Überweisen: offene Belege bezahlen

Unter Bank & Zahlungen → Zahlungen bezahlt der Betrieb offene Eingangsbelege, ohne Empfänger, IBAN und Beträge im Online-Banking abzutippen. WorkOffice bewegt dabei nie selbst Geld: Freigegeben wird immer beim Betrieb – mit TAN, in der Banking-App oder in der Revolut-App.

Paket und Rechte: Paket Buchhaltung (und Komplett). Ansehen mit bank:read; Zahlungslauf anlegen, Datei herunterladen, senden und verwerfen mit bank:write.

Offene Belege

Der Reiter Offene Belege zeigt jede Ausgabe, die weder bezahlt noch einem Bankumsatz zugeordnet ist – nach Fälligkeit sortiert, überfällige rot. Bar, privat oder per Karte bezahlte Belege erscheinen nicht.

Ohne IBAN lässt sich ein Beleg nicht überweisen. Sie kommt aus der Rechnung (der Belegeingang liest sie), vom Lieferanten oder direkt aus der Ausgabe; die Liste sagt, woher (am Beleg, vom Lieferanten) oder IBAN fehlt.

Einzeln: GiroCode

Das QR-Symbol am Beleg zeigt einen GiroCode:

In der Banking-App „Scannen“ bzw. „Foto-Überweisung“ wählen und den Code abfotografieren – Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck sind dann ausgefüllt.

Mehrere: der Zahlungslauf

Belege anhaken, Zahlungslauf erstellen:

• Von Konto – braucht eine gültige IBAN.
• Ausführen am – nicht in der Vergangenheit; nach Annahmeschluss der Bank am nächsten Bankarbeitstag.
• Je Beleg Betrag (z. B. abzüglich Skonto, höchstens der Rechnungsbetrag) und Verwendungszweck (Vorgabe: die Rechnungsnummer des Lieferanten).

Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck werden im Lauf festgehalten. Ein Beleg steht in höchstens einem offenen Lauf – so wird nichts doppelt bezahlt.

Als Datei

Datei herunterladen erzeugt eine SEPA-Datei (pain.001.001.09). Im Online-Banking hochladen – die Funktion heißt je nach Bank „SEPA-Datei“, „Sammelauftrag“ oder „Datei-Upload“ – und alle Zahlungen mit einer TAN freigeben. Das geht bei jeder deutschen Bank.

Direkt an die Bank

Ist das Konto verbunden (siehe Bank verbinden), steht im Lauf An die Bank senden.

FinTS: Der Lauf geht als Sammelüberweisung an die Bank. Ist die PIN nicht gespeichert, fragt WorkOffice danach (Wird nicht gespeichert.). Die Bank prüft vor der Freigabe jeden Empfängernamen gegen die IBAN (Empfängerüberprüfung). Passt alles, geht es zur Freigabe. Sonst zeigt WorkOffice das Ergebnis je Zahlung, etwa Name stimmt nicht genau überein – bei der Bank: „…“:

Überweisen Sie trotzdem, liegt das Risiko einer Fehlüberweisung bei Ihnen. Im Zweifel abbrechen, den Namen bzw. die IBAN am Beleg prüfen und neu anlegen.

Trotzdem überweisen oder abbrechen – das entscheidet der Betrieb. Freigegeben wird in der Banking-App (die Seite wartet und fragt nach) oder mit TAN. Danach steht der Lauf auf bei der Bank.

Revolut: WorkOffice legt fehlende Empfänger an und reicht alle Zahlungen als einen Zahlungsentwurf ein; der Lauf steht auf in Revolut freigeben. Geprüft und freigegeben wird in der Revolut-App. Solange das nicht geschehen ist, zieht Entwurf zurückziehen ihn wieder zurück.

Schutz vor Doppelzahlung

• Ein Lauf kann nur einmal unterwegs sein.
• Wurde die Datei schon heruntergeladen, verlangt An die Bank senden die Bestätigung, dass sie nicht im Online-Banking hochgeladen wurde.
• Ein per FinTS übermittelter Lauf lässt sich nicht mehr verwerfen – zurückholen nur bei der Bank. Hat die Bank ihn nachweislich nicht ausgeführt, gibt Bank hat nicht ausgeführt die Belege nach einer Rückfrage wieder frei.
• Verwerfen eines Laufs, dessen Datei schon bei der Bank freigegeben wurde, führt später zu doppelter Zahlung – deshalb fragt das Programm vorher.

Und danach?

Jede Zahlung trägt eine eigene Referenz wie ZL7-B-2026-0012. Sobald die Abbuchung auf dem Konto steht (Abruf oder Import), ordnet der Zahlungsabgleich sie über diese Referenz dem Beleg zu – der Beleg ist dann bezahlt. Weicht der Betrag ab, steht der Beleg als erster Vorschlag am Umsatz. Bei Revolut steht die Referenz hinten im Verwendungszweck.

Echtzeitüberweisungen gibt es noch nicht.