht das nicht von selbst.

Die Umsatzliste

Drei Reiter: Offen, Zugeordnet, Ignoriert. Filter nach Konto und Richtung (Eingänge, Ausgänge), Suche nach Name, Verwendungszweck und IBAN. Ist ein Umsatz nur teilweise zugeordnet, steht der Rest als frei … daneben.

Ein Klick öffnet den Umsatz mit Buchungstag, Wertstellung, Gegenseite, IBAN, Verwendungszweck und Referenz – und den Vorschlägen zum Zuordnen.

Ignorieren

Nicht jeder Umsatz gehört zu einer Rechnung oder einem Beleg:

Dieser Umsatz wird ignoriert (z. B. Umbuchung, Privatentnahme, Kontoführung).

Ignorieren nimmt ihn aus der offenen Liste, Wieder öffnen holt ihn zurück. Ein zugeordneter Umsatz lässt sich erst ignorieren, wenn die Zuordnung gelöst ist. Wie ein ignorierter Umsatz in der Buchhaltung landet, klärt der Betrieb mit seinem Steuerberater.