Festschreiben und GoBD
Jeder Beleg beginnt als Entwurf: frei änderbar, ohne Nummer. Mit dem Festschreiben wird er zum Beleg im Sinne der Buchführung – mit fortlaufender Nummer, geprüften Pflichtangaben und einem archivierten PDF. Ab dann lässt er sich nicht mehr ändern.
Festgeschrieben werden alle Belegarten: Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Stornorechnungen und Rechnungskorrekturen. Festschreiben darf, wer das Recht document:finalize hat – ab Werk Inhaber und Büro, nicht die Mitarbeiter.
Was beim Festschreiben geschieht
In einem Schritt, der ganz oder gar nicht gelingt:
- Die Pflichtangaben werden geprüft.
- Die Summen werden ein letztes Mal berechnet.
- Der Beleg bekommt die nächste Nummer seines Nummernkreises.
- Er wird als festgeschrieben markiert, mit Zeitpunkt und Benutzer.
Danach entsteht das PDF und wird in der Dateiablage archiviert – genau einmal. Bei Rechnungen, Stornos und Korrekturen steckt darin die E-Rechnung. Die Belegansicht zeigt die Prüfsumme (SHA-256) dieses Archiv-PDFs. Wer den Beleg später öffnet, bekommt genau diese Datei, auch wenn sich Firmendaten oder Drucklayout inzwischen geändert haben.
Die Nummer – lückenlos
Die Nummer wird erst beim Festschreiben gezogen, nicht beim Anlegen. Ein gelöschter Entwurf hinterlässt so keine Lücke.
Gezogen wird sie in derselben Datenbank-Transaktion wie das Festschreiben. Scheitert danach etwas, wird auch der Zähler zurückgerollt; es entsteht keine Lücke. Zwei Leute, die im selben Augenblick festschreiben, bekommen nie dieselbe Nummer.
Jede Belegart hat ihren eigenen Nummernkreis:
| Belegart | Format ab Werk |
|---|---|
| Rechnung (auch Abschlags-, Schluss- und Sammelrechnung) | RE-{jahr}-{nr:4} |
| Angebot | AN-{jahr}-{nr:4} |
| Stornorechnung | ST-{jahr}-{nr:4} |
| Rechnungskorrektur | RK-{jahr}-{nr:4} |
| Auftragsbestätigung | AB-{jahr}-{nr:4} |
| Lieferschein | LS-{jahr}-{nr:4} |
Abschlags-, Schluss- und Sammelrechnungen sind Rechnungen und teilen sich deshalb einen Kreis – Rechnungsnummern müssen einmalig und fortlaufend sein (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG).
Die Formate stehen unter Einstellungen → Firmendaten → Belege. Platzhalter sind {jahr} und {nr} bzw. {nr:4} (mit führenden Nullen auf vier Stellen). Steht das Jahr im Format, beginnt der Zähler jedes Jahr neu; maßgeblich ist das Jahr des Belegdatums. Ohne Jahr läuft er durch – sonst gäbe es im Januar dieselbe Nummer ein zweites Mal.
Was geprüft wird
Nach dem Festschreiben lässt sich nichts nachtragen – deshalb wird vorher streng geprüft. Für alle Belege:
Die Empfängeranschrift ist unvollständig.
Der Beleg enthält keine Positionen mit Betrag.
Für Rechnungen, Stornos und Korrekturen zusätzlich:
- Firmenname, vollständige Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. in den Firmendaten.
- Leistungsdatum bzw. -zeitraum – außer bei einer Abschlagsrechnung, die vor der Leistung gestellt wird. Das Ende darf nicht vor dem Beginn liegen.
- Bei Rechnungen ein Fälligkeitsdatum; die Skontofrist muss vor der Fälligkeit enden.
- § 13b UStG nur an Unternehmer, die Auslandsfälle mit den nötigen USt-IdNr. und dem passenden Land – siehe Ins Ausland verkaufen.
Beim Lieferschein ist das Lieferdatum Pflicht. Alle fehlenden Angaben kommen in einer Meldung; der Beleg bleibt ein Entwurf.
Unveränderbar – in der Anwendung und in der Datenbank
Wer einen festgeschriebenen Beleg ändern will, liest:
Beleg RE-2026-0042 ist festgeschrieben und kann nicht mehr geändert werden. Korrekturen nur per Storno.
Dieselbe Sperre sitzt zusätzlich in der Datenbank selbst, als Trigger. Auch ein Programmfehler oder ein direkter Zugriff auf die Datenbank ändert keinen festgeschriebenen Beleg. Gesperrt sind:
- Nummer, Datum, Kunde, Empfängeranschrift, Leistungszeitraum, Fälligkeit, Skonto, Texte, Besteuerung, Belegsprache, Rechnungsart und alle Beträge,
- die Positionen und die in einer Schlussrechnung verrechneten Abschläge,
- der Rückweg zum Entwurf und das Löschen,
- das archivierte PDF – es darf einmal gesetzt, nie ersetzt werden.
Ändern dürfen sich nur noch Status, Zahlungsstand und die Vermerke über Versand und Export.
Warum so streng
Die GoBD – die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in elektronischer Form – verlangen, dass Buchungsbelege unveränderbar sind und jede Änderung nachvollziehbar bleibt. Eine Rechnung, die sich nachträglich still ändern ließe, wäre in einer Betriebsprüfung wertlos – und mit ihr die ganze Buchführung. Deshalb gibt es nach dem Festschreiben nur Wege, die eine Spur hinterlassen:
- Storno – hebt eine Rechnung ganz auf, mit eigener Stornorechnung.
- Rechnungskorrektur – schreibt einen Teil gut.
- Kopieren – legt einen neuen Entwurf an, etwa für ein geändertes Angebot.
Jeder dieser Schritte steht im Verlauf des Belegs und im Protokoll unter Einstellungen → Protokoll.