Anlagen & AfA
Was länger als ein Jahr im Betrieb bleibt und mehr kostet als eine Kleinigkeit – Transporter, Rüttelplatte, Notebook –, wird nicht auf einmal als Aufwand gebucht, sondern über die Nutzungsdauer abgeschrieben. WorkOffice führt dafür das Anlagenverzeichnis und rechnet die Absetzung für Abnutzung (AfA) auf den Cent.
Zu finden unter Buchhaltung → Anlagen & AfA. Sehen dürfen Inhaber, Büro und Steuerberater (asset:read), anlegen und ändern Inhaber und Büro (asset:write). Die Anlagen gehören zum Paket Buchhaltung; wer kleiner wechselt, kann sein Verzeichnis weiter ansehen, aber nichts mehr anlegen – die Unterlagen sind aufzubewahren.
Anlegen
Zwei Wege:
- Neues Anlagegut – von Hand, etwa für ein Gerät von vor der Zeit mit WorkOffice.
- Aus Eingangsbeleg – der häufigste Fall: Der Beleg über den neuen Transporter wird als Anlage aktiviert. Im DATEV-Export geht er dann auf das Anlagekonto statt auf Aufwand; die Vorsteuer bleibt abziehbar. Das geht nur, solange der Beleg noch nicht an DATEV übergeben ist.
Im Dialog wählt man die Kategorie aus der amtlichen AfA-Tabelle – etwa Pkw, Kastenwagen, Bohrhammer, Gerüst, Büromöbel, Computer. Sie schlägt Nutzungsdauer und Konten (SKR 03/04) vor. Dazu Anschaffungstag, Anschaffungskosten netto (bzw. brutto mit darin enthaltener Vorsteuer, wenn kein Vorsteuerabzug besteht), Seriennummer oder Kennzeichen. Darunter steht gleich die Vorschau des AfA-Plans.
Was WorkOffice rechnet
| Methode | Regel im Programm |
|---|---|
| Linear (monatsgenau) | § 7 Abs. 1 EStG; im Anschaffungsjahr zählt der Anschaffungsmonat voll |
| Degressiv | nur für Anschaffungen in begünstigten Zeiträumen (§ 7 Abs. 2 EStG: 2020–2022, 04–12/2024, 07/2025–2027); wechselt von selbst zu linear, sobald das mehr ergibt |
| Geringwertiges Wirtschaftsgut | bis 800 € netto im Anschaffungsjahr voll (§ 6 Abs. 2 EStG) |
| Sammelposten | 250,01 € bis 1.000 €, je ein Fünftel über fünf Jahre, ohne Zeitanteil (§ 6 Abs. 2a EStG) |
| Computerhardware/Software | ein Jahr, voll im Anschaffungsjahr (BMF-Schreiben vom 22.02.2022) |
| Elektrofahrzeug | 75/10/5/5/3/2 % (§ 7 Abs. 2a EStG, Anschaffung 07/2025 bis 2027) |
Der Dialog gibt Hinweise nach dem Betrag – bis 250 € netto genügt der Sofortaufwand, ein Anlagegut ist dann nicht nötig. Die Vorsteuer zählt nicht für die Wertgrenzen. Abgeschrieben wird auf 0 €. Für degressive AfA nennt der Dialog den höchsten zulässigen Satz; außerhalb der Zeiträume:
Für dieses Anschaffungsdatum gibt es keine degressive AfA.
Welche Methode und welche Nutzungsdauer im Einzelfall gelten – etwa ob man den Sammelposten wählt, der für alle Güter eines Jahres einheitlich gilt –, entscheidet der Betrieb mit seinem Steuerberater.
Abgang
Wird ein Anlagegut verkauft, verschrottet oder ins Privatvermögen entnommen, erfasst man den Abgang mit Datum und Erlös bzw. Entnahmewert. Die AfA läuft bis einschließlich des Abgangsmonats, der Restbuchwert ist im Jahr des Abgangs Betriebsausgabe. Den Verkaufserlös selbst bucht man über eine Rechnung oder das Kassenbuch. Beim Sammelposten vermindert ein Abgang den Posten nicht – die Auflösung läuft weiter.
Verzeichnis und Vorschau
Oben wählt man das Wirtschaftsjahr; die Liste zeigt je Anlagegut Anschaffung, Kosten, AfA des Jahres und Buchwert zu Beginn und Ende. Das Anlagenverzeichnis gibt es als PDF und CSV – Grundlage für die Anlage AVEÜR. Die Abschreibungsvorschau zeigt die AfA der kommenden Jahre.
Übergabe an DATEV
Der DATEV-Export bucht die AfA des Zeitraums (Abschreibungskonto an Anlagekonto) und beim Abgang den Restbuchwert. Führt die Kanzlei die Anlagenbuchhaltung selbst, wählt man dort Abschreibungen (AfA) mitexportieren ab.
Ist die AfA eines Anlageguts einmal übergeben, beruhen Buchungen in der Kanzlei darauf. Deshalb sind dann Anschaffung, Kosten, Nutzungsdauer und Methode festgeschrieben – in der Anwendung und per Datenbank-Trigger:
Die AfA wurde an DATEV übergeben – Anschaffung, Kosten, Nutzungsdauer und Methode sind festgeschrieben (GoBD).
Bezeichnung, Seriennummer und Lieferant bleiben änderbar. Löschen und einen Abgang zurücknehmen geht nur vor der Übergabe.