Firmendaten und Logo

Was unter Einstellungen → Firmendaten steht, druckt WorkOffice auf jeden Beleg: Name, Anschrift, Steuernummer, Bankverbindung, Logo. Dazu kommen Vorgaben für neue Belege und die Angaben für DATEV.

Ändern dürfen Inhaber und Büro (Recht settings:update). Mitarbeiter und Steuerberater sehen die Seite, aber alle Felder sind gesperrt.

Pflicht für Rechnungen

Drei Angaben braucht jede Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG): Firmenname, eine vollständige Anschrift (Straße, PLZ, Ort) und Steuernummer oder USt-IdNr. Fehlt etwas, warnen Übersicht und Firmendaten – und Rechnungen lassen sich nicht festschreiben:

In den Firmendaten fehlen: vollständige Anschrift.

Nach dem Festschreiben lässt sich nichts mehr nachtragen (siehe Festschreiben und GoBD); deshalb prüft WorkOffice vorher.

Die Karten

Firmendaten: Firmenname, Inhaber bzw. Geschäftsführer, Anschrift, Telefon, E-Mail, Webseite und das Logo. Beim Tippen der Anschrift kommen Vorschläge.

Steuer: Steuernummer, USt-IdNr., Handelsregister und der Schalter Kleinunternehmer (§ 19 UStG) – dann gehen Rechnungen ohne Umsatzsteuer mit dem gesetzlichen Hinweis hinaus. Derselbe Schalter steht unter Steuern. Die USt-IdNr. prüft WorkOffice beim Tippen auf Länderkennung, Format und Prüfziffer; sie ist Pflicht für Lieferungen und Leistungen ins EU-Ausland.

Bankverbindung: Bank, IBAN, BIC. Eine IBAN mit falscher Prüfziffer nimmt WorkOffice nicht an:

Die IBAN ist ungültig (Prüfziffer stimmt nicht).

Belege: die Formate der Nummern (siehe Nummernkreise), Zahlungsziel (ab Werk 14 Tage), Gültigkeit von Angeboten (ab Werk 30 Tage), Standard-Stundensatz netto (Vorgabe für Arbeitspositionen, ab Werk 55 €; ausrechnen lässt er sich unter Kalkulation) und Skonto mit Frist als Vorgabe für neue Rechnungen. Dazu zwei Schalter:

• Leistungen an Grundstücken (ab Werk an) druckt bei Privatkunden den Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht nach § 14b UStG.
• Adressvorschläge aus dem Internet (ab Werk an) schlägt beim Tippen einer Anschrift auch Straßen und Orte aus OpenStreetMap und dem amtlichen Straßenverzeichnis vor. Ausgeschaltet kommen nur Anschriften, die schon eingetragen sind.

Nummernkreise: die nächste Nummer je Nummernkreis – für alle, die bei den Nummern aus Word, Excel oder einem anderen Programm weitermachen. Nur anheben, nie zurücksetzen; siehe Nummernkreise.

Texte: Einleitung und Schluss für Angebote, Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine – Vorgaben für deutsche Belege. Englische Belege bekommen feste englische Texte.

Mahnwesen: Gebühren je Stufe, Frist und Verzugszinsen – siehe Mahnwesen.

DATEV / Steuerberater: Kontenrahmen, Berater- und Mandantennummer, Beginn des Wirtschaftsjahres, Sammelkreditor – siehe DATEV-Export.

Telegram-Benachrichtigungen: ob Kundennamen in den Nachrichten stehen dürfen – siehe Telegram-Benachrichtigungen.

Speichern übernimmt alles auf einmal; welche Felder sich geändert haben, steht im Prüfprotokoll.

Das Logo

Logo hochladen nimmt eine PNG- oder JPEG-Datei bis 1 MB. Geprüft wird am Inhalt der Datei, nicht an der Endung – ein umbenanntes Bild landet so nicht in jeder Rechnung. Ein Logo im CMYK-Farbraum lehnt WorkOffice ab:

Das Logo ist im CMYK-Farbraum gespeichert – bitte als RGB speichern.

Der Grund: Rechnungen sind PDF/A mit eingebetteter E-Rechnung, und CMYK würde das brechen.

Position und Größe des Logos, eigenes Briefpapier, Schrift und Farbe stellt man unter Drucklayout ein. Ein neues oder entferntes Logo gilt für Entwürfe und neue Belege – festgeschriebene Rechnungen behalten es in ihrem archivierten PDF.