Telegram-Benachrichtigungen
WorkOffice kann kurze Meldungen über Telegram aufs Handy schicken – etwa wenn eine Rechnung bezahlt oder ein Angebot angenommen wurde, jeweils mit einem Link direkt zur Stelle in WorkOffice. Verbunden wird je Person: Jeder verknüpft sein eigenes Telegram und wählt selbst, welche Meldungen er bekommt.
Den Bot richtet der Betreiber des Servers ein. Fehlt er, steht unter Mein Konto:
Telegram-Benachrichtigungen sind auf diesem Server nicht eingerichtet. Einrichten kann sie nur der Betreiber des Servers (Anleitung: docs/TELEGRAM.md).
Verbinden
- Oben rechts Mein Konto öffnen, Karte Telegram.
- Mit Telegram verbinden – WorkOffice erzeugt einen Einmal-Link, dazu einen QR-Code für die Handy-Kamera.
- In Telegram öffnen und im Chat mit dem Bot auf Start tippen. Die Seite merkt die Verbindung von selbst.
Der Link gilt 15 Minuten und nur einmal. So weiß WorkOffice, wohin es schreiben darf, ohne dass jemand eine Chat-ID abtippen muss. Testnachricht senden probiert die Verbindung aus.
Welche Meldungen
| Meldung | Wann | Wer sie wählen kann |
|---|---|---|
| Zahlung eingegangen | eine Rechnung wurde online bezahlt oder eine Zahlung kam über den Bankabgleich | wer Belege lesen darf |
| Angebot angenommen | ein Kunde hat ein Angebot im Kundenportal angenommen | wer Belege lesen darf |
| Neuer Beleg im Belegeingang | ein Beleg kam per E-Mail an | wer Ausgaben lesen darf |
| Prüftermine (wöchentlich) | Geräte, deren Prüfung überfällig oder bald fällig ist | wer Geräte sehen darf, nur mit Paket Komplett |
| Überfällige Rechnungen (wöchentlich) | Rechnungen, die nach Fälligkeit noch offen sind | wer das Mahnwesen sehen darf |
Angeboten wird nur, was die eigene Rolle in WorkOffice auch sehen darf. Von Hand erfasste Zahlungen melden sich nicht. Die beiden Wochenübersichten kommen höchstens einmal pro Woche und nur, wenn es etwas zu melden gibt. Sind alle Haken aus, bleibt Telegram verbunden, bekommt aber nichts.
Kundennamen – ab Werk aus
Nachrichten an einen Bot liegen bei Telegram, einem Dienst außerhalb der EU, und sind nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Deshalb nennen die Meldungen ab Werk nur Belegnummer und Betrag, keine Kundennamen.
Ob Kundennamen mitgeschickt werden, entscheidet der Betrieb unter Einstellungen → Firmendaten, Karte Telegram-Benachrichtigungen, Schalter Kundennamen in Telegram-Nachrichten zeigen. Ändern dürfen das Inhaber und Büro (Recht settings:update). Die Einstellung gilt für alle im Betrieb; unter Mein Konto sieht jeder, wie sie steht.
Trennen
Trennen unter Mein Konto – oder /stop im Chat mit dem Bot. Danach kommen keine Meldungen mehr; neu verbinden geht jederzeit. Verbinden und Trennen stehen im Prüfprotokoll. Ein gesperrtes Konto bekommt ebenfalls nichts mehr.
Gut zu wissen
- Die Meldungen kommen in der Sprache, die die Person für WorkOffice gewählt hat.
- Telegram verbinden, Meldungen wählen und trennen geht auch, wenn WorkOffice wegen eines abgelaufenen Abos auf „nur lesen“ steht.
- Dieselben Prüftermine gibt es auch als wöchentliche E-Mail an Inhaber und Büro – siehe Geräte und Prüftermine.