WorkTime Pro anbinden
WorkTime Pro ist die Zeiterfassung zur WorkOffice-Familie. Verbunden schickt WorkTime die Projektzeiten der Monteure als Rechnungs- oder Angebotsentwurf nach WorkOffice; festgeschrieben, versendet und gebucht wird hier im Büro. Beide Programme sprechen dafür über eine eigene, zwischen ihnen abgestimmte Schnittstelle.
Zu finden unter Verwaltung → WorkTime Pro (das ist der Reiter WorkTime Pro & API in den Einstellungen). Verbindungen verwalten Inhaber und Büro (Recht apikey:manage).
Verbinden
- In WorkOffice auf Mit WorkTime verbinden klicken. WorkOffice zeigt die Adresse von WorkOffice und einen Schlüssel (beginnt mit
wo_) – den Schlüssel nur dieses eine Mal. - In WorkTime Pro unter Einstellungen → WorkOffice Pro Adresse und Schlüssel eintragen.
Der Schlüssel gilt nur für diese Anbindung und nur für diesen Betrieb; ein Schlüssel ist genau eine Verbindung. WorkOffice speichert ihn nur als Prüfwert – wer ihn verliert, legt eine neue Verbindung an.
Die Liste der Verbindungen zeigt je Verbindung, wann WorkTime sie zuletzt benutzt hat, ob WorkTime Meldungen empfängt – oder selbst abgleicht, wenn es von außen nicht erreichbar ist –, wie die letzte Zustellung ausging und wie viele in den letzten sieben Tagen gescheitert sind. Zusammengefasst steht dasselbe auf der Karte WorkTime Pro unter Integrationen.
Trennen widerruft den Schlüssel und meldet die Meldungen ab; WorkTime verliert sofort den Zugang. Das geht auch ohne laufendes Abo – ein Betrieb soll den Zugang immer entziehen können. Verbinden und Trennen stehen im Prüfprotokoll.
Was übertragen wird
WorkTime liest aktive Kunden und Artikel und legt fehlende Kunden an.
WorkTime legt Entwürfe an – Rechnungen und Angebote mit diesen Positionen:
| In WorkTime | Auf dem Entwurf |
|---|---|
| Arbeitszeit | Arbeit (Lohn) |
| Fahrt | Arbeit (Lohn) – zählt ebenfalls zu den Arbeitskosten nach § 35a EStG |
| Material aus dem Artikelstamm | Material mit Bezug zum Artikel |
| Leistung | Leistung |
| Text | Textzeile ohne Betrag |
Hat der Betrieb die Warenwirtschaft, sinkt der Lagerbestand beim Festschreiben – nicht schon beim Entwurf. Als Kleinunternehmer rechnet WorkOffice den Entwurf ohne Umsatzsteuer. Einen Entwurf, den WorkTime angelegt hat, kann WorkTime auch zurückziehen; ist er festgeschrieben, geht das nicht mehr – dann wird in WorkOffice storniert.
WorkOffice meldet zurück, wenn ein von WorkTime angelegter Beleg festgeschrieben, bezahlt (auch teilweise), storniert, angenommen oder abgelehnt wird, wenn ein Entwurf gelöscht wird und wenn sich Kunden oder Artikel ändern. Gemeldet werden nur Kennungen; den Stand holt WorkTime selbst ab und gibt Einsätze wieder frei, wenn ein Entwurf verschwindet.
Ein Betrieb rechnet in WorkTime entweder über Lexware Office oder über WorkOffice ab – das regelt WorkTime.
Paket Komplett, mit Bestandsschutz
Der Datenaustausch gehört zum Paket Komplett; verbinden lässt sich in jedem Paket. Ohne Komplett zeigt die Seite:
Der Datenaustausch mit WorkTime Pro – Kunden, Artikel, Rechnungsentwürfe und Meldungen – gehört zum Paket „Komplett“. Die Verbindung selbst können Sie anlegen; sie zählt auch für den Kombi-Rabatt.
Die Verbindung bleibt dann bestehen, es fließen nur keine Daten; WorkTime zeigt, dass das Paket fehlt. Wird Komplett gebucht, geht alles sofort weiter, ohne neuen Schlüssel.
Bestandsschutz: Wer schon vor der Umstellung am 22.10.2026 verbunden war, behält die Anbindung, solange sein Abo läuft – auch in einem anderen Paket. Die Abo-Seite sagt das dann ausdrücklich. In der Probezeit und auf einem eigenen Server ohne Abo-Abrechnung ist die Anbindung immer dabei.
Steht WorkOffice auf „nur lesen“, weil das Abo abgelaufen ist, kann WorkTime nichts mehr anlegen.
Kombi-Rabatt
Laufen in WorkTime Pro und in WorkOffice Pro je ein bezahltes Abo und sind beide verbunden – das geht in jedem Paket, Komplett braucht es dafür nicht –, gibt es auf beide Abos einen Kombi-Rabatt – wirksam ab der nächsten Rechnung. Den Prozentsatz und den Stand zeigt Einstellungen → Abo. Probezeit und gekündigte Abos zählen nicht, und auf einem eigenen Server gibt es ihn nicht. Trifft er auf einen eigenen Rabatt, gilt der höhere Satz, nicht die Summe. Mehr unter Abo und Pakete.
Ältere WorkTime-Fassungen
Auf derselben Seite steht darunter der bisherige Weg über die Lexware-kompatible Schnittstelle – für WorkTime-Fassungen ohne direkte Verbindung und für andere Programme. Er braucht einen API-Schlüssel mit der Vorlage „WorkTime Pro“, siehe API-Schlüssel. Die technischen Einzelheiten beider Wege stehen unter Schnittstellen.