Wareneingang und Warenausgang
Ware kommt auf genau einem Weg ins Lager – über den Wareneingang – und geht beim Festschreiben von Lieferschein oder Rechnung wieder hinaus. Beides bucht in derselben Sekunde den Bestand und das Lagerbuch, nichts muss nachgetragen werden.
Paket: Warenwirtschaft im Paket Komplett. Den Wareneingang buchen darf, wer stock:write hat – auch Mitarbeiter.
Wareneingang buchen
Lager → Wareneingang → Wareneingang buchen:
Beim Auspacken lässt sich scannen: Jeder Scan findet die Position des Artikels und zählt sie hoch oder legt sie an – siehe Barcode-Scanner.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Gegen Bestellung | wahlweise eine offene Bestellung |
| Lieferant | Kontakt mit der Rolle Lieferant |
| Lieferscheinnummer des Lieferanten | zum Wiederfinden |
| Lager | ohne Angabe das Standardlager |
| Positionen | Lagerartikel, Menge, Einkaufspreis je Einheit (netto) |
Mit dem Einkaufspreis ändert sich der Durchschnittspreis. Nur Artikel mit „Bestand führen“ lassen sich wählen; ein anderer wird abgewiesen:
„Kabelbinder“ führt keinen Bestand. Bitte in den Artikeldaten „Bestand führen“ einschalten.
Der Wareneingang bekommt beim Buchen eine lückenlose Nummer, etwa WE-2026-0001.
Gebucht wird sofort. Ein Fehler lässt sich nur per Storno korrigieren – im Lagerbuch bleibt beides stehen.
Stornieren bucht alle Bewegungen gegen und vermerkt am Wareneingang „storniert“. Gelöscht wird nichts, und der Durchschnittspreis wird nicht zurückgerechnet. War der Wareneingang gegen eine Bestellung gebucht, steht die Menge dort wieder offen.
Gegen eine Bestellung
Wer eine Bestellung wählt, bekommt Lieferant und Lager von dort und die noch offenen Mengen vorbefüllt:
Vorbefüllt sind die noch offenen Mengen der Bestellung BE-2026-0007. Kam weniger, die Menge anpassen – der Rest bleibt offen. Kam ein Artikel gar nicht, die Zeile entfernen.
Ware, die nicht bestellt war, wird trotzdem gebucht. Die Bestellung geht auf Teilweise geliefert oder Geliefert; eine Überlieferung zählt als erledigt.
Auch der Lieferschein eines Großhändlers als UGL-Datei lässt sich als Wareneingang übernehmen – siehe UGL-Dateien.
Warenausgang – genau einmal
Den Warenausgang bucht niemand von Hand. Das Festschreiben eines Belegs nimmt die Lagerartikel aus dem Standardlager:
| Beleg | nimmt aus dem Lager |
|---|---|
| Lieferschein | alle Positionen mit Lagerartikel |
| Rechnung, Schlussrechnung | was nicht schon über einen Lieferschein ging |
| Rechnung aus einem Lieferschein | nichts – der Lieferschein hat gebucht |
| Sammelrechnung | nur Positionen, die keinem Lieferschein zugeordnet sind |
| Abschlagsrechnung | nichts – die Ware geht mit der Schlussrechnung |
| Storno einer Rechnung | bucht ihre Bewegungen zurück |
| Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnungskorrektur | nichts |
So geht keine Ware doppelt hinaus. Eine negative Menge auf der Rechnung (Rücknahme) wird zum Zugang. Eine Rechnungskorrektur bucht nichts, weil sie auch ein Preisnachlass sein kann – zurückgenommene Ware kommt per Korrektur zurück ins Lager. Ein Lieferschein lässt sich nicht stornieren; ein Fehler wird ebenfalls per Korrektur ausgeglichen.
Warum erst beim Festschreiben? Ein Entwurf ändert sich noch. Erst der festgeschriebene Beleg steht fest – mehr dazu unter Festschreiben und GoBD.
Der Warenausgang läuft auch ohne Paket Komplett weiter: Wer Lagerartikel hat und in ein kleineres Paket wechselt, soll keinen Bestand haben, der still nicht mehr stimmt.
Material aus WorkTime Pro
Schickt WorkTime Pro einen Rechnungsentwurf über die eigene Anbindung, kommt Material, das dort aus dem Artikelstamm gewählt wurde, als Position mit Artikelbezug an. Führt der Artikel Bestand, sinkt er beim Festschreiben in WorkOffice – wie bei jeder Rechnung, nicht schon beim Entwurf. Frei getipptes Material ist eine Position ohne Artikel und bewegt das Lager nicht.
Der Datenaustausch über die eigene Anbindung an WorkTime Pro gehört wie die Warenwirtschaft zum Paket Komplett.