Mahnstufen, Gebühren und Fristen
Unter Verkauf → Mahnwesen stehen alle überfälligen Rechnungen und die zuletzt verschickten Mahnschreiben. Von dort aus mahnt man einzeln oder für alle auf einmal im Mahnlauf.
Das Mahnwesen gehört zum Verkauf und ist in jedem Paket enthalten. Ansehen braucht dunning:read, Mahnen dunning:write – ab Werk Inhaber und Büro. Wer nur lesen darf, sieht:
Zum Mahnen fehlt die Berechtigung.
Was überfällig ist
Gemahnt werden nur festgeschriebene, offene Rechnungen, deren Fälligkeit vorbei ist – gerechnet nach dem Kalender in der Zeitzone des Betriebs. Ein Entwurf, eine bezahlte oder stornierte Rechnung kommt nicht in die Liste.
Die Liste Überfällige Rechnungen zeigt je Rechnung den Kunden, seit wann sie fällig ist, wie viele Tage, was offen ist und die letzte Mahnstufe. Darüber steht, was insgesamt offen ist. Auch auf der Übersicht führt die Kachel Überfällig hierher, ebenso in einer überfälligen Rechnung der Link Mahnung erstellen.
Drei Stufen
| Stufe | Bezeichnung | Gebühr ab Werk |
|---|---|---|
| 1 | Zahlungserinnerung | 0 € |
| 2 | 1. Mahnung | 5 € |
| 3 | Letzte Mahnung | 10 € |
Drei Stufen, wie im Handwerk üblich: eine freundliche Erinnerung, eine Mahnung und die letzte Mahnung mit dem Hinweis auf gerichtliche Schritte. Die Bezeichnung ist überall dieselbe – in der Oberfläche, auf dem Mahnschreiben und im Betreff der deutschen E-Mail. Mehr Stufen bringen kein Geld, nur Zeitverzug. Nach der letzten Mahnung kommen Mahnbescheid oder Inkasso – WorkOffice schlägt danach keine weitere Mahnung vor.
Vorgeschlagen wird immer die nächste Stufe nach der zuletzt verschickten. Jede Stufe lässt sich trotzdem frei wählen – auch gleich die 1. Mahnung ohne vorherige Erinnerung.
Die Texte
Jede Stufe hat ihren Standardtext mit der eingesetzten Frist:
- Zahlungserinnerung: „sicherlich ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen, dass die folgende Rechnung noch offen ist …“ – mit dem Satz, das Schreiben als gegenstandslos zu betrachten, wenn schon gezahlt ist.
- 1. Mahnung: „leider konnten wir bis heute keinen Zahlungseingang … feststellen.“
- Letzte Mahnung: fordert letztmalig auf und kündigt an, die Forderung nach Ablauf der Frist gerichtlich geltend zu machen oder an ein Inkassounternehmen zu übergeben.
Der Text nennt nur, was das Schreiben auch verlangt – „zuzüglich Mahngebühr“ etwa nur, wenn eine Gebühr anfällt. Vor dem Erstellen lässt er sich ändern.
Gebühren und Frist einstellen
Unter Verwaltung → Einstellungen → Firmendaten, Abschnitt Mahnwesen:
- Gebühr Zahlungserinnerung (€), Gebühr 1. Mahnung (€), Gebühr letzte Mahnung (€)
- Frist je Stufe (Tage) – ab Werk 7. Die Zahlungsfrist eines Mahnschreibens ist das Mahndatum plus diese Tage.
- Verzugszinsen und Verzugspauschale – siehe Verzugszinsen und Pauschale.
Die Werte sind Vorgaben; im einzelnen Mahnschreiben lassen sich Gebühr und Frist ändern.
Letzte Mahnschreiben
Unter der Liste stehen alle erstellten Mahnschreiben mit Stufe, Gebühr, Gesamtbetrag, Frist und ob sie versendet sind. Ein Klick öffnet das Schreiben zum Ansehen, als PDF und zum Versenden.
Eine Mahnung ändert die Rechnung nicht – die bleibt festgeschrieben, wie sie ist. Die Mahnung hält den offenen Betrag zum Mahndatum fest, dazu Gebühr, Zinsen, Pauschale, Frist und Text, und wird als PDF archiviert. Weiter: Mahnung erstellen und versenden.