Steuerberater-Zugang

Statt Ordner zu schicken oder Exporte per Mail hin- und herzuschieben, bekommt die Kanzlei einen eigenen Zugang zum Betrieb. Sie sieht die Buchhaltung, zieht den DATEV-Export selbst und klärt Rückfragen in der Pendelakte.

Der Steuerberater-Zugang gehört zum Paket Buchhaltung und Komplett. Ein Steuerberater zählt nie als Benutzer – er belegt keinen der Plätze des Pakets.

Einladen

Einladen kann nur der Inhaber (Recht user:manage):

1. Einstellungen → Benutzer öffnen.
2. In der Karte Per E-Mail einladen die Adresse der Kanzlei eintragen, auf Wunsch Vor- und Nachname. Als Rolle ist Steuerberater schon vorgewählt.
3. Einladung senden.

Die Kanzlei bekommt eine Mail mit einem Link, der sieben Tage gilt. Unter Offene Einladungen steht sie, bis sie angenommen ist; Erneut senden verschickt einen neuen Link (der alte gilt dann nicht mehr), Zurückziehen macht ihn ungültig.

Ohne das passende Paket lehnt WorkOffice ab – beim Einladen ebenso wie beim Anlegen mit Startpasswort, beim Wechsel eines Kontos in die Rolle Steuerberater und beim Entsperren eines Steuerberaters:

Diese Funktion gehört zum Paket „Buchhaltung“. Sie können Ihr Paket unter Einstellungen → Abo wechseln.

Annehmen – auch für mehrere Mandanten

Wer die Einladung öffnet, legt ein eigenes Passwort fest. Betreut die Kanzlei schon andere Betriebe mit WorkOffice, meldet sie sich stattdessen mit ihrem bisherigen Passwort an – es gilt dann für alle ihre Betriebe. Gewechselt wird oben in der Kopfzeile über Betrieb wechseln, ohne neue Anmeldung. Solange ein Steuerberater angemeldet ist, steht dort der Hinweis Steuerberater-Zugang.

Was der Steuerberater darf

Die Einladung sagt es so:

Als Steuerberater sehen Sie Belege, Eingangsbelege, Bank und Auswertungen, ziehen den DATEV-Export und arbeiten mit dem Betrieb in der Pendelakte. Belege anlegen oder ändern können Sie nicht.

Genauer: Der Steuerberater bekommt alle Leserechte – Kunden, Artikel, Belege, Mahnwesen, Ausgaben, Bank, Kassenbuch, Anlagen, Auswertungen, Lager, Geräte, Einstellungen, Prüfprotokoll, GoBD-Archiv. Kommt ein neuer Bereich mit Leserecht dazu, sieht er ihn von selbst; Lesen gehört zu seinem Auftrag. Darüber hinaus darf er nur:

• den DATEV-Export erstellen – dabei werden die Eingangsbelege festgeschrieben, wie in der Kanzlei üblich,
• in der Pendelakte arbeiten: Dateien ablegen, Rückfragen stellen, Monate abschließen,
• im GoBD-Archiv die Integritätsprüfung starten und die Datenüberlassung für die Betriebsprüfung erstellen.

Schreibrechte bekommt er nie von selbst. Belege anlegen, Einstellungen ändern oder Benutzer verwalten bleibt Sache des Betriebs – so ist klar, wer was verantwortet. Die vollständige Liste steht unter Rollen und Rechte.

Nachvollziehbar

In der Benutzerliste trägt das Konto das Abzeichen Kanzlei. Im Prüfprotokoll ist jeder Eintrag eines Steuerberaters mit seiner Rolle gekennzeichnet. Unter Verwaltung → Integrationen zeigt die Karte Steuerberater-Zugang, wie viele Zugänge die Kanzlei hat und ob Rückfragen offen sind.

Zugang beenden

In der Benutzerliste Sperren – der Zugang endet sofort, laufende Sitzungen werden beendet. Entsperren gibt ihn zurück – sofern das Paket den Steuerberater-Zugang noch umfasst.

Die Zwei-Faktor-Anmeldung eines Steuerberaters, der mehrere Betriebe betreut, kann ein einzelner Betrieb nicht zurücksetzen:

Dieses Konto gehört zu einer Person mit Zugang zu mehreren Betrieben (z. B. Ihr Steuerberater). Ihre Zwei-Faktor-Anmeldung kann nur sie selbst oder der Betreiber zurücksetzen.

Ihr zweiter Faktor gilt für alle ihre Betriebe – kein einzelner Mandant soll ihn abschalten können.