Artikel und Leistungen
Unter Verkauf → Artikel & Leistungen steht, was der Betrieb immer wieder verkauft: Material, Stundensätze, Pauschalen. Im Beleg genügt es dann, ein paar Buchstaben in die Bezeichnung zu tippen – der Artikel bringt Preis, Einheit und Steuersatz mit.
Lesen braucht article:read, Anlegen und Ändern article:write. Ab Werk ändern Inhaber und Büro den Artikelstamm; Mitarbeiter sehen ihn nur.
Felder
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | Pflicht – steht so auf dem Beleg |
| Artikelnummer | frei, z. B. die eigene Nummer |
| Beschreibung | Langtext, wird in die Position übernommen |
| Art | Arbeit, Material oder Sonstiges |
| Einheit | Stück, Stunde, Minute, Tag, Meter, Quadratmeter, Kubikmeter, Kilogramm, Tonne, Liter, Kilometer, Satz oder Pauschale |
| Verkaufspreis netto | bis zu vier Nachkommastellen |
| Einkaufspreis netto | für die eigene Kalkulation |
| USt | 19 %, 7 % oder 0 % |
| EAN/GTIN | 8 bis 14 Ziffern |
Die EAN lässt sich mit einem Barcode-Scanner oder der Handykamera einlesen; eine falsche Prüfziffer oder eine schon vergebene EAN ergibt nur eine Warnung – siehe Barcode-Scanner.
Warum diese feste Liste von Einheiten? In der E-Rechnung ist für jede Position ein genormter Code der Einheit Pflicht (UN/ECE Recommendation 20). WorkOffice speichert deshalb den Code und zeigt die gewohnte Abkürzung – „Std“, „m²“, „pauschal“. Eine freie Einheit wie „Rolle“ ließe sich nicht in die E-Rechnung schreiben.
Arbeit hat eine besondere Bedeutung: Arbeitspositionen zählen als Arbeitskosten, die auf Rechnungen an Privatkunden nach § 35a EStG ausgewiesen werden können. Siehe Rechnungen schreiben.
Im Beleg einsetzen
In der Bezeichnung einer Position tippen – ab zwei Buchstaben erscheinen bis zu acht passende Artikel, gesucht in Bezeichnung, Nummer und Beschreibung. Ein Klick übernimmt Bezeichnung, Beschreibung, Einheit, Preis und Steuersatz. Danach lässt sich alles in der Position ändern; der Artikelstamm bleibt dabei unberührt.
Wer Lagerbestand führt, sieht in der Auswahl gleich den Bestand über alle Lager – rot, wenn nichts mehr da ist.
Für Arbeitszeit ohne Artikel gilt der Standard-Stundensatz aus den Firmendaten als Vorgabe – eine neue Position Arbeitszeit trägt ihn schon ein. Wie man ihn ausrechnet, steht unter Stundensatz und Kalkulation.
Lager und Einkauf
Mit der Warenwirtschaft (Paket „Komplett“) hat jeder Artikel zusätzlich Bestand führen, Mindestbestand, Übliche Bestellmenge, Hauptlieferant und Artikelnummer beim Lieferanten. Wareneingang, Lieferschein und Rechnung buchen dann den Bestand. Abschalten lässt sich „Bestand führen“ erst, wenn der Bestand auf null steht – sonst läge Ware im Lager, die niemand mehr sieht. Mehr im Bereich Lager und Großhandel; dort stehen auch die Kataloge der Großhändler mit Rabattgruppen und Materialaufschlag.
Archivieren statt löschen
Ein Artikel wird nicht gelöscht, sondern archiviert: Er erscheint nicht mehr in der Auswahl, die Liste zeigt ihn unter archivierte weiter. Belege, in denen er steht, behalten ihre Positionen ohnehin – eine Position ist eine Kopie, kein Verweis.
Viele Artikel auf einmal? Siehe Kunden und Artikel einlesen.