Handbuch
Dieses Handbuch beschreibt Schritt für Schritt, was WorkOffice Pro tut – so, wie es das Programm heute tatsächlich macht. Wo eine Regel im Gesetz steht, ist der Paragraph genannt.
Lieber gezeigt bekommen als lesen? Die Einführung führt in einer Minute durch die wichtigsten Stellen des Programms.Einführung starten →
Arbeiten mit WorkOffice
Erste Schritte
- Einführung und erste SchritteDer Rundgang beim ersten Anmelden – was er zeigt, wie man ihn wieder startet und was danach als Erstes zu tun ist.
- Start-AssistentZehn Schritte zum eingerichteten Büro: Firmendaten, Nummernkreise, Fragen zum Betrieb, Paketvorschlag, aufgeräumtes Menü.
- Die ÜbersichtDie Startseite nach der Anmeldung – was die Kacheln zeigen, wohin sie führen und wie jeder sie für sich anordnet.
- Menü und SchnellzugriffDas Menü links mit Gruppen und Schloss, Menüpunkte für den Betrieb ausblenden – und der Blitz oben für das Tägliche.
- Als App installierenWorkOffice ohne App-Store auf Computer, Tablet und Telefon legen – je Browser erklärt, dazu das Programm für Windows und Mac.
- SpracheAcht Sprachen für die Oberfläche, Deutsch oder Englisch für Belege je Kunde – und was bewusst deutsch bleibt.
- Demo ansehenWorkOffice ohne Registrierung ausprobieren – im öffentlichen Beispielbetrieb als Inhaber, Mitarbeiter oder Steuerberater.
- Probezeit und AboWas in der Probezeit freigeschaltet ist, wann daran erinnert wird und was danach geschieht – kurz, mit Verweis auf Abo und Pakete.
Verkauf: Kunden, Angebote, Rechnungen
- Kunden und LieferantenKunden und Lieferanten anlegen – Rollen, Kundennummer, Belegsprache, Konditionen, Adressvorschläge, Telefonnummern zum Antippen.
- Kunden und Artikel einlesenKunden, Lieferanten und Artikel aus einer CSV-Datei übernehmen – aus Excel oder einem anderen Programm, mit Prüflauf und ohne Doppelte.
- Aufgaben, Notizen und KundenakteAufgaben mit E-Mail-Erinnerung, Gesprächsnotizen, Dateien in der Kundenakte und der Verlauf je Kunde.
- Beleg online teilen und KundenportalGeheime Links für Kunden: einen Beleg teilen oder ein Kundenportal – ansehen, herunterladen, annehmen, bezahlen.
- Artikel und LeistungenMaterial, Stundensätze und Pauschalen einmal anlegen – mit Preis, Einheit und Steuersatz – und im Beleg schnell einsetzen.
- AngeboteAngebote schreiben, festschreiben, Annahme vermerken – und mit einem Klick zu Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung.
- AuftragsbestätigungDen Auftrag schriftlich bestätigen – eigene Nummer, geplanter Ausführungszeitraum, keine Buchung, Start für Lieferschein und Rechnung.
- LieferscheinLieferungen mit Lieferdatum festhalten, wahlweise ohne Preise drucken und später einzeln oder gesammelt als Rechnung abrechnen.
- Rechnungen schreibenEine Rechnung anlegen – Kunde, Positionen, Steuer je Steuersatz – und den Weg vom Entwurf über das Festschreiben bis zum Versand.
- Festschreiben und GoBDLückenlose Nummer, geprüfte Pflichtangaben, archiviertes PDF – und warum ein Beleg danach unveränderbar ist (GoBD).
- Versand per E-Mail und MessengerBelege per E-Mail senden – Vorlage, Signatur, Anhänge, Online-Link – oder per WhatsApp und Telegram teilen.
- E-RechnungZUGFeRD im PDF und XRechnung als XML – was WorkOffice erzeugt, welche Angaben fehlen können, wo Eingangsrechnungen landen.
