Rechnungen schreiben
Rechnungen stehen unter Verkauf → Rechnungen. Die Liste zeigt auch Abschlags-, Schluss- und Sammelrechnungen, Stornorechnungen und Rechnungskorrekturen; oben lässt sie sich nach Status, Rechnungsart und Jahr filtern und nach Nummer, Kunde oder Betreff durchsuchen.
Neue Rechnungen entstehen mit Neue Rechnung, über + Rechnung auf der Übersicht, beim Kunden oder aus einem Angebot, einer Auftragsbestätigung oder einem Lieferschein.
Der Weg einer Rechnung
- Entwurf – frei änderbar, ohne Nummer. Das PDF trägt das Wasserzeichen ENTWURF.
- Festschreiben – die Rechnung bekommt ihre Nummer und ist ab dann unveränderbar.
- Versenden – per E-Mail als PDF mit eingebetteter E-Rechnung, oder als Link.
- Bezahlt – über den Bankabgleich, den Zahlungslink oder von Hand erfasst.
Wer was darf, ist getrennt: Entwürfe anlegen braucht document:write, Festschreiben document:finalize, Versenden document:send. Ab Werk schreiben Mitarbeiter Entwürfe, Inhaber und Büro schreiben fest und versenden. So kann der Monteur die Rechnung vor Ort vorbereiten, und erst das Büro gibt sie heraus.
Kunde
Oben den Kunden wählen – gesucht wird nach Name, Ort oder Nummer; fehlt er, legt Neuen Kunden anlegen ihn gleich an. Vom Kunden kommen Anschrift, Belegsprache, Zahlungsziel und Skonto. Für diese eine Rechnung lässt sich unter Abweichende Empfängeranschrift eine andere Anschrift eintragen, ohne den Kundenstamm zu ändern.
Kopfdaten
| Feld | Hinweis |
|---|---|
| Rechnungsart | Rechnung, Abschlags-, Schluss- oder Sammelrechnung |
| Belegsprache | Deutsch oder Englisch, Vorgabe vom Kunden |
| Rechnungsdatum | heute |
| Leistungsdatum / Beginn | Pflicht auf Rechnungen (§ 14 UStG), vorbelegt mit dem Rechnungsdatum |
| Leistungszeitraum Ende | nur bei einem Zeitraum |
| Fällig am | Rechnungsdatum plus Zahlungsziel des Kunden, sonst des Betriebs (ab Werk 14 Tage) |
| Skonto (%) und Skontofrist | siehe Skonto |
| Besteuerung | Regelbesteuerung, § 13b, Kleinunternehmer – und die Auslandsfälle |
| Ihr Zeichen / Bestellnummer | die Referenz des Kunden |
| Leistung an einem Grundstück | druckt bei Privatkunden den Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht (§ 14b UStG) |
| Arbeitskosten ausweisen (§ 35a EStG) | weist bei Privatkunden die enthaltenen Arbeitskosten aus |
| Betreff, Einleitung, Schlusstext | vorbelegt aus den Firmendaten |
Kleinunternehmer (eingestellt in den Firmendaten) bekommen § 19 UStG als Besteuerung vorbelegt; die Rechnung trägt dann den gesetzlichen Hinweis und keine Umsatzsteuer.
Positionen
Mit + Arbeitszeit, + Material, + Sonstiges und + Textzeile kommen Zeilen dazu. Jede Position hat Bezeichnung, Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Rabatt in Prozent und Umsatzsteuer (19 %, 7 % oder 0 %). Mit den Pfeilen ändert sich die Reihenfolge.
- In der Bezeichnung tippen schlägt Artikel vor.
- Eine neue Arbeitszeit trägt den Standard-Stundensatz ein.
- Textzeilen haben keinen Betrag – für Überschriften und Hinweise zur Ausführung.
Bis zu 500 Positionen je Beleg.
Steuer je Steuersatz
Gerundet wird jede Position auf den Cent; die Umsatzsteuer dagegen je Steuersatz über die Summe der Positionen, nicht je Position. So verlangt es die Norm der E-Rechnung (EN 16931), und so rechnet jede Buchhaltung nach.
Ein Beispiel: drei Positionen zu je 1,03 € netto mit 19 %. Je Position wären es 0,1957 €, gerundet 0,20 €, zusammen 0,60 €. Über die Summe sind es 3,09 € × 19 % = 0,5871 €, gerundet 0,59 € – das steht auf der Rechnung. Je Position gerundet und dann addiert, wiche die Steuer bei vielen Positionen um Cents ab.
Gibt es mehrere Steuersätze, stehen sie getrennt: „zzgl. 19 % USt auf …“ und „zzgl. 7 % USt auf …“. Gerechnet wird exakt in ganzen Cent; die Summen im Editor sind dieselben, die beim Festschreiben auf die Rechnung kommen.
Speichern und festschreiben
- Entwurf speichern – die Rechnung bleibt änderbar; PDF-Vorschau zeigt sie mit Wasserzeichen.
- Speichern & festschreiben – nach einer Rückfrage prüft WorkOffice die Pflichtangaben, zieht die Nummer und schreibt die Rechnung fest.
Die Rückfrage lautet:
Beleg jetzt festschreiben? Danach sind keine Änderungen mehr möglich.
Fehlt etwas, bleibt die Rechnung ein Entwurf, und die Meldung nennt alles auf einmal, etwa:
Bitte das Leistungsdatum bzw. den Leistungszeitraum angeben.
In den Firmendaten fehlen: Firmenname, vollständige Anschrift.
Was geprüft wird und warum danach nichts mehr geht, steht unter Festschreiben und GoBD.
Ein Entwurf lässt sich löschen. Eine festgeschriebene Rechnung nicht:
Nur Entwürfe können gelöscht werden. Rechnungen werden storniert, nicht gelöscht.
Wie das PDF aussieht – Briefpapier, Logo, Schrift und Farben –, legt das Drucklayout unter Einstellungen → Drucklayout fest; siehe den Bereich Einstellungen. Ein schon festgeschriebener Beleg behält sein archiviertes PDF.
Nach dem Festschreiben
Die Rechnungsansicht bietet dann PDF, Per E-Mail senden, XRechnung, Zahlung erfassen, Rechnungskorrektur, Rechnung stornieren und Kopieren. Weiter lesen:
Status
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | noch nicht festgeschrieben |
| Offen | festgeschrieben, nichts bezahlt |
| Teilweise bezahlt | ein Teil ist eingegangen |
| Überfällig | Fälligkeit vorbei, noch etwas offen |
| Bezahlt | vollständig bezahlt |
| Storniert | durch eine Stornorechnung aufgehoben |
Belege, die ein anderes Programm über die Schnittstelle angelegt hat, tragen den Vermerk über Schnittstelle angelegt. Siehe Schnittstellen.