Beleg scannen

Die Tankquittung im Auto, die Rechnung vom Baumarkt in der Jackentasche: Einkauf → Beleg scannen ist ein Dokumentenscanner fürs Handy. Kamera auf, Beleg fotografieren – WorkOffice findet das Blatt im Foto, zieht es gerade, schneidet den Tisch weg und macht die Schrift gut lesbar. Hochladen, nächste Quittung. Der Beleg landet im Belegeingang und wird dort automatisch erkannt.

Paket und Recht: In jedem Paket enthalten. Scannen darf, wer Belege erfassen darf (expense:write) – das haben auch Mitarbeiter. Wer WorkOffice als App auf dem Handy hat, ist am schnellsten da (siehe Als App installieren).

So geht es

Beleg flach auf einen dunkleren Untergrund legen, gut ausleuchten und von oben fotografieren. Das Blatt wird erkannt und gerade gezogen. Mehrseitige Rechnungen: einfach weitere Seiten aufnehmen.

1. Foto aufnehmen öffnet direkt die Rückkamera.
2. Gleich nach dem Foto erscheint Seite 1 zuschneiden: das Foto mit den vier erkannten Ecken des Blatts. Passt alles, genügt Übernehmen. Sonst die Ecken verschieben (siehe unten).
3. Nächste Seite übernimmt die Seite und öffnet sofort wieder die Kamera – so geht eine mehrseitige Rechnung in einem Zug. Alternativ unter Aufgenommene Seiten Weitere Seite.
4. Beleg hochladen – bei mehreren Seiten Beleg mit 3 Seiten hochladen. Ein Balken zeigt den Fortschritt.
5. Danach: Jetzt prüfen öffnet den Beleg im Belegeingang, Nächster Beleg öffnet gleich wieder die Kamera.

So lässt sich ein Stapel Quittungen in einem Rutsch abarbeiten. Geprüft wird später in Ruhe am Schreibtisch.

Ecken, Filter und Drehen

Die Seite Seite 1 zuschneiden zeigt das Foto, darüber die Ecken des Blatts; was außerhalb liegt, ist abgedunkelt und fällt weg. Daneben steht eine kleine Vorschau der fertigen Seite.

Blatt erkannt. Ecken bei Bedarf verschieben – mit dem Finger, der Maus oder den Pfeiltasten.

• Ecken verschieben: jede Ecke mit dem Finger oder der Maus ziehen. Beim Ziehen zeigt eine Lupe die Stelle vergrößert – der Finger verdeckt sie sonst. Mit der Tastatur: Ecke mit der Tabulatortaste wählen, Pfeiltasten verschieben sie, mit Umschalt in größeren Schritten.
• Ganzes Foto nimmt das Foto, wie es ist, ohne Zuschnitt. Ein zweiter Tipp holt die Ecken zurück.
• Drehen dreht die Seite um 90° – etwa wenn ein Beleg quer fotografiert wurde. Die Vorschau zeigt das Ergebnis.
• Filter:

Findet WorkOffice kein Blatt – etwa weil es den ganzen Bildausschnitt füllt oder kaum heller ist als der Tisch –, bleibt das ganze Foto:

Kein Blatt erkannt – es bleibt das ganze Foto. Die Ecken lassen sich trotzdem verschieben.

Am besten erkannt wird ein helles Blatt auf einem dunkleren Untergrund mit etwas Rand rundherum. Ein Blatt, das dunkler ist als der Tisch, findet die Erkennung nicht – dann die Ecken von Hand setzen.

Eine schon aufgenommene Seite lässt sich nachbessern: unter Aufgenommene Seiten die Seite antippen. Verwerfen nimmt das Foto wieder heraus.

Was mit den Fotos passiert

• Alles Bearbeiten passiert auf dem Handy, vor dem Hochladen – ohne fremden Dienst und ohne zusätzliche App. Ein Handyfoto hat schnell 5 bis 12 MB; hochgeladen werden je Seite ein paar hundert KB.
• Je Seite gehen zwei Bilder auf den Server: die bearbeitete Seite (zugeschnitten, entzerrt, gefiltert, gedreht) und das unbearbeitete Foto, nur verkleinert auf etwa 2000 Pixel. Das Originalfoto wird aufbewahrt wie die Seite selbst – mit Prüfsumme und unveränderbar. Im Belegeingang lässt es sich je Seite ansehen. Wurde eine Seite gar nicht bearbeitet (ganzes Foto, Filter Original, nicht gedreht), ist sie selbst das Original.
• Aus den bearbeiteten Seiten setzt der Server ein PDF zusammen; die Texterkennung liest ebenfalls die bearbeiteten Seiten.
• Nach der Texterkennung entsteht im Hintergrund ein durchsuchbares PDF: dieselben Seiten, darüber unsichtbar der erkannte Text. Darin lässt sich suchen und Text kopieren. Es gilt für die Seiten, die die Texterkennung liest (Vorgabe: die ersten fünf). Beim Übernehmen bekommt die Ausgabe dieses PDF.
• iPhone-Fotos im HEIC-Format wandelt die Scan-Seite dabei um. Wer sie stattdessen als Datei im Belegeingang hochlädt, bekommt den Hinweis, „Beleg scannen“ zu nehmen.
• Bis zu 20 Seiten je Beleg.

Die Fotos werden nur auf Ihrem Server gelesen – sie verlassen ihn nicht.

Die Texterkennung läuft auf dem Server von WorkOffice selbst, ohne fremden Dienst.

PDF oder E-Rechnung vom Handy

Foto, PDF oder E-Rechnung wählen nimmt auch Dateien, die schon auf dem Handy liegen – etwa ein PDF aus dem Mailprogramm. Ein PDF bzw. eine E-Rechnung geht einzeln hoch, so wie sie ist:

Ein PDF bzw. eine E-Rechnung bitte einzeln hochladen – nicht zusammen mit Fotos.

Mehrere Fotos aus der Galerie auf einmal werden mit den erkannten Ecken und dem Filter Dokument fertig gemacht; jede Seite lässt sich danach antippen und nachbessern. Eine E-Rechnung zeigt der Belegeingang als lesbares Blatt mit allen Angaben.

Doppelt fotografiert?

Dieselbe Datei legt WorkOffice nicht zweimal an. Stattdessen erscheint:

Diesen Beleg gibt es schon

– mit dem Zusatz, ob er schon im Belegeingang liegt oder bereits als Ausgabe erfasst ist. Erkannt wird das am Inhalt der Datei. Wer dieselbe Quittung ein zweites Mal fotografiert, erzeugt allerdings ein neues Foto; dann warnt der Belegeingang später, wenn Lieferant und Rechnungsnummer schon vorkommen.

Wenn etwas nicht klappt