- Zahlung erfassenZahlungen an der Rechnung – von Hand, aus der Bank oder online –, Teilzahlung, Skontoabzug und Rückzahlung an den Kunden.
- SkontoSkonto vereinbaren – Vorgabe im Betrieb, abweichend je Kunde und Rechnung –, wie er auf der Rechnung steht und wann er als bezahlt gilt.
- Zahlungslink: online bezahlenOffene Rechnungen mit einem Klick bezahlen lassen – per PayPal.me oder eigenem Stripe-Konto. Was der Kunde sieht.
- Abschlags- und SchlussrechnungGroße Aufträge in Abschlägen abrechnen und mit der Schlussrechnung abschließen, je Steuersatz verrechnet. Paket Komplett.
- Rechnung stornierenEine festgeschriebene Rechnung ganz aufheben – mit einer Stornorechnung mit eigener Nummer statt Löschen – und danach richtig neu schreiben.
- Rechnungskorrektur und GutschriftEinen Teil einer Rechnung gutschreiben oder eine freie Gutschrift aus Kulanz – mit Verrechnung und Rückzahlung.
- SerienrechnungenWartungsverträge, Mieten, Pauschalen einmal anlegen – die Rechnung entsteht zum Termin von selbst. Paket Komplett.
- Ins Ausland verkaufenInnergemeinschaftliche Lieferung, Reverse Charge, Ausfuhr und Drittland – was WorkOffice prüft und druckt. Paket Komplett.
- GAEB: Leistungsverzeichnis einlesenEin Leistungsverzeichnis als GAEB-Datei einlesen, Preise eintragen und die Angebotsabgabe (X84) abgeben. Paket Komplett.
- Stundensatz und KalkulationWas eine produktive Stunde kosten muss – der Stundensatz-Rechner – und wie Materialpreise mit Aufschlag ins Angebot kommen.
Mahnwesen
- Mahnstufen, Gebühren und FristenDie Seite Mahnwesen, die drei Stufen von der Zahlungserinnerung bis zur letzten Mahnung, Gebühren und Fristen aus den Einstellungen.
- Mahnung erstellen und versendenEine einzelne Zahlungserinnerung oder Mahnung erstellen – Stufe, Datum, Frist, Gebühr, Text – und per E-Mail versenden oder drucken.
- MahnlaufAlle fälligen Mahnungen in einem Schritt – Vorschlagsliste, Stufe prüfen, Mahnschreiben erstellen und versenden.
- Verzugszinsen und PauschaleVerzugszinsen und die 40-€-Pauschale nach § 288 BGB – ab wann der Kunde in Verzug ist und wie WorkOffice taggenau rechnet.
Lager und Großhandel
- Bestand und LagerbuchBestand je Lager, bewertet zum gleitenden Durchschnittspreis – mit Lagerbuch, Korrektur und Umbuchung.
- LagerorteHauptlager, Werkstattwagen, Filiale – Lagerorte anlegen, das Standardlager festlegen, leere Lager archivieren.
- Wareneingang und WarenausgangWare kommt per Wareneingang ins Lager und geht mit Lieferschein oder Rechnung genau einmal hinaus – auch mit Material aus WorkTime Pro.
- Etiketten druckenPreisetiketten mit EAN oder Strichcode für Artikel und Lieferungen, Etiketten für Lagerorte – auf dem Etikettendrucker, auf A4-Bögen oder als ZPL für Zebra-Drucker.
- BestellungenBeim Lieferanten bestellen – aus dem Bestellvorschlag oder von Hand, mit Nummer und PDF; geliefert wird über den Wareneingang.
- InventurBestand zählen, Differenzen ins Lagerbuch buchen und die bewertete Inventurliste für den Jahresabschluss drucken.
- Barcode-ScannerArtikel per Barcode erfassen – mit einem Hand-Scanner (USB oder Bluetooth) oder der Handykamera, an Kasse, Inventur, Wareneingang, Bestellung, Artikeln und Belegen.
- Großhandel: DATANORM-KatalogeDATANORM-Kataloge der Großhändler einlesen, durchsuchen und einzelne Artikel mit Einkaufs- und Verkaufspreis in den Artikelstamm übernehmen.
- IDS Connect: im Shop des Großhändlers einkaufenIm Onlineshop des Großhändlers einkaufen und den Warenkorb als Bestellung, in ein Angebot oder direkt in den Beleg zurückholen.
- UGL-Dateien: Bestellung und Lieferschein als DateiBestellungen als UGL-Datei an den SHK-Großhandel geben und Angebot, Bestätigung oder Lieferschein des Großhändlers als Datei einlesen.
Einkauf: Belege und Ausgaben
- Beleg scannenBelege mit dem Handy scannen – das Blatt wird erkannt, gerade gezogen und gut lesbar gemacht, auch mehrseitig – und direkt in den Belegeingang hochladen.
- Belege erfassen: der BelegeingangBelege sammeln, automatisch erkennen lassen, prüfen und als Ausgabe übernehmen – auf Wunsch gleich gegen die passende Abbuchung.
- Belegempfang per E-MailEine eigene, geheime Empfangsadresse für Rechnungsmails – jeder Anhang landet als Beleg im Belegeingang.
- Ausgaben und BelegkategorienEingangsrechnungen, Quittungen und Tankbelege – mit Datei, Kategorie, Vorsteuer und Bezahlt-Status; nach dem DATEV-Export festgeschrieben.
- LieferantenLieferanten sind Kontakte mit der Rolle Lieferant – mit Lieferantennummer, IBAN und allen Eingangsbelegen an einer Stelle.
Bank und Zahlungen
- Bank verbindenRevolut Business oder eine deutsche Bank per FinTS verbinden – dann holt WorkOffice die Umsätze mehrmals täglich selbst ab.
- Bankkonten und KontoumsätzeBankkonten anlegen, Umsätze automatisch abholen lassen oder als camt- bzw. CSV-Datei einlesen – ohne doppelte Umsätze.
- ZahlungsabgleichBankumsätze Rechnungen und Eingangsbelegen zuordnen – automatisch im eindeutigen Fall, sonst per Vorschlag; mit Teilzahlung und Skonto.
- Überweisen: offene Belege bezahlenOffene Belege bezahlen – als SEPA-Datei, per GiroCode, per FinTS mit Empfängerüberprüfung oder als Revolut-Zahlungsentwurf.
- Online-Zahlungen und die BankWas mit Zahlungen über den Zahlungslink (Stripe, PayPal.me) passiert – und warum sie nicht im Zahlungsabgleich der Bank landen.
Kasse
- KassenbuchBareinnahmen und -ausgaben täglich festhalten – lückenlos nummeriert, nie negativ, mit Tagesabschluss und Zählprotokoll (GoBD).
- Kassenbericht (offene Ladenkasse)Offene Ladenkasse – abends zählen, die Tageslosung wird rückwärts berechnet, gebucht und der Tag festgeschrieben.
- Kassen einrichten und außer Betrieb nehmenEine Kasse für das Kassen-Terminal einrichten – mit Betriebsstätte, TSE und Kassenbuch –, ändern und endgültig außer Betrieb nehmen.
- Kassen-Terminal: verkaufen am TresenAm Tresen verkaufen – Artikel antippen, bar oder mit Karte kassieren, Bon drucken (auch direkt an den Bondrucker), Rechnungen an der Kasse bezahlen, abbrechen und stornieren.
- Bondrucker: Bon direkt druckenBon und Z-Bon direkt an den Bondrucker senden – über USB, seriell oder Bluetooth, ohne Druckdialog und mit Kassenlade; was in welchem Browser geht.
- Geldbewegungen: Einlage, Entnahme, GeldtransitWechselgeld, Einzahlung auf die Bank, private Einlage und Entnahme – im Kassen-Terminal als Eigenbeleg, im Kassenbuch als eigene Buchung.
- Kassenabschluss (Z-Bon)Der Kassenabschluss (Z-Bon) fasst alle Bons einer Kasse zusammen und übernimmt Tageslosung, Kartenzahlungen und Geldbewegungen ins Kassenbuch.
- Prüfung & FinanzamtDSFinV-K-Export und TSE-Export für Kassen-Nachschau und Betriebsprüfung, dazu die Ausfüllhilfe für die Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO.
- Kassen im Abo: das Zusatzpaket Kassen-TerminalDas Zusatzpaket Kassen-Terminal – zu jedem Paket buchbar, abgerechnet je Kasse in Betrieb, mit Cloud-TSE; was nach der Kündigung bleibt.
Buchhaltung und Steuerberater
- AuswertungenÜberblick, offene Posten, Umsatzstatistik und Liquiditätsplanung – welche Zahlen, welche Zeiträume, welche Diagramme.
- Steuerliche AuswertungenUmsatzsteuer-Voranmeldung, Zusammenfassende Meldung, EÜR, GuV und BWA – was WorkOffice rechnet und was man selbst übertragen muss.
- Gewinnermittlung: EÜR oder BilanzEinnahmenüberschussrechnung oder Bilanz am Betrieb einstellen – und was sich dadurch an DATEV-Export, GuV und BWA ändert.
- DATEV-ExportBuchungsstapel und Belegdateien als ZIP für die Kanzlei – welche Konten gebucht werden, was fehlt und warum Eingangsbelege danach fest sind.
- Steuerberater-ZugangDie Kanzlei mit eigenem Zugang einladen – was der Steuerberater sieht und darf, und warum er nichts ändern kann.
- PendelakteDer monatliche Austausch mit der Kanzlei – Dateien ablegen, übergeben, Rückfragen klären, Monat abschließen.
- Anlagen & AfAAnlagenverzeichnis mit AfA auf den Cent – linear, degressiv, GWG, Sammelposten, EDV und E-Fahrzeug, Abgang und Übergabe an DATEV.
- GoBD-ArchivAlle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen an einer Stelle – Fristen, Löschsperre, Integritätsprüfung, Daten für die Betriebsprüfung.
- Lexware-ArchivJedes Objekt aus der Datenübernahme aus Lexware Office unverändert zum Nachschlagen – mit Original-PDFs, Belegbildern und Exporten.
Geräte, Integrationen, Datenübernahme
- IntegrationenAlle Anbindungen auf einen Blick – Bank, Belegempfang, DATEV, Steuerberater, WorkTime Pro, Datenübernahme – mit Stand und nächstem Schritt.
- Geräte und PrüftermineWerkzeuge, Maschinen, Leitern und Fahrzeuge mit Prüfplan – Elektroprüfung nach DGUV V3, TÜV, Wartung, unveränderbare Nachweise und Erinnerung.
- WorkTime Pro anbindenWorkTime Pro aus Sicht des Büros verbinden – Schlüssel, was in beide Richtungen fließt, Paket Komplett mit Bestandsschutz, Kombi-Rabatt.
- Datenübernahme aus Lexware OfficeDaten aus Lexware Office übernehmen – Schlüssel, was mitkommt, Übernahme, Prüfbericht, Dateien ergänzen, Abschluss mit Nummernkreisen.
- Kontakte und Artikel aus CSV importierenKunden, Lieferanten und Artikel aus einer CSV-Datei übernehmen – Spalten zuordnen, Prüflauf ohne Speichern, Doppelte werden übersprungen.
Einrichten und verwalten
Einstellungen
- Firmendaten und LogoFirmendaten, Logo, Bankverbindung und Vorgaben für Belege – was auf jeder Rechnung steht und ohne was nicht festgeschrieben wird.
- NummernkreiseWie Rechnungs-, Angebots- und Kundennummern aussehen, wann sie vergeben werden, wie man bei den bisherigen Nummern weitermacht und warum es keine Lücken gibt.
- SteuereinstellungenKleinunternehmer, Soll oder Ist, Voranmeldungszeitraum, Dauerfrist und Gewinnermittlung – die Grundlage aller Steuerzahlen.
- Drucklayout und BriefpapierSo sehen Angebote, Rechnungen und Mahnungen als PDF aus – Logo, eigenes Briefpapier, Schrift, Akzentfarbe, Vorschau.
- E-Mail-VersandEigener Mailserver des Betriebs, Absender, Vorlagen je Versandart mit Platzhaltern, Signatur mit Logo und Standard-Anhänge wie die AGB.
- Zahlungslink einrichten„Online bezahlen“ auf Rechnung, Mail und Online-Ansicht – mit PayPal.me oder dem eigenen Stripe-Konto einrichten.
- Belegempfang per E-Mail einrichtenEine eigene E-Mail-Adresse für Rechnungen einrichten – Adresse erzeugen, Absender beschränken, sehen, was ankam.
- Stundensatz berechnenDer Stundensatz-Rechner – was eine produktive Stunde kosten muss, aus Löhnen, Gemeinkosten und Gewinnzuschlag.
- MenüDas Menü links – Gruppen, Schloss für fremde Pakete und Menüpunkte für den ganzen Betrieb ausblenden. Ausblenden ist keine Sperre.
- Telegram-BenachrichtigungenKurze Meldungen aufs Handy – Zahlung, angenommenes Angebot, neuer Beleg, Wochenübersichten. Je Person, je Meldung wählbar.
- Abo, Pakete und FunktionenStart, Buchhaltung und Komplett mit Preisen und Funktionen, Probezeit, Kassen-Terminal, Wechsel, Kündigung, „nur lesen“.
- Lizenz auf dem eigenen ServerAuf dem eigenen Server die Lizenz eintragen und prüfen – was die Zustände bedeuten und was ohne gültige Lizenz geht.
Benutzer, Rechte, Sicherheit
- BenutzerBenutzer einladen oder mit Startpasswort anlegen, Rolle ändern, sperren, Zwei-Faktor zurücksetzen – und warum der letzte Inhaber bleibt.
- Rollen und RechteDie vier Rollen Inhaber, Büro, Mitarbeiter und Steuerberater – welche Rechte jede hat und wie geprüft wird.
- Zwei-Faktor-AnmeldungAnmeldung mit Passwort und Code aus einer Authenticator-App – freiwillig, mit Ersatzcodes, vom Inhaber rücksetzbar.
- Passwort vergessenEin neues Passwort per Link aus der Mail festlegen – wie lange der Link gilt und was mit Sitzungen und Zwei-Faktor geschieht.
- API-SchlüsselSchlüssel für WorkTime Pro und eigene Programme – die zwei Arten, Vorlagen und Rechte, einmal sichtbar, sofort widerrufbar.
- PrüfprotokollWer wann was getan hat – revisionssicher in einer Hash-Kette. Was protokolliert wird und wie man die Kette prüft.
- Datenschutz und MandantentrennungWie WorkOffice die Daten jedes Betriebs trennt, was verschlüsselt liegt, was an Dritte geht – und was es zum Datenschutz noch nicht gibt.
Für Technik und eigenen Server
Schnittstellen (API)
- EinstiegWelche Schnittstellen WorkOffice Pro anbietet, für wen sie gedacht sind und welche davon stabil bleibt.
- AuthentifizierungAPI-Schlüssel im Kopffeld X-API-Key oder als Bearer, die zwei Schlüsselarten, ihre Rechte – und die Sitzung der Oberfläche.
- TaktsperreWie viele Anfragen durchgehen, wonach gezählt wird – je Schlüssel statt je Adresse – und was bei 429 zu tun ist.
- WorkTime-Anbindung (v1)Die direkte Verbindung WorkTime Pro ↔ WorkOffice Pro unter /api/worktime/v1 – Endpunkte, Fehler, Paket und Grenzen in Kurzform.
- Lexware-kompatible SchnittstelleWas mit Lexware Office spricht, spricht auch mit WorkOffice – Endpunkte unter /api/lexware/v1, für wen sie gedacht sind und was abweicht.
- WebhooksWelche Ereignisse WorkOffice meldet, wie die Signatur geprüft wird, wann wiederholt wird – Lexware-Webhooks und die der WorkTime-Verbindung.
- Beispiele mit curlTypische Aufrufe mit curl – Kunden suchen, Rechnungsentwurf aus WorkTime, Beleg einreichen, Webhook-Signatur prüfen.
Eigener Server
- Mit Docker betreibenWorkOffice Pro mit Docker Compose auf dem eigenen Server – Dateien, Projekt, Container, Volumes und fertige Abbilder statt Bau.
- Einrichten in fünf SchrittenDen eigenen Server in fünf Schritten einrichten – Quellen und .env, Geheimnisse, E-Mail, Start, Probe.
- HTTPS mit CaddyCaddy als Reverse Proxy vor WorkOffice – DNS, Ports, Loopback, Zertifikat, und wie Homepage und Programm unter zwei Namen laufen.
- E-Mail des ServersDas Mailkonto des Servers für Systemmails – was es verschickt, was die Betriebe selbst eintragen und was ohne SMTP passiert.
- PostgreSQLDie Datenbank im Container, der Anwendungsbenutzer ohne Sonderrechte, die Mandantentrennung in der Datenbank und die Prüfung beim Start.
- LizenzDie Lizenz für den eigenen Server – eintragen, wie geprüft wird, sieben Tage ohne Netz, und warum ohne Lizenz nichts verloren geht.
- Sicherung und WiederherstellungWas zu sichern ist, das nächtliche Sicherungsskript mit Cron und Zweitspeicher – und wie man zurückspielt.
- AktualisierenDen eigenen Server auf einen neuen Stand bringen – sichern, holen, .env abgleichen, neu starten. Migrationen laufen von selbst.
- Programm verteilenDas Programm für Windows und Mac mit dem eigenen Server verbinden und auf vielen Arbeitsplätzen still installieren.
- UmgebungsvariablenDie wichtigsten Einträge der .env nach Themen – was Pflicht ist, was die Vorgabe tut und was nur der Hersteller braucht.
Fragen
Häufige Fragen
- Häufige FragenDie Fragen, die vor allen anderen kommen – was WorkOffice Pro ist, für wen, Cloud oder eigener Server, und das Verhältnis zu WorkTime Pro.
- Kostenlose ProbezeitKostenlos mit allen Funktionen, ohne Zahlungsdaten (ab Werk 30 Tage) – und was danach geschieht: nur lesen, nichts geht verloren.
- PaketeStart, Buchhaltung, Komplett – die drei Pakete der Cloud in Kürze, das Zusatzpaket Kassen-Terminal und die Lizenz für den eigenen Server.
- Zahlung und KündigungWie das Abo bezahlt wird, wo die Rechnungen liegen, was bei Paketwechsel und Kündigung gilt – und was eine geplatzte Zahlung bewirkt.
- Kombi-Rabatt mit WorkTime ProWer WorkTime Pro und WorkOffice Pro mit bezahltem Abo nutzt und beide verbindet, bekommt auf beide Programme einen Rabatt – die Bedingungen.
- GmbH, UG und andere RechtsformenPasst WorkOffice für eine GmbH oder UG? Ja – für EÜR wie für Bilanzierer; den Jahresabschluss erstellt der Steuerberater.
- Daten und SicherheitWo die Daten liegen, wie die Betriebe voneinander getrennt sind, was GoBD-fest heißt und wie man an seine Daten kommt.
- Daten aus Lexware Office übernehmenDaten aus Lexware Office übernehmen – was übernommen wird, was man dafür braucht, wie lange es dauert und was mit den Belegen geschieht.
- PartnerprogrammWer WorkOffice Pro empfiehlt, bekommt einen Anteil an jeder bezahlten Abo-Rechnung der gebrachten Betriebe – Bewerbung, Provision, Gutschrift